在电子邮件签名中避免15个雷区

　　如何设计一个专业的电子邮件签名来影响你公司的形象?关键在于确保你添加到电子邮件签名中的元素既相关又专业，且设计精良。在电子邮件签名中应该避免哪些陷阱和常见错误?不必要的联系方式、自定义字体、特殊符号、动画gif、视频、名人名言、多种颜色字体、图片作为你的电子邮件签名、链接到未使用的帐户或旧帖子、过时的宣传横幅、太多的社交媒体图标、毫无意义的认证、内容过多、大图像文件。我们为你总结了15个易犯的错误，让你在设计电子邮件签名时能够得心应手，避免踩雷。

　　1.不必要的联系方式

　　不要在你的签名模板中填满所有可能的联系方式。保持基本原则:

• 　　全名
• 　　职称
• 　　电话号码
• 　　网站网址
• 　　电子邮件地址
• 　　在内部邮件和回复中尽量缩短这些细节。

　　2.自定义字体

　　在电子邮件签名模板中，虽然可以运用自定义字体，但这是不可取的。这是因为大多数收件人的设备没有安装你的自定义字体，所以它会自动更改为默认字体，如Times New Roman或Arial。如果你你执意使用自定义字体，务必确保选用网页安全的备选字体。

　　3.特殊符号

　　在撰写邮件签名时，切忌使用项目符号。优秀的电子邮件签名应避免任何形式的项目符号。这是因为它们在不同的电子邮件客户端中呈现的效果很奇怪，可能会破坏你签名的格式。Outlook中的项目符号与Gmail中的项目符号看起来完全不同。

　　4.动画gif

　　如今电子邮件签名中已可嵌入动态GIF。然而这些功能仅限于现代邮件客户端。许多用户仍使用无法播放GIF动画的旧版邮件客户端。因此这些动态GIF在旧版客户端上仅展示第一帧，或令人生畏的红色叉号。为了稳妥起见，请勿在电子邮件签名中使用动画GIF。

　　5.视频

　　遗憾的是，将视频嵌入电子邮件签名并非易事，因为众多邮件客户端对此并不买账。究其原因，视频被视为安全隐患，因此无法播放。本地视频文件在电子邮件签名中实属鸡肋。若欲在签名中分享视频，不妨采用带有替代文本或促销横幅的链接。

　　6.名人名言

　　优秀的公司电子邮件签名，从不堆砌激励人心的名言。须知人各有志，收信人可能会得到错误的印象，感到被冒犯，甚至可能根本不在乎这条信息。

　　7.个人信息

　　如果是工作签名，请保持专业性。不应该在邮件签名中使用筹款页面或个人社交媒体页面的链接。记住，你代表的是你的组织，而不是你自己。

　　8.多种颜色字体

　　使用多种字体颜色的电子邮件签名看起来很乱，特别是如果它们太亮的话。最多使用两种与公司品牌相匹配的中性色。

　　9.图片作为你的电子邮件签名

　　你不应该使用图片作为你的电子邮件签名，原因如下:

• 　　大多数电子邮件客户端不会自动下载和显示图像。
• 　　收件人无法复制您的联系方式。
• 　　您将无法在图像中包含多个超链接。
• 　　定期更新并不容易。

　　如果你用图片作为签名，你的电子邮件很可能会被收信人的垃圾邮件文件夹过滤掉，或者被垃圾邮件过滤器过滤掉。

　　10.链接到未使用的帐户或旧帖子

　　不要在电子邮件签名中包含不再相关的链接。例如，一篇旧的博客文章或一个超过六个月没有使用的社交媒体账户。如果用户访问了一个很长时间没有更新的页面，它会显得不专业，并且会造成糟糕的用户体验。

　　11.过时的宣传横幅

　　你11月份的邮件签名里还有元宵节促销横幅吗？是时候把它去掉了！过时的横幅是你不应该在电子邮件签名中包含的主要内容之一。毕竟促销横幅应该是当前和定期更新。

　　12.太多的社交媒体图标

　　若在公司签名模板中为每个社交媒体渠道都添加图标，势必会显得杂乱无章。因此我们建议您在电子邮件签名中最多使用四个图标，并仅选择那些经常更新的社交媒体。

　　13.毫无意义的认证

　　除非你获得的学位或证书与你的工作相关，否则它们不应该用于电子邮件签名。只有添加认证贵公司在过去五年内取得的专业电子邮件签名。2017年的认证是非常过时的！

　　14.内容过多

　　过多的内容会破坏格式，这是一个标准的电子邮件签名错误。如果你的签名一行有超过72个字符，它可能会被换行到下一行，尤其是在移动设备上。将您的签名格式化为多行均匀间隔，这是最佳实践。

　　15.大图像文件

　　如果您在电子邮件签名中使用徽标或自己的照片，请确保将图像大小调整为您想要显示的大小。

　　如果您在HTML中链接了一个2000x1500px的图像文件，但它被编码为以500x375px显示，那么这可能会被电子邮件客户端忽略，并显示为原始文件大小。

　　为了确保公司里的每个人都使用一致的签名模板，管理员可以通过Zoho Mail企业邮箱制定统一的邮件签名。以下是具体步骤：

1. 登录到 Zoho Mail 的管理员帐户中。
2. 在右上角的账户头像旁边，点击“控制台”按钮。
3. 在控制台页面，选择“管理组织”。
4. 选择“电子邮件”标签，并选择“Signatures”（签名）选项。
5. 在此页面，可创建和管理全公司共享的统一签名。所有使用公司域名邮箱的用户将自动应用此签名。需注意，用户也可根据自身需求在个人设置中定制签名。