共享数据对企业至关重要，人们根据收到的数据信息采取行动。企业中的每一条信息都有其服务对象和目的。为了让数据达到正确的目的，您可以与组织内部和外部的人员共享数据。因此，您需要通过两种方式共享业务信息：与企业内部人员共享和与企业外部人员共享。

• 企业内部的共享通常是跨部门的，而且是知情的基础上进行的。例如，企业主与经理共享信息，经理再与下属共享信息，团队领导与团队成员共享信息等等。
• 与外部利益相关者共享数据，通常是指由企业所有者与客户或合作伙伴共享信息，或由经理与经销商和自由应聘者共享信息等。

共享什么类型的数据取决于是内部共享还是外部共享。

内部共享：

1、如果您身处服务行业或新闻行业，可能会有员工经常需要在外地工作。他们需要向总部汇报，共享他们收集到的链接、照片、语音和视频记录。
2、企业的销售和营销团队虽然作为独立的部门运作，但可以共享文档、演示文稿、客户生命周期信息、联系信息等资产。
3、如果您经营零售业务或管理制造部门，会需要与包装和配送团队共享库存详情，以便他们了解当前的库存状况。

在所有这些情况下，信息的来源和目的地都仅限于业务相关人员。

外部共享：

然而，在外部共享中，您要与不直接参与业务的人员共享信息。虽然他们参与了你的业务，但你的日常流程并不依赖于他们。

1、与原材料供应商共享库存详情。这些信息可以帮助他们了解您何时需要补货。
2、与外部分析师和市场研究人员共享知识和业务资产，如产品目录、说明文档和宣传册。如果你经营的是一家以产品或服务为基础的公司，你可能需要与第三方利益相关者分享这些有关你业务的信息，以此来扩大你的影响力。
3、与客户共享资源数据库。例如，如果您提供医疗保健服务，您可以向潜在客户提供个性化推荐。
4、如果您管理的是一家非营利组织，您可以与捐赠者分享筹款情况。

如何共享？

企业可以通过多种方式共享信息。

1、第三方应用程序或软件

这是指从中央数据库系统中提取信息并复制后再进行共享的过程。MS Excel 和 Google Sheets 等电子表格就属于这一类。虽然在线电子表格比离线电子表格更具协作性，但数据冗余仍是一个问题。

2、应用编程接口（API）

一些企业将共享功能集成到现有系统中。他们或者使用 API 进行编程，或者采用企业知识共享管理系统。

3、小册子和传单等纸质方式

虽然这是一种长期有效的信息发布方式，但数据的物理拷贝可能会损害数据安全。（延伸阅读：低代码开发平台是什么？对数字化转型有什么意义）

4、个人通信工具。

在提供个人建议时，电话、信息服务和面对面交流这些方式很常见。

在以任何方式共享任何东西之前，请考虑以下问题。答案将决定您如何共享业务数据。

1、共享什么？存储和共享有关客户、学生和医疗记录的信息通常需要合规。而库存和存货详情则不需要。

2、与谁共享？确定访问共享数据的人员的角色和指定。确保正确的人看到正确的信息。考虑管理人员看到什么，下属看到什么。

3、共享多少？数据是企业的命脉，因此限制访问非常重要，并不是每个人都可以浏览全部数据。可以考虑在修改、访问和消费信息的能力方面使用权限。

在 Zoho Creator 中共享

无缝连接。您在 Zoho Creator 低代码平台上创建或安装的每个应用程序都使用统一的数据库。这样就无需在部门之间整合数据。无需应用程序接口（API）和其他编程方法，您的部门之间可以通过点击用户界面共享信息。您可以在应用程序中添加用户，选择他们的权限，然后立即共享。

由于所有业务数据都存放在一个数据库中，因此您还可以与外部利益相关者共享信息，而无需重复数据。Zoho Creator 低代码开发平台提供自助服务门户，您的客户、合作伙伴和供应商可以登录并访问他们添加的信息或您与他们共享的信息。

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