创意项目管理软件的 9个必备软件

做一个有创意的人不适合胆小的人。请求很多，资源太少。紧迫的最后期限和更紧的预算使您的团队纸上谈兵。沟通是随意的，状态更新会丢失，反馈循环永远不会结束。随着团队的壮大，创意团队可能遇到四个主要问题：

1. 当工作分配给他们，或者任务或文件准备好时，团队没有收到通知。
2. 入站电子邮件请求需要手动数据输入和重新格式化以构建和分配工作。
3. 优先级、受让人和截止日期不明确。两个人会开始一项任务，却不知道他们在重复努力。
4. 利益相关者的反馈没有集中在一份按时间顺序排列的摘要中。

如果能利用之前的项目管理软件经验来寻找解决方案。你可能会选择 Zoho Projects项目管理软件，因为它的入站请求表单、校对和批准功能、自定义工作流状态和其他关键功能。

每个创意团队都是不同的。您的创意团队应该在项目管理软件中寻找什么？以下是您在搜索中需要考虑的 10 个关键功能。

1. 动态摄入表格

Zoho Projects对近 300 名机构负责人进行的一项调查显示， 53 % 的受访者发现创意简报缺乏重点。大约 27% 的人发现它们不完整且不一致。对于旨在为大多数创意项目奠定基础的文件而言，这是个坏消息。

一个好的项目管理系统通过动态的摄入形式为摄入过程增加了结构。它允许设计团队根据请求者的角色和请求创建特定的问题流。例如，请求登陆页面的营销人员被问到与请求演示文稿的销售代表不同的问题。

这简化了请求者的创意简报，以便他们彻底填写所有字段，同时确保创意者收到成功所需的相关详细信息。它还将所有请求保存在一个集中位置，因此不会漏掉任何东西。

2. 可视化时间表和工作负载管理

电子书。动态图形。线框。修订。创意团队每天都被拉向许多不同的方向。未能平衡团队成员之间的工作量会让作家和设计师感到筋疲力尽和怨恨。在Zoho Projects 的卓越运营调查报告中，约 29% 的千禧一代受访者将“产能过剩”列为完成工作的最大挑战。

了解哪些团队成员已被预订以及哪些拥有带宽对于确保工作/生活平衡以及创意人员的幸福感至关重要。您的创意项目管理软件应该让团队中的每个人都可以轻松查看人们的工作量，因此没有人有太多或太少的工作量。

该软件还应帮助您在时间线上可视化团队的项目和任务。他们需要多长时间？什么是最后期限？是否存在任何冲突或依赖关系？这种全局视图可帮助创意总监使团队成员保持在正轨和目标上，而不会过度扩展他们。

3. 可定制的工作流程

没有一种万能的创意方法。每个团队的创作过程都是独一无二的。许多项目管理工具迫使团队调整他们的工作方式以适应软件的限制。

您选择的软件应该足够灵活，以适应您团队的独特流程——而不是相反。自定义工作流程允许团队准确定义和跟踪工作进度，状态为“已接受”和“准备审核”。自定义、可共享的仪表板显示谁在处理什么工作以及工作流程的哪个阶段，以便于监控。

4. 高效的文件管理

您搜索了多少次最终文件……却发现您有五个？或者更糟，零？文件似乎要么丢失，要么神奇地倍增。使用像 Zoho WorkDrive 这样的资产管理工具是朝着正确方向迈出的一步，但找到正确的文档可能是一种冒险。

最好的协作工作管理解决方案将所有文件集中在一个地方。文档与相关的项目或任务相关联，因此每个人都知道在哪里可以找到它们。文件甚至可以直接从 Google Docs、Box 和其他集成资产管理工具上传。最新文件显示在前面和中心以缓解版本控制问题，而以前的版本仍可访问以方便参考。

5. 远离电子邮件的无缝通信

根据《哈佛商业评论》上发表的对 300 多家企业的研究，员工在回复电子邮件、参加会议和进行其他协作活动上的时间已激增至总工作日的 50% 以上。这让创意人员几乎没有时间真正完成他们的工作。

创意团队需要一种快速简便的方式来分享想法、提供反馈和讨论工作。一个好的项目管理解决方案可以集中跨电子邮件、聊天和会议的对话。实时通知协作者评论和@mentions，简化交接并缩短反馈循环。

它在特定文件、项目和任务的上下文中进行讨论。评论按时间顺序记录，因此利益相关者可以快速参与进来并加快速度——无需召开回顾会议。

6. 项目模板

创意团队承担各种各样的项目，但有些项目比其他项目更频繁地发生，例如电子书、登录页面和电子邮件。每次从头开始这些重复的项目都感觉像是重新发明轮子。它也为错误留下了空间。

将重复项目保存为项目模板可以节省创意团队的时间，并帮助他们根据请求开始工作。依赖关系、任务持续时间、受让人和报告等关键组件是从以前的项目中复制而来的，从而推动了一致的质量和可重复的成功。   

7. 协同编辑

对于创意团队来说，修订和批准可能具有挑战性。将文件作为电子邮件附件发送会导致跨多个文档的更改重复或冲突。设计人员需要进行耗时的整合反馈和争取最终批准的工作。版本控制混乱随之而来。

协作编辑消除了修订过程中的猜测。可视化标记文档的能力最大限度地减少了模棱两可的反馈。参与者可以看到彼此的更改，并且可以实时处理相互冲突的编辑。在一个地方管理单个文件的修订，创建清晰的编辑和批准跟踪以供将来参考。

8. 从实时数据轻松报告

你知道你的团队努力工作，但很明显你的同事和高层管理人员经常想知道你整天都在做什么。创意团队通常被视为成本中心，因此突出团队的进步是获得他们应得的认可的关键。

您选择的项目管理软件应该捕获您团队活动的所有元数据。它还应该使从这些实时数据生成报告变得容易。您的团队每个月完成多少个项目？它在某些请求上花费了多少时间？回答此类问题的能力证明了您的团队对利益相关者的价值。

9. 原生移动应用

自带设备 趋势预计将在未来五年继续增长。远程工作者正在成为常态。技术已经改变了人们的工作方式，而且还没有完成。将创意人员束缚在办公桌上是未完成工作和沮丧员工的秘诀。

您用于管理创意项目的工具必须具有本地移动应用程序，而不仅仅是移动网络版本。本机移动应用程序不是在较小的屏幕上复制网站内容，而是专门为移动设备制作的，与桌面版本相比，通常具有不同或附加的功能。

原生移动应用程序针对移动使用进行了优化，使您的创意团队能够随时随地工作。

您的创意项目管理清单

创意和开发团队现在使用 Zoho Projects 来管理团队的项目证明，为您的创意团队找到完美的项目管理解决方案是可能的。虽然通过数百个工作管理解决方案进行清理的想法足以让您认输，但不要惊慌。我们是来帮忙的。

我们的新买家指南提供了一些关键问题，以帮助创意人员快速有效地评估当今的顶级项目管理解决方案。您将在指南末尾找到一个功能和功能清单，以便您可以自信地选择最适合您的创意团队的产品。