应付账款是指企业待付款的款项。关注您的应付账款流程至关重要——如果您的应付账款流程出现任何问题，会给您的业务带来麻烦。应付账款流程对企业的现金流有重大影响，简化应付账款流程还有助于您与供应商保持良好的关系，本篇文章将会为您介绍优化企业应付账款流程的5个关键点，希望对您有所帮助。
如果您的应付账款流程复杂且容易出错，会给您的业务带来麻烦。例如，当您的供应商按订单交付了货物，但在收货时，您发现他们收取的费用超出了原先约定的金额。这个时候，您想通过查找相应的采购订单来核对，但又没有找到。后来经过询问，发现是一名员工为了不错过供应商提供的折扣，而漏掉了采购订单的审批流程。现在，您是支付这笔超出的费用，还是拒绝支付？这表明，即使是小的疏忽，也可能对你的应付账款管理以及与供应商的合作关系造成重大影响。接下来，我将会为您介绍5个要点来优化企业应付账款流程管理。
1、自动化您的应付账款流程
通过自动化你的应付账款流程，可以显著提升效率、精确度和处理速度。自动化的实施意味着你可以避免因手动操作导致的订单遗失、延迟支付或重复付款，以及未能及时发现企业的现金流为负的情况。
首先，您可以告别手动录入数据及其伴随的错误。在与供应商交易时，尽可能选择电子订单，以便直接导入会计软件，避免手动输入数据。若你的会计软件支持扫描支付功能，您可以通过拍照上传供应商发票，自动记录为采购交易。
此外，Zoho Books财务管理软件提供自动付款提醒功能，可以有效避免迟付或遗漏支付的风险。这可确保您永远不会丢失供应商的订单，还通过跟踪已支付和未支付的订单，帮助您避免重复付款的情况。减少手动输入的工作，自然也就减少了人为出错的可能性。
2、不要跳过采购订单
使用会计软件可以更快地创建采购订单。例如，Zoho Books支持22种语言界面，您可以根据供应商或客户的偏好，为他们生成相应语言的订单，还允许您一键将采购订单转换为账单，提高工作效率。
3、供应商管理
确保选择优质供应商，并评估他们的效率、接受订单的速度以及是否愿意协商付款条款和价格。同时，您还需要定期审查合同和服务协议，以确保其得到遵守。
您可以利用财务软件，建立一个供应商门户，记录和保存供应商的详细信息，包括联系信息、与采购交易相关的账单，以及贷项和借项通知，这将有助于你更好地管理供应商关系。你可以定期更新付款条款和折扣，并允许供应商查看他们的账单、付款和交货状态。这种方式保持了双方的沟通畅通，避免了手动跟进的繁琐。
Zoho Books的供应商门户管理功能还支持您与供应商在线讨论订单，共同处理您的采购订单。每当您的供应商想向您发送即时更新的信息时，他们可以点击门户首页上的“发送电子邮件”按钮，立即给您发送消息。
4、设计高效、简化的工作流程
从发出采购订单到完成支付，确保每一次采购流程都流畅高效。采用会计软件自动化你的应付账款流程，能够显著简化整个整个工作流程，包括发布采购订单并获得批准、审查从供应商处收到的发票以及付款。当采购订单和供应商发票的审批过程简化为几次点击即可完成时，你的应付账款团队的工作效率将大幅提升。
自动化不仅能简化复杂的内部流程，还能减少审批的等待时间。它让你能够及时跟踪采购订单和供应商发票的状态，确保按时向供应商付款，从而避免产生迟延费用。最关键的是，自动化能够灵活适应最适合你业务需求的流程。一旦你设计出了符合需求的工作流程，就应该将其自动化，以实现效率最大化。
5、保留数字记录
通过切换到在线会计软件，您可以为所有交易保持数字记录。这可以节省存储成本，并让检索文档变得更容易。
特别是，存储在云端的数字记录提供了安全和定期备份。这还可以提高公司财务管理的法律合规性，因为大多数国家/地区都要求企业主将其业务记录存储特定年限。
这里有一些额外的小贴士，保证能帮助你改进应付账款流程：
· 确定供应商账单的优先级以利用提前付款折扣
选择你想要先支付的供应商账单，而不是按照先到先得的原则支付。一些供应商有严格的付款条款，可能会收取利息或迟延费用。您需要注意这一点，并及时付款以避免额外费用。若有供应商提供早付款折扣，您也可以首先支付他们的账单节省成本。
· 仔细核对供应商账单
最好等到收到产品或服务后再向供应商付款。这样，您可以将供应商账单详细信息与已交付的内容进行核对。如果您下了45件商品的订单，请检查是否所有45件商品都已送达，然后再支付账单金额。
总结
如果你正面临由于应付账款处理不规范导致的问题，现在是采取主动措施的时候了。一次迟付可能会不断恶化，直到你最终失去供应商和合同。纸质记录和手动处理会让发现支付错误（如重复支付和数据输入错误）变得更加困难。当错误发生时，虽然可以暂时一一进行处理，但长期累积不可避免地对企业的现金流产生影响。
引入一个自动化的应付账款系统可以有效避免这些问题。通过简化流程，您不仅能够减少错误，还能将更多时间投入到业务上，而不是修复已出现的问题。
Zoho Books是一款在线财务记账软件，可为您的应付账款流程带来秩序和效率。从供应商账单到费用管理，Zoho Books 使得应付账款的处理变得更加简单。您可以轻松掌控应付账款，并清晰了解资金流向。软件支持14天全功能免费试用，企业可以充分评估软件的实际效果，从而做出更加明智的购买决策。
