项目沟通不仅仅要改善，更要做计划

在任何一个项目管理过程中，能否高效、顺利地进行沟通，是项目成功与否的一个重要因素。所有在项目中涉及到的人群都需要参与到沟通中，互通有无，才能让分散的各个部分有效地结合在一起，最终形成一个完整的项目结果来交付给利益相关者或需求方。

从项目管理思维出发的话，做计划是无法忽略的一步。同样，项目中的沟通也完全可以制订出详细的计划。如果说尽早获得项目利益相关者的支持是项目成功的关键，那么制订项目沟通计划，就是建立起项目成员与利益相关者之间有效沟通方式的最佳选择。

什么是项目管理沟通计划？

项目管理沟通计划是整个项目管理计划中的一部分，最终应当以一份正式文件的形式来呈现。例如利益相关者将从项目经理这里获取到哪些信息，以及他们在整个项目过程中接收信息的方法或方式，甚至细化到何时收取信息，多久收到一次，以及他们如何向项目经理提供反馈等等。

项目经理需要与利益相关者不断了解项目目的、项目在任何特定时间的状态和效果，以及与项目相关的所有参与者的角色和职责。这些是参与项目的各方都需要拥有的基本信息因此，在制定项目管理沟通计划前，应该明确计划的要素有哪些。项目经理也可以根据项目的独特需求量身定制项目沟通计划，但这些基本要素不能被忽略：

• 目标受众——谁是利益相关者？他们的需求是什么？

• 信息类型——类型？格式？是否详细？

• 频率——需要多久进行一次沟通？

• 所有者——除了项目经理之外，谁是负责沟通的人？

• 渠道——发起人将使用什么类型的渠道或方式？

• 工作量——发起方需要多少时间进行沟通？

• 目标——沟通目标和期望结果是什么？

• 日期——预计什么时间进行沟通？

如何制定项目沟通计划

创建综合项目沟通计划所需的信息可从项目管理计划中获得。由于 PM 计划已经详细说明了团队将如何执行、监视和控制项目，因此，在制订沟通计划时，可以基于项目计划来进行。当然，项目经理要以实际情况来做出最终的计划和决定。

制订项目沟通计划，可以从以下几个方面入手：

1.选择平台

沟通计划最终会以文件的方式来呈现，通常来说，项目经理会选择使用文档来罗列出一份详细的计划，然后将这份计划下发给所有相关人员。虽然计划文档不需要多人参与编辑，但能否被相关人员快速访问、发挥其参考的作用，就显得非常重要了。因此，选择一款具有文档管理功能的在线项目管理工具，可以大大提高沟通效率。

当然，平台的作用不仅仅是共享文档，例如Zoho Projects项目管理软件，在线共同编辑、共享文档，只是其中最为基础的能力之一。在整个项目管理过程中，Zoho Projects都可以发挥作用。推荐阅读：为项目保驾护航：项目质量管理。

2.设定目标

众所周知，沟通计划的总体目标始终是促进更好的沟通。但是，在面对项目所处的实际情况中，设定更加具体的目标是非常有必要的。例如，制订项目沟通计划旨在提高公司内容对该项目的认识，尤其是该项目会影响到绝大多数员工时，目标还应该更加细化，让所有参与其中的人员都能接受。

3.列出利益相关者

利益相关者名单可从项目管理计划中获得。在项目经理制订沟通计划时，可以更加方便地定义目标受众、首选渠道、目标、日期和频率。列出利益相关者并与他们面谈，将有助于项目经理衡量如何使他们对项目保持参与，并持续从他们这里获取支持，提升他们对于项目的满意度。

（项目沟通计划示例）

4.首选渠道

在项目过程中，让合适的人获得合适的信息非常重要。除了列出正确的接收者外，沟通计划还应说明项目经理如何与他们沟通。沟通渠道可以是例如工作陈述、汇报等正式的书面形式，也可以是例如进度、评审会议等正式的口头形式。当然，非正式场合下也可以进行沟通交流，例如使用即时聊天工具、午餐时间等等。

无论选择怎样的方式和渠道，最为重要的是，信息要通过直截了当的简单语言清楚地传达出来。

总得来说，项目管理中，制订一份详细的沟通计划，不仅仅能提高在执行过程中团队沟通的效率，还能让团队与利益相关者之间的联系更加紧密，而且，制订沟通计划，也是一种非常严谨的项目管理思维，项目成功率也一定会大大提升。