常见的五大项目管理图表工具

优秀的图表工具总能在一定程度上帮助我们掌控全局，降低风险。掌握一套好用的项目管理图表工具，绝对是我们的不二选择。今天，我们就来聊聊五大项目管理图表工具，分别是甘特图、看板图、任务管理图、资源利用图和项目进展图。

第一部分：五大项目管理图表工具

1. 甘特图

说到项目管理图表工具，甘特图绝对是常青树。甘特图起源于20世纪初，由Henry Gantt发明。这种图表以条形图的方式展示项目进度，使得任务的排布和依赖关系一目了然。甘特图的主要优势在于清晰的展示出项目的整体时间安排，以及每个任务的起止时间。这在做时间管理、任务分配时，特别贴合项目经理的需求。

使用甘特图，你能简单绘制出各项任务的时间轴，确保每个团队成员都清楚自己的工作节点。比如，在软件开发项目中，甘特图能帮助团队协调需求分析、设计、编码和测试各个环节的时间安排，并迅速发现可能的延误。甘特图的视觉效果也很直接，条条分明，各个里程碑清晰可见。

2. 看板图

看板图的起源来自于日本汽车制造业，特别是丰田公司的生产系统。这种图表采用卡片和泳道的方式，以动态和可视化的形式展现任务流动，为团队提供实时的工作状态，说白了就是让事情在板上走起来，让人人知道手头和总体的“在做啥”。

看板图的最大优点是灵活，不再需定死时间表，是团队协作中实时掌控项目进展的不二选择。在软件开发、市场活动策划等需要敏捷执行的项目中，我们可以看到看板图作为任务板使得团队成员之间的协作变得更透明、更高效。任务走到哪里，谁都可以通过移动卡片快速更新和跟踪。

3. 任务管理图

如果说上一种是动态展示，看板侧重于团队工作流，那么任务管理图则更聚焦于个人任务的管理。任务管理图可以是一个简单的待办事项列表，也可以是复杂的任务优先级排布表，帮助项目成员有条理、有效率地管理个人任务，防止遗漏重要工作。

在写作出版、产品设计等项目中，使用任务管理软件图能帮助团队和个人随时查看任务状态，优先处理最重要的环节。尤其当工作内容纷繁复杂时，能让我们有章可循，不乱阵脚。

4. 资源利用图

资源使用情况对于项目经理来说就像家庭账本，要有数、够节省。这就是资源利用图的价值之所在。这个图表让项目经理能一目了然地看到各个资源的分配和使用情况，有人力资源，也有设备、预算等。

你能在一个建筑工程项目中，运用资源利用图来合理安排工人、机械设备的使用排期，尽量避免闲置或过度使用。这种图表不仅帮助均衡资源，还能最大化资源使用效率。

5. 项目进展图

项目进展图类似于项目的健康体检报告，帮助你用数值强化对项目整体进度和绩效的理解。通过定制化的参数和统计数据，项目经理能迅速发现问题和改进点。

在大型集成项目中，例如全市性的基础设施项目，项目进展图的使用尤为常见。管理层通过可视化数据了解实时的项目情况，比如预算消耗和进度偏差，进而及时做出对应决策。

第二部分：常见问题回答

1. 甘特图和看板图有何不同，应该如何选择？

甘特图适合于时间节点明确、依赖关系紧密的项目，能让所有参与者清晰知道何时该做什么。而看板图则更加灵活，是一种工作流工具，更适合动态变更需求频繁、需要敏捷处理的项目。选择时可以根据项目特点和团队习惯进行权衡。

2. 使用资源利用图时需要注意哪些问题？

资源利用图虽然清晰展示资源分配，但数据的准确性至关重要。要确保信息来源可靠，各资源的状态被及时更新。同时，需要定期检查，确保图表反映的内容跟实际进程一致。

3. 新手团队适合用哪种图表？

对于初次尝试项目管理工具的新手团队，任务管理图和看板图会是较容易上手的选择。不需要复杂的输入和架构，便于成员理解和操作，同时已能提供基本的任务管理和工作流展示功能。

第三部分：总结与选型建议

作为项目经理，选择合适的图表工具不光是对工具的掌握，更是提高项目成功率的有力保障。是否选择一款工具应视项目的需求和团队的习惯而定。甘特图适用于计划明确且稳定的项目，看板图则是敏捷快速响应环境的利器，任务管理图可以提升个人和团队的工作效率，资源利用图帮助我们玩转手头有限的资源，而项目进展图则是项目监控与反馈中不可或缺的视角。

Zoho Projects不仅支持上述多种图表功能，且界面友好、功能全面。同时具备友好的协作能力和强大的集成工具，能适应各行各业的多个项目需求，成为我们在项目管理中的有力助手。

希望这篇文章能帮助到大家在项目管理中游刃有余，将一个个成功项目交付！