企业构建业务流程管理系统的6大步骤

当您的业务量小而简单时，手动管理业务流程很容易。但随着业务增长，其流程的复杂性也增加。构建一个好的业务流程管理（BPM）系统包括设计、建模、执行、监控和优化核心业务流程。为您的特定业务需求而设计的系统将有助于保持企业平稳发展并加快增长。

如果你想创建一个良好的业务流程管理系统，特别是针对你的独特需求，那么请遵循以下六个主要步骤。

一、确定核心目标

构建业务流程管理系统之前，您应该清楚地了解您的需求。第一步，你必须制定一个战略。这一基础步骤确认了您的BPM系统与您的业务目标相一致，并解决了您面临的具体挑战。

想象一下，你经营的一所学校在过去几年里取得了长足的发展。但教职员工在维护记录方面遇到了困难，为了解决这个问题，您必须创建一个良好的业务流程管理系统。这些流程包括跟踪学生出勤情况、管理学业记录、处理录取、协调员工日程安排以及监督课外活动。

首先做第一件事：你需要知道你想实现什么。了解您的核心目标，这将有助于您实施BPM系统。你的目标应该反映你组织的使命和愿景。它们还应该指导您在整个BPM开发过程中做出的每一个决定。

这提供了一种方向感和目的感。然后，你可以将更广泛的任务分解为具体、可衡量的目标。这些目标应遵循SMART原则——即具体（Specific）、可衡量（Measurable）、可达成（Achievable）、相关性（Relevant）和时限性（Time-bound）。

对于学校管理系统，主要目标可能包括：

确保学生安全

管理学生档案

确定了核心目标之后，下一步是仔细检查现有系统内的工作方式。业务流程的最佳分析方式包括对其进行映射，以便掌握当前的工作流程、识别效率瓶颈、评估优势和劣势，以确保新的BPM系统能够有效解决这些问题。

首先，与参与各种流程的人员——员工、经理和相关供应商进行接触，以全面了解事情的运作方式。

然后，创建详细的图表或流程图，绘制出关键流程的每个步骤。

最后，寻找效率低下、重复执行的任务以及任何经常发生错误的区域。理解这些要点对于设计更好的工作流程更为重要。

二、设计您的业务流程

1、确定所需的输入、输出和所用资源

下一步是根据管理层所做的改进来设计新的业务流程。这涉及确定每个过程所需的输入、输出和所需要的资源。

输入

首先，确定流程中的所有事项。以学生注册流程为例，所需输入可能包括学生及家长提供的申请表、相关证明文件和个人信息。

输出

确定您的企业想要从改进的业务流程中实现的结果。以学生注册流程为例，期望的成果包括：在学校数据库中更新完整的学生档案、向家长发送确认邮件，以及安排分配的课程表。

所用资源

然后，通过列出完成流程所需的人员、工具和材料来确定资源。这可能包括招生人员、管理软件和办公用品。

2、确定角色和职责

明确定义谁做什么对于BPM系统的顺利运行至关重要。组织的主要目标是将特定任务分配给适当的员工，并确保每个人都了解自己的职责。

三、创建工作流程蓝图

设计阶段完成后，就该创建工作流程的详细蓝图了。蓝图作为流程的直观表示，概述了从开始到结束的每个步骤。

例如，学生入学流程的蓝图可能显示接收申请、验证文件、安排面试、进行面试、更新学生数据库、通过电话或电子邮件与学生确认入学等步骤。

四、流程自动化

BPM系统通过流程自动化简化任务并减少手动操作。应为这些工作流程制定规则，以确定系统对不同情况的反应。

在学校管理工作流程中，在学校管理流程中，应设定自动化规则，以便在收到申请表时自动发送电子邮件通知，以及在验证学生文件后自动更新其状态信息。

五、实施您的云BPM系统

下一步是开发和测试它们。使用云BPM平台根据您的计划构建工作流。测试对于验证每个功能是否按预期工作至关重要。

首先，检查所有元素和自动化规则是否配置正确。然后，查找任何错误或效率低下的地方并进行必要的调整。

下一步是通过培训课程，对所有员工进行如何使用新系统的培训。拥有一个训练有素的团队对于业务流程管理系统的成功至关重要。他们不仅可以最大限度地发挥其效益，还可以确保其顺利运行。

· 创建培训材料，如手册、视频教程和其他资源，以帮助员工学习新系统。

· 举办研讨会或网络研讨会，培训员工如何使用BPM系统。

· 建立一个帮助台或支持团队来解决出现的任何问题。

六、监控并改进

1、设置绩效指标

当您的BPM系统运行时，请确保它保持有效并继续满足您的业务需求。定期审查关键绩效指标将帮助您确定需要改进的领域。

这些KPI将反映您的流程是否成功。例如，在学校管理软件中，评估处理申请所需的时间、学生记录的准确性以及家长和学生的满意度。

2、建立反馈部门

鼓励员工对系统流程的性能提供反馈。这些反馈和建议可以帮助BPM系统改进。

在学校管理软件中，设置员工提供反馈的渠道，例如调查、建议箱和会议。定期审查反馈并做出必要的调整。做出更改后，确保每位员工都了解更新。

3、适应变化

根据您的流程要求，您需要更新系统并采用新技术。持续改进可确保您的BPM系统保持相关性和实用性。

选择适合您业务的业务流程管理

构建自己的 BPM 系统一开始可能看起来很困难，但通过遵循这些结构化步骤，您可以创建一个满足您特定需求的系统。通过使用Zoho Creator等低代码平台，您可以设计、实施、优化和创建规范业务流程的自定义应用程序。这将有助于提高您的业务效率。

请记住，成功的BPM系统的关键在于精心规划、全面测试和持续改进。牢记这一点，您就可以构建一个强大的系统，推动您的企业实现其目标。Zoho Creator支持15天全功能免费试用，企业可以充分评估软件的实际效果，从而做出更加明智的购买决策。