电子邮件线程和最佳实践

企业和专业人士依靠电子邮件与客户和同事等进行交流。通常，通信涉及一些来回。发生这种情况时，电子邮件客户端通常会将对话分组为一个字符串，称为电子邮件线程。

电子邮件线程是简化通信和保持多封电子邮件一致性的最佳方式。它们允许参与者快速追踪电子邮件的历史，通过让每个人都了解情况来保持透明度，最重要的是，最大限度地减少收件箱的混乱。

电子邮件线程可以帮助您保持业务通信井井有条，但它们也有缺点。首先，谈话可能会拖得太久。发生这种情况时，参与者将很难通过线程查找特定的电子邮件。其次，参与者可能会收到对他们不重要的电子邮件，充斥他们的收件箱。这对很多人来说可能很烦人。

为了充分利用您的电子邮件线程，您和所有参与者必须共同努力使线程更有意义。在本文中，我们将探讨有关电子邮件线程的更多信息以及可用于提高对话效率的五个最佳实践。

一、什么是电子邮件线程？

电子邮件线程是一个包含一系列消息和回复的电子邮件对话。电子邮件通信在线程电子邮件中分组在一起，而不是单独显示所有电子邮件。电子邮件的顺序会自动按时间顺序排列，以确保最新的回复位于顶部。

在电子邮件线程中，所有回复对所有收件人都是可见的。但是，您可以使用“回复”而不是“全部回复”功能将某人排除在某一点之外。电子邮件线程使您可以监控您与群组中其他人之间发生的整个对话。这使得在处理项目或与客户打交道时更容易参考以前的讨论。

使用电子邮件线程时，请务必注意并非所有电子邮件客户端都支持它们。这意味着如果您或其他人的电子邮件服务器不支持线程，您将在收件箱中收到对线程的每个回复作为新电子邮件。但是，使用最广泛的客户端（例如 Gmail、Zoho Mail和 Outlook）支持电子邮件线程。在创办自己的公司（如有限责任公司或初创公司）时，请选择支持电子邮件线程的客户端。

考虑到这一点，让我们探索一些可以让您的电子邮件线程有价值的方法。

二、5 个最佳电子邮件线程实践

电子邮件线程可以帮助您简化通信和营销。它通过允许每个人回复原始消息来确保参与者不必填写提及每个收件人的收件箱。这可以使跟踪和问责制更加容易。

但由于对话中的人太多，交换的消息太多，通信环境很容易变得嘈杂。这可能会导致收件箱混乱并降低工作效率。为防止这种情况，重要的是您要制定规则并实施能够促进健康电子邮件对话的策略。

您可以从这五个练习开始。

保持线程短
保持线程相关
要正式
使用适当的电子邮件礼仪
构建您的电子邮件

1、努力保持线程短

除非您学会如何控制电子邮件线程，否则它们很容易失控。您将陷入通常毫无意义的永无止境的来回。有两件事通常会使电子邮件线程过长：一些人含糊不清，而另一些人则将线程作为唯一的沟通渠道。

为了让您的线程简短，请考虑鼓励每个人在他们的电子邮件中提供尽可能多的信息。这将有助于解决疑虑，并防止其他参与者提出过多问题，以免拉长关系。您的电子邮件应该可以帮助您的目标收件人做出即时决定。

例如，如果您写信是为了得到澄清，请争取直接回答是或否。向您的收据提供他们可能需要的所有信息。这将确保他们不必回信寻求澄清。

如果您是寻求澄清的人，请确保您在一封电子邮件中解决所有问题，而不是发送三到四封不同的电子邮件。这将确保对方仅通过一封电子邮件回复您，回答您的所有问题。是的，电子邮件可能很长，但至少您不必弄乱线程或收件箱。

最后，并非所有内容都必须是电子邮件。您可能希望记录所有内容，但并非所有内容都需要记录在案。与其他参与者讨论，看看他们想要记录哪些信息。有些人可以跳过寒暄、致谢和那些没完没了的“谢谢你更新”的电子邮件。

2、保持线程相关（不要偏离主题）

没完没了的电子邮件线程令人厌烦，并且可能与垃圾邮件一样令人厌烦。他们的一个主要原因是偏离了原来的主题。这导致线程被太多不相关的电子邮件弄得乱七八糟，很难找到有用的信息。最终结果是，参与者在需要澄清或提出先前已解决的讨论时会提出相同的问题。

