外贸术语PO、PI、CI和PL什么意思？

在全球化的商业环境中，外贸是企业拓展市场的重要途径之一。在进行国际贸易时，准确理解和使用专业术语对于确保交易顺利至关重要。本文将详细介绍四个常见的外贸术语：PO（Purchase Order，采购订单）、PI（Proforma Invoice，形式发票）、CI（Commercial Invoice，商业发票）和PL（Packing List，装箱单），并介绍Zoho Books软件如何助力企业在海外市场取得成功。

一、四个常见的外贸术语

1、PO（Purchase Order，采购订单）

PO即采购订单，是由买方发出给卖方的正式文件，表明买方希望购买特定数量和规格的商品，包含商品或服务的数量、价格、交货时间和付款条件等详细信息。它标志着买卖双方之间达成了一项具有法律约束力的协议。对于卖方而言，PO是生产或准备货物的依据；而对于买方来说，则是确保获得所需商品和服务的保障。

2、PI（Proforma Invoice，形式发票）

PI指形式发票，也被称为预发票，是在发货前由卖方提供给买方的一份预估账单，列明货物描述、数量、单价及总价等信息。通常用于国际贸易中，帮助买方预先了解他们需要支付的金额。它主要用于申请进口许可、计算关税以及安排付款计划。进口商可凭借此发票向国内的金融或外贸主管部门申请进口许可证和外汇批准，但需注意，形式发票并非正式文件，不能作为交易双方会计、托收或谈判的依据，在交易双方之间不具备最终的约束力。

3、CI（Commercial Invoice，商业发票）

CI即商业发票，是卖方开具给买方的正式销售凭证，记录了实际出售的商品信息，包含货物名称、数量、价格、发票编号和日期、付款条件、装运条款等。它是海关申报不可或缺的一部分，并作为报关时确定应缴税款的基础，同时在买卖双方处理索赔事宜时可作为坚实的法律依据。

4、PL（Packing List，装箱单）

PL指装箱单，提供了关于每件包装内物品的具体说明，包括商品数量、尺寸、重量、数量等信息。这对于物流操作非常重要，因为它有助于确保正确的货物被运输到目的地，帮助物流公司和仓库管理人员正确处理和堆放货物，同时也方便买方在接收货物时进行快速检查。

二、Zoho Books：外贸企业的得力助手

合理并且有效地运用工具，可以让外贸企业很好地适应国际业务场景，国内很多工具可能仅针对本土商业逻辑设计，在国际业务适应性上不足，Zoho Books外贸管理软件已更新迭代13年，可以将报价、销售订单和财务应收账款集中起来管理，能够帮助外贸企业快速接轨国际市场。

在整个外贸流程中，从PO的生成到PI、CI、PL的制作与管理，Zoho Books软件都能发挥重要作用。Zoho Books财务管理软件为外贸企业提供了全面的解决方案，帮助企业更高效地管理财务和订单流程：

1、高效的订单管理

Zoho Books可以帮助企业高效地创建、跟踪和管理采购订单。企业能够轻松记录订单中的各项详细信息，如客户信息、产品明细、数量、价格等，确保订单信息的准确无误。同时，它还支持对订单状态的实时更新，让企业随时了解订单的进展情况，便于及时安排生产和发货，提高订单执行效率。

2、自定义发票模板

利用Zoho Books，您可以快速生成格式正确且内容完整的发票。该平台不仅允许自定义发票样式以匹配品牌形象，还能根据最新的汇率自动调整金额，确保报价准确无误。而且系统支持22种语言，可以根据具体的业务场景和当地法规，轻松地调整语言。

3、符合国际标准

Zoho Books能够自动关联相关的订单和交易数据，确保信息准确、完整。用户只需在系统中进行简单的操作，即可生成符合国际标准的商业发票，减少了人工填写可能出现的错误。而且，系统还提供了数据加密和权限管理功能，保障了商业发票等重要财务数据的安全性和保密性。例如下图，Zoho Books支持生成符合沙特法规的ZATCA票据，帮助企业快速适应当地的税务法规。

4、库存管理

借助系统的库存管理和条形码扫描功能，您可以精确地记录每个包裹的内容，并生成详细的装箱清单。这不仅能减少人工错误，还可以简化仓库管理和配送过程。而且Zoho Books的库存管理功能可以帮助企业实时监控库存水平，优化库存管理，减少库存积压和缺货风险。

5、多币种支持

Zoho Books支持180多种货币，您可以选择基础货币记录交易，并自动计算汇率。允许企业在不同国家进行交易时，能够轻松处理货币转换和汇率风险。

6、财务报表

Zoho Books提供50多种财务报表，包括利润表、资产负债表等，帮助外贸企业实时监控财务状况，做出更明智的商业决策。

7、自动化会计

自动化会计功能可以减少人工错误，提高工作效率。例如，系统支持设置自动提醒邮件，让客户及时支付款项，避免因为拖延而导致记账困难甚至亏损。此外，Zoho Books还可以与银行账户同步，自动导入交易记录，减少手动输入错误的可能性。

8、集成能力

Zoho Books可以与其他Zoho应用以及第三方应用集成，如CRM系统、支付网关、电商平台（例如Amazon，Etsy，eBay，Shopify，Zoho Commerce）等，实现数据的无缝流动，提高工作效率。

9、移动应用支持

系统提供iOS和Android版本的移动应用，方便用户随时随地访问财务数据。

10、定价灵活

Zoho Books提供多种版本，从基础版到高级版，满足不同规模企业的预算和需求。用户可以根据自己的现金流情况选择按月或按年支付，非常适合预算有限或希望灵活调整订阅计划的企业。与国际大品牌产品相比，性价比更高。

客户反馈：“我觉得Zoho最有价值的点是：没有SAP的价格，但是可以解决所有中型企业业务拓展过程中的痛点，同时价格亲民。很多国内出海的客户，他们坚持用国内的工具和思路管理海外的团队，这个很难行得通。而Zoho作为一个国际化产品可以帮助出海企业快速打造海外团队和业务管理的标准化平台，这是最有价值的。———— 博迅创始成员 Jack Zhang”