企业邮箱如何查看所有员工的收发件？一文详解邮件自动转发功能

企业邮箱是企业沟通协作的关键纽带，管理好企业邮箱对企业发展至关重要。那么，企业邮箱如何查看所有员工的收发件呢？Zoho邮箱通过设置收信规则和发信规则，可将员工邮件自动转发至指定邮箱，自动生成收件箱文件夹，还能借助过滤器精准查看特定员工的收发邮件。

一、企业邮箱管理的重要性

信息整合与追溯：员工邮箱中的邮件分散且繁多，当需要查找特定项目或客户往来邮件时，若无统一管理，犹如大海捞针。统一管理后，可将所有邮件集中整合，方便快速追溯历史信息，避免因邮件查找困难而延误工作。

保障信息安全：员工个人操作失误或离职时，邮箱中的重要信息可能面临泄露风险。统一管理企业邮箱，可设置严格的访问权限和安全策略，确保企业敏感信息始终处于可控状态，防止信息外泄给企业带来损失。

提升管理效率：老板或管理者通过统一管理企业邮箱，能够实时掌握员工工作动态和业务沟通情况，及时发现问题并给予指导，有助于优化工作流程，提升团队整体工作效率，使企业管理更加精细化、高效化。

应对法律合规要求：在一些行业，企业需要保留完整的业务沟通记录以满足法律法规的合规要求。统一管理企业邮箱，便于企业按照规定保存邮件数据，确保在法律审查或纠纷解决时，能够提供完整、准确的邮件证据，降低企业法律风险。

二、Zoho邮箱的邮件自动转发功能

1、什么是邮件自动转发功能

邮件自动转发功能，是一种能够将员工邮箱中的邮件自动转发到指定邮箱地址的实用工具。通过这一功能，企业可以轻松地集中管理众多员工的邮件往来情况，无需手动登录每个员工的邮箱进行查看，大大提高了邮箱管理的便捷性和效率。

2、Zoho邮箱的自动转发功能特点

（1）支持内部邮箱地址

Zoho邮箱的邮件自动转发功能仅支持将邮件转发至企业内部的邮箱地址，这为企业提供了一个相对封闭且安全的邮件管理环境，确保邮件数据在企业内部流转，避免了因转发至外部邮箱而可能带来的信息泄露风险。

（2）不受员工密码更改影响

该功能的一个显著优势是，即使员工更改了邮箱密码，也不会影响邮件自动转发的正常运行。

3、自动转发功能的优势

（1）提高管理效率

借助邮件自动转发功能，企业管理员可以将所有员工的收发邮件集中到指定邮箱，通过设置收信规则和发信规则，快速筛选和查看特定员工的邮件往来情况。例如，通过过滤器设置“from（发件邮箱）是张三的”，即可轻松查看张三发出的所有邮件；设置“to（收件邮箱）是张三的”，则可查看张三收到的所有邮件。

（2）保障信息安全

将员工邮件统一转发至企业内部邮箱地址，并在转发邮箱中自动生成收件箱文件夹进行分类存储，有助于企业更好地控制邮件数据的流向和访问权限。同时，由于不受员工密码更改影响，企业能够持续稳定地监控邮件信息。

三、设置邮件自动转发功能的步骤

1、联系研发部门启用功能

邮件自动转发功能并非普通用户可自行启用的选项，需要企业联系研发部门，由专业人员从后台为机构进行功能启用。这一步骤是开启邮件自动转发的关键前提，确保企业能够顺利利用该功能实现对员工邮件的有效管理。

2、配置收信规则和发信规则

功能启用后，企业管理员需着手配置收信规则和发信规则。通过细致设定这些规则，明确哪些邮件需要被转发，以及转发的具体条件，如特定主题、特定发件人或收件人等。这有助于精准筛选出需要集中管理的邮件，避免无关邮件的干扰，提高邮件管理的针对性和有效性。

3、指定多个邮箱地址作为转发目标

最后，需指定一个或多个内部邮箱地址作为邮件的转发目标。这些邮箱将成为集中接收员工收发邮件的“枢纽”，方便管理员统一查看和处理。需要注意的是，目前该功能仅支持内部邮箱地址，无法转发至如gmail等外部邮箱，企业应根据自身需求合理规划转发目标邮箱。

四、邮件自动转发功能的使用效果

1、自动生成收件箱文件夹

当邮件自动转发功能启用后，会在指定的转发邮箱里自动生成一个收件箱文件夹。这个文件夹将集中存储所有员工的收发邮件，方便管理员进行统一查看和管理，无需再登录各个员工的邮箱，大大提高了管理的便捷性。

2、通过过滤器查看特定员工的邮件

（1）查看员工发送的邮件

在收件箱文件夹中，管理员可以通过设置过滤器，如“from（发件邮箱）是张三的”，快速筛选出张三发送的所有邮件。这一功能使得管理员能够精准地查看特定员工的发件情况，及时了解其工作沟通内容和业务往来动态。

（2）查看员工收到的邮件

同样地，通过设置“to（收件邮箱）是张三的”过滤器，管理员可以轻松查看张三收到的所有邮件。这有助于掌握员工接收信息的情况，确保重要邮件的传达和反馈，进一步提升企业邮箱管理的精细化水平。