邮件如何按收件人分类

邮件分类能帮助邮箱条理清晰，让企业员工更快速得找到重要的邮件。邮件分类有很多种形式，按收件人、按域名等等，邮件应该如何按收件人分类呢？本篇文章将详细得介绍按照收件人分类的步骤。

一、邮件分类的重要性

好的邮件分类能帮助每日节省30分钟。邮件分类的重要性体现在以下三个方面，一是提高效率；二是确保优先级；三是维护稳定的关系。

1. 提高效率

邮件分类能显著减少查找特定邮件所需的时间，让工作流程更加顺畅，特别是在处理大量邮件时，分类是提高效率的第一步。

2. 确保优先级

通过分类，可以快速识别哪些邮件需要立即回复，哪些可以稍后处理，有助于合理安排工作优先级，避免错过重要事项。

3. 维护关系

准确区分不同收件人群体（如客户、同事、上级等），可以帮助我们根据不同对象采用合适的沟通策略，维护良好的职业关系。

二、邮件按照收件人分类的具体操作步骤

1.登录Zoho Mail账户

打开浏览器：首先，启动您常用的网页浏览器，如Chrome、Firefox或Safari。

访问Zoho Mail：在地址栏输入Zoho Mail的网址（网址为https://www.zoho.com.cn/mail/）并敲击回车键。

登录界面：页面跳转后，您会看到Zoho Mail的登录界面。

输入凭证：在相应的框内输入您的Zoho Mail邮箱地址和密码，然后点击“登录”按钮。

2.进入设置并创建过滤器

进入设置菜单：登录成功后，在页面右上角找到并点击看起来像齿轮的图标，这会打开设置菜单。

选择“过滤器”：在下拉菜单中，找到并点击“过滤器”选项，这将带您进入过滤器管理界面。

创建新过滤器：在过滤器列表页面，寻找并点击“新建过滤器”或“+ 添加新过滤器”的按钮。

3、配置过滤条件

创建过滤器名称：以过滤要实现的作用来命名，比如“收件人名字+邮件过滤”。

选择条件类型：在创建过滤器的界面，第一步是选择触发过滤的条件。点击下拉菜单，选择“收件人/抄送”。

设置具体条件：在条件值的输入框内，直接输入特定收件人的完整邮箱地址，或者使用通配符（如 `*@example.com`）来匹配所有来自该域名的邮件。

定义动作：接下来，选择当条件满足时执行的动作。比如，选择“移动到文件夹”，然后从下拉菜单中选择或创建一个特定于该收件人的文件夹。

保存设置：如果我们想要只对之后的邮件进行过滤，不过滤以往的收发邮件，就不要勾选“对现有邮件运行该过滤器”。仔细检查设置无误后，点击页面底部的“保存”按钮，这样就完成了过滤器的创建。

4、手动创建文件夹和移动邮件

访问侧边栏：如果我们方才没有合适的文件夹可以移动，那么我们可以在邮箱界面左侧，找到并点击文件夹右侧的“+”，这会为我们创建新的文件夹。

新建文件夹：点击新增的加号后，会出现新的文件夹，我们可以为其进行命名，可以和我们的过滤器规则保持一致。

5、使用标签进行分类

访问标签管理：在设置菜单中，找到并点击“标签”，进入标签管理界面。

创建新标签：点击“新建标签”按钮，输入标签名称，比如“紧急”或“项目X”或“收件人名字+邮件”，并选择一个颜色以便区分，完成后保存。

应用标签到邮件：回到邮件列表，选择某封邮件后，点击上方工具栏的“标签”图标，从下拉菜单中选择合适的标签。您也可以在邮件打开状态下，在右侧边栏找到并点击“标签”按钮进行相同操作。

6、定期维护和优化

检查过滤器有效性：每月或每季度检查一次过滤器，确保它们仍然符合您的邮件管理需求，必要时进行调整或删除。

整理文件夹和标签：定期审视您的文件夹和标签系统，合并相似的分类，删除不再需要的项目，保持整个系统清晰有序。

分享给团队：如果您所在的团队也使用Zoho Mail，不妨组织一个小培训，分享这些邮件管理技巧，提升团队的整体工作效率。

通过以上详细的步骤，即使是邮件管理的新手也能轻松上手Zoho Mail的分类功能，有效提升邮件处理的效率与条理性。如果您现在还没有Zoho邮箱，如何注册企业邮箱呢？可以直接进入我们的官网选择适合的套餐类型进行注册体验。