企业如何低成本实现自动化应收账款流程？

对于大多数企业来说，管理应收账款是一个繁琐的过程。从开票到核对账目，企业主在经营公司时会面临很多障碍。

值得庆幸的是，现在有一些选项可用于自动化整个过程。本文将探讨Zoho Books财务管理软件如何低成本帮助您自动化应收账款工作流程。

什么是应收账款？

应收账款是指企业在向客户提供了特定的商品或服务后，应从这些债务人（包括客户）处收到的资金。例如，假设您在1月1日向一位客户交付了商品，商品加上运费的总费用为150元，您让客户在10天内支付。从1月1日至1月10日这段时间内，您就有150元的应收账款。一旦客户完成了支付，您的应收账款就会变为零。应收账款被视为资产负债表上的流动资产。任何企业都必须跟踪其应收账款，并及时跟进客户以确保按时收款。

处理应收账款涉及以下几个步骤：

1、开票

一旦客户收到了购买的商品或服务，您就需要向他们发送一张发票，其中包含产品或服务的详细信息、费用、付款期限以及应付总额。

2、跟进客户

很多时候，客户由于种种原因无法按时付款。这时，您需要发送提醒邮件通知他们支付欠款。您可能需要发送多次提醒。这就要求您记住到期日期，并手动发送邮件和发票，这会占用大量的时间。

3、接收收款

一旦客户决定付款，他们需要知道您的企业接受哪些付款方式，例如网银转账、支票、现金或信用卡。如果他们选择以现金或支票支付，您需要手动将款项存入您的账户。如果选择信用卡支付，可能会遇到信用卡拒付的情况。这使得整个过程变得更加复杂。

4、更新账户

一旦您收到了付款，连同该月来自其他客户的付款，您需要将这些款项全部记录在账簿中并与银行对账单核对。这涉及到检查您的交易记录和余额，将内部账簿与银行对账单进行比较，并确保您所有收到的款项在账簿和银行对账单上都有所体现。

这一过程至关重要，因为它帮助您追踪所有进出企业的资金，以便发现任何记录错误的交易。这样做有助于您制作准确的财务报表，这对于官方和法律用途非常重要。然而，这一过程既不快速也不顺畅。完成这一过程可能需要相当长的时间，而这期间您所记录的信息可能已经过时。

应收账款的管理不仅困难，而且耗时。使用财务管理软件可以帮助自动化整个过程，帮助您节省跟进客户和更新账户的时间。

为什么要自动化应收账款流程？

使用像Zoho Books这样的会计软件可以大幅减少执行应收账款任务所需的工作量和时间。您可以在一个平台上发送订单详细信息给客户、接收在线付款等。交易和报告会自动更新并实时完成，提醒和邮件也会自动发送，收款变得更加容易。更重要的是，Zoho Books可以帮助您自动化整个应收账款流程。

以下是应收账款自动化的一些好处：

1、自动发送Invoice

Zoho Books提供多样化的Invoice模板，用户可以根据品牌风格和审美偏好进行修改。这使得用户能够发出专业、个性化的Invoice，与企业形象相一致。您还可以提前安排，以便日后自动发送。如果是定期付款或基于订阅的模式，您可以制定定期管理的计划，并在每个计费周期将其发送给您的客户。

2、自动发送提醒邮件

使用Zoho Books跟进客户的付款变得轻松。一旦您设置了提醒邮件并设置了账单计划，系统会在到期时自动向客户发送邮件。

3、自动接收付款

使用Zoho Books，您可以设置支付网关以接收客户的一次性或定期在线支付。

一次性支付：客户可以使用电子邮件中附带的付款链接，也可以通过您使用Zoho Books设置的在线门户进行付款。该门户允许他们轻松查看、添加评论、进行付款。这为您的客户在付款时提供了一种安全和便利感。

定期支付：您还可以使用诸如直接借记等方法，为订阅的客户创建定期支付方式。这些方法会自动从客户的银行账户扣款，您无需存入现金或支票，减少了信用卡拒付的可能性。

4、自动化银行数据导入

使用Zoho Books可以大大减少数据录入的工作量，因为它允许您自动从银行对账单导入银行交易。然后，您可以根据Zoho Books中的交易记录进行分类，或者设置银行规则以自动分类交易。这有助于您跟踪所有的交易，并发现任何记录错误的交易。

5、自动生成报告

当您在 Zoho Books 中创建交易时，系统会自动生成并实时更新多个财务报告，您可以立即访问这些内容。这些报告包括损益表、现金流量表、资产负债表、税务汇总、账龄分析表以及客户和供应商余额。通过这些报告，您可以深入了解企业的交易和客户的付款情况，并消除了手动计算或运行报告的工作量。

自动化是趋势！

跟踪客户付款及实时更新财务状况是企业管理的重要组成部分。一个井然有序且高效的应收账款管理流程能够确保企业的顺利运营。通过使用像Zoho Books这样的财务管理软件来自动化这一流程，不仅能帮助您更快地收回款项，还能为企业的现金流带来更多的稳定性和可控性。

Zoho Books的入门套餐价格相对较低，对于年收入低于30万元的企业，提供免费版本，价格公开透明，支持按需订阅，这使得小型企业能够以较低的成本获得财务管理软件的服务。而且，Zoho Books提供14天的免费试用期，企业可以决定软件是否符合他们的需求，从而避免不必要的开支。