数字化时代工作流管理系统是什么样的？

关于我们经常提起的业务流程和工作流管理应用，在企业数字化转型进入深水区的现在，它们也处于风口浪尖上。随着企业和组织在不断尝试用自动化来提升客户满意度，业务流程与工作流管理应用的效率也有了质的突破。

工作流管理解决方案发展出了多种不同的运营方式，来助力企业数字化转型。一直走在创新前沿的企业已经认识到，定义明确的流程，带来的是更加可预测的结果，从而促进高质量服务的交付。如果您希望企业能够提高生产力和效率，智能工作流管理工具就必不可少。

工作流管理系统的目的是什么？

工作流管理系统（WMS）可以帮助企业分析、搭建和建模新的业务流程，WMS 的主要目标是为员工提供更具生产力和协作性的环境，以通过自动化最大限度地减少日常手动流程，自动跟进未解决的任务并发送定期警报，也能够提供任务摘要以及用于预测和制定战略运营决策的分析。

当然，不是所有的WMS系统都能够完美契合企业需求，因此，选择一款WMS系统也是充满挑战和技巧的。

如果您的企业还在运行旧的BPM解决方案，或许您会错失在数字化转型浪潮中超越竞争对手的机会，选择正确的工作流管理系统，可以提高生产效率、帮助企业图片瓶颈。

市面上许多工作流管理软件具有非常丰富的功能，但对应的学习成本也会急遽增加，因此想要顺利的在企业内部实施，除非投入大量人力物力，否则很难达到预期效果。工作流应深入到每一条业务中，因此，高成本的学习方式，并不利于业务人员采用新的工作流，反而容易造成负担。

那么，到底应该如何选择WMS解决方案呢？尤其在不知道哪些功能可以为业务带来好处的时候，更加难以抉择。因此，我们整理了一部分工作流管理应用应该具备的能力，或许能给您带来帮助。

每个工作流管理系统应该具备的9大功能

1. 直观、简单的工作流程设计器   

化繁为简，是工作流设计器的首要特质，理想的工作流程设计器应该能将复杂的操作消化掉，同时方便跨部门间使用。如果工作流设计器只能以先进但复杂的开发语言示人，那它仅仅能使专业开发者受益，而忽略了业务人员。借助可视化工作流管理系统，例如Zoho Creator，您可以使用简单的线性模型构建和自动化您的工作流，而无需担心复杂的代码和元素。

2.拖放式表单设计能力

拖放式的操作能力，是低代码开发平台的必备能力。对创建工作流管理应用来说，拖放式操作对创建应用有着非常大的辅助作用，因为可以很大程度上避免代码使用，从而降低开发难度。一个简单的基于 Web 的、所见即所得的工作流设计器，具有拖放功能和全面的数据捕获选项，对于此过程至关重要。用户应该能够轻松地创建和自定义具有复杂布局（多列、选项卡、表格、多页等）的动态表单。

3.支持第三方集成

与其他应用程序集成是工作流管理不可或缺的功能。业务工作流不会独立于推动您的组织的其他流程运行。文档、报告和其他业务数据应该从您的工作流工具顺畅地流向其他应用程序，例如您的 HR 系统和 CRM。如果您的工作流程管理系统不容易设置并难以与其他工具集成，其本身也就失去了提升效率的意义。

4.基于角色的访问控制和身份控制

许多业务流程涉及无法与所有人共享的敏感信息。您的工作流管理系统应该允许您控制每个用户可以看到和修改的内容。定义细粒度、基于角色的访问权限的能力通过在需要知道的基础上提供机密数据的保护。

5.自动化数据验证

报表中的数据丢失或者无效，这些小问题往往会让员工浪费大量的时间去校正。工作流应用应该具备自动数据验证的功能，可以有效防止这些错误的发生。具有自动验证功能的定义明确的工作流程可减少错误、加快处理时间、缩短员工培训时间并加快审批速度。验证类型包括检查数据和标记错误的预构建表单字段、预填充字段、基于数据的自动和动态路由等。

6.集中的工作流仪表板

公司通常有几个同时运行的业务流程。工作流管理系统的行为应该像一个集中式仪表板，以提供组织中运行的所有流程的鸟瞰图。例如SLA指标可以直观地像您展示工作流程装填，以便确定任务优先级，用不同颜色标注不同任务等级，也能将注意力很快地放在最高优先级的工作流之上。

7.分析和KPI报告

工作流管理应用中，是分析工作流程和数据的绝佳场所，这些数据与用户反馈相结合，可用于改进您的业务流程，通过数据分析，企业还能更快突破业务瓶颈，并从实时的错误信息中纠正方向。WMS 中基于 KPI 的报告功能可帮助您跟踪问题并告诉您何时添加或删除任务以获得有效的解决方案。

8.通知和提醒

在工作流中，任务被分配给个人或特定用户角色，为了能够让行动更加敏捷迅速，必须在任务截止日期前通知合适的人或小组，自动通知的能力就不容错过。自动通知和提醒是确保自动化工作流程顺利运行的关键，有效的业务 WMS 通过电子邮件或短信为即将发生的事件生成可定制的警报。

9. 基于云的平台

对于寻求数字优势的组织而言，云技术和服务能为企业带来优势，例如集中式数据存储、轻松协作、最少的停机时间以及可从任何位置访问等等。

总得来说，选择不能满足您业务需求的工作流管理系统可能既昂贵又浪费，当您为您的业务构建工作流管理系统时，不要满足于无法跟上业务发展的产品。为了管理您的工作流程，您的 WMS 需要足够强大、足够灵活以进行扩展，并且可以根据您的独特需求进行定制。

最后，欢迎您试用Zoho Creator低代码开发平台，作为您的业务流程管理应用开发平台。