只有一种方法可以避免这种情况：从一开始就制定基本规则。创建线程后，让参与者知道他们只需要讨论与邮件主题相关的信息。如果他们有其他与该主题无关的业务，他们应该创建一个新线程或使用不同的沟通渠道跟进这些问题。

在与客户打交道时，您也应该采用相同的策略。您可能会有一个电子邮件线程，您和客户在其中讨论付款、运输或保修。对话结束后，您需要跟进以寻求反馈，最好开始一个新线程。在您的新电子邮件中，简介应包含对您之前讨论的回顾，以使您的收件人跟上进度。

通过确保没有人偏离主题，您可以使您的电子邮件线程保持相关、高效和有用。

3、要正式

电子邮件线程是必不可少的业务通信渠道。如果您是参与任何话题的专业人士，并希望您的电子邮件被阅读并得到可信的评价，则必须使它们成为商业正式邮件。第一步是保持电子邮件对话的相关性。但它并不止于此。

为了在您的线程中保持正式，请从头到尾保持您的语气专业。这意味着使用正确的问候语、签名称呼和电子邮件签名。但最重要的是，您的内容应该是正式的。避免发送情绪化的电子邮件，这可能会使线程混乱。

例如，如果您发送一封愤怒的电子邮件，收件人可能会感到不受尊重，并专注于报复而不是解决问题。如果你太兴奋了，线程可以进入带有许多祝贺信息的庆祝字符串。在这两种情况下，有意义的信息最终都被埋没在线程中。

另一种让您的主题保持专业的方法是很好地使用:CC 和 :BCC字段。只将您的消息转发给需要查看它们的人。

最后，通过直截了当的方式使您的电子邮件简短。这并不意味着您应该过度使用缩写词或首字母缩略词。相反，使用通俗易懂的英语并以所有参与者都能理解的方式写作。你和金融界的约翰开玩笑？避开他们。

4、使用适当的电子邮件礼仪

与任何其他形式的通信一样，电子邮件线程有一套准则，每个参与者都需要遵循这些准则才能进行健康的对话。遵守这些规则有助于防止线程横向移动。

您应该在线程中练习的一些电子邮件礼仪包括：

回复请求：如果您的主题中有多个收件人并且有人要求确认或反馈，最好尽快给他们。这将避免他们不得不写一封新的电子邮件来询问您的答案。即使您没有答案，也要让他们知道何时会收到更新。
提醒新添加的收件人：这是参与任何线程时要记住的常见礼貌。您可能不得不偶尔在对话中添加新人。发生这种情况时，请提醒收件人。您应该在电子邮件的顶部提及这一点。
给出明确的指示：如果您希望收件人在阅读您的电子邮件后采取行动，请确保您清楚地传达了这一点。这对企业来说尤其重要。您需要使用大胆的号召性用语来转换或引导客户。明确的指示减少了可能拖延线索的对话。

5、正确构建您的电子邮件

在撰写任何电子邮件时，无论是个人电子邮件还是专业电子邮件，您都需要让收件人轻松阅读和浏览。您想使您的电子邮件具有意识和吸引力。您只能通过正确构建电子邮件来实现这一点。

一个合适的电子邮件线程应该有一个引人注目的主题行、问候语、正文、签名称呼和签名。您应该将这五个部分分成段落，以使您的电子邮件内容易于理解——即使您的电子邮件只有一个句子。

您应该考虑让您的电子邮件段落简短，并从最有用的信息开始。如果您要撰写详细的电子邮件，请考虑使用项目符号和编号列表。这有助于读者轻松浏览电子邮件并更好地理解您的观点。

最后，在发送任何电子邮件之前，请阅读它以确保它易于理解且没有错误。

三、让您的电子邮件线程有用

电子邮件线程是组织和进行顺畅对话的有效方式。但是很容易偏离最初的目标，尤其是当你把一个话题变成一个单词回复的聊天时。但是通过制定规则、保持相关性并遵守共同的礼貌，您可以使您的电子邮件线程变得有用。

充分利用您的电子邮件线程需要所有参与者一起工作。在你们达成共识之前，你必须更加通融。

考虑使用电子邮件客户端和电子邮件营销工具提供的所有功能。这将帮助您将对话分组并通过滤除噪音来整理您的收件箱。例如，Zoho Mail 提供了对电子邮件点赞和评论的选项，以避免来回发送电子邮件。如果您想尝试此对话式电子邮件功能或只是想看看全新的界面，请注册 Zoho Mail 并享受 15 天的免费试用。