如何在项目管理软件中使用文件夹？

    项目管理软件文件夹允许您以易于导航和管理的方式构建项目和任务。文件夹使您能够根据您选择的任何标准对相似的项目或任务进行分组。文件夹在项目管理软件中创建了一个层次结构，这样每个人都可以找到他们想要的任何东西。
    项目管理文件夹结构应满足以下三个条件：

1.     井井有条，以便所有用户在需要时都能轻松找到他们需要的东西
2.     发挥作用，这意味着组织中的每个人都觉得它有用，包括直接项目团队之外的利益相关者
3.     具有可扩展性，无论您在系统中创建多少客户、用户、任务和项目，所选结构都保持稳健

    一、在项目管理软件中创建文件夹结构

    当您最初采用项目管理软件时，通常没有现成的文件夹结构。因此，在构建您自己的结构时，您是从一张白纸开始的。要构建您的项目管理文件夹，您需要从最顶层开始，一直向下到最低层。
    最高级别应该是您最广泛的类别。一些例子包括：

•     项目类型
•     顾客
•     功能区域
•     交付物类型

    创建初始文件夹后，就可以创建二级子文件夹了。例如，如果您的初始文件夹是“客户”，则下一级可能只是“内部客户”和“外部客户”。然后在“外部客户”文件夹中，您可能有另一个文件夹子集，其中包含每个客户的名称。
    最高级别应该广泛适用，以便您的文件夹结构既可扩展又实用。但是，一旦您深入了解每个子文件夹，很自然地每个层次结构看起来都大不相同。毕竟，它们将围绕每个团队或项目的独特要求和功能构建。
    在构建了初始的基本文件夹结构之后，您还可以构建并行文件夹结构，这些结构包含大部分相同的信息，但只是根据不同的组织需求重新排序。例如，在为一个客户、项目或部门设置子文件夹后，您可以使用它们为其他客户、项目和部门构建并行结构。
    您还可以使用交叉标记功能让项目和任务同时出现在多个文件夹中。一旦您将一个项目或任务分配给一个文件夹，您需要做的就是向它添加另一个文件夹的“标签”，它就会出现在两个地方。因此，如果您有一个跨部门的项目，您可以轻松地在两个区域中找到它，而无需创建和管理重复信息。
    将一个子文件夹包含在多个文件夹中的另一种选择是使用拖放功能将其添加到每个层次结构中。只要您的软件支持此功能，子文件夹就会保留在原来的位置，并且还会包含在您放置它的新位置。
    请务必记住，当您将某些内容放入共享文件夹时，它也会自动共享。例如，如果您将一个新项目文件夹移动到与您的客户共享的文件夹，您的客户将有权访问该项目文件夹及其中的所有内容。

    二、归档文件夹

   您的项目管理文件夹结构应该只存放活动项目，这样您就不会被大量已完成或已取消的项目拖累。要在不丢失重要项目数据的情况下清除旧的和不活动的项目，您可以创建存档文件夹。
    要创建存档，请采用您的主要文件夹结构并在“zArchive”文件夹下重新创建它。我们建议以“z”开头的原因是它会沉到文件夹列表的底部，按字母数字顺序列出内容。这种排序允许档案不碍事。
    项目完成后，只需将其从主结构向下移动到新的zArchive结构，并确保它位于正确的存档文件夹中，以便将来轻松找到。

    三、共享文件夹

    当用户创建新文件夹时，他们可能会认为它会自动与所有人共享。或者他们可能只是忘记共享某些文件夹。但是如果您在不共享其父文件夹的情况下将任务分配给某人，该任务将在该人的工作区中显示为“孤立”任务。这意味着，由于未共享父文件夹，收件人无法看到任务。
    孤立任务会导致两个问题：

1.     由于孤立任务不会出现在任何现有文件夹中，因此它们经常被遗忘
2.     受让人看不到孤立任务如何融入项目的大局

    如果没有父文件夹提供的上下文，受让人可能很难确定任务属于哪个项目或如何最好地进行。
    为避免孤立任务，您需要手动与可能需要访问权限的任何人共享文件夹。最好的方法是在创建文件夹时与相关人员共享文件夹。

    四、优化文件夹结构的技巧

    每个公司和团队的文件夹结构都可能略有不同。没有一种布局最适合所有人。但是这里有一些技巧可以帮助您为您的组织创建最佳结构。

1.     在需要之前构建它如果您从一个小团队开始，您可能觉得不需要为其他（不存在的）部门或层次结构绘制通用文件夹。但是，我们建议在真正需要它们之前创建占位符。此过程使您能够确保您的结构是可扩展的，并且可以适应未来的业务增长。
2.     在子文件夹标题中包含项目名称通知通常包含文件夹或任务名称，但不包含其父文件夹。因此，如果您团队中的某人从事多个项目并且他们收到有关“测试”的通知，他们可能不知道与哪个项目相关。但是，如果文件夹名为“ProjectATesting”，则不会造成混淆。
3.     使用描述性的任务文件夹名称您是否曾经被分配了一项任务却不知道对您的期望是什么？通过将任务文件夹命名为“创建宣传视频”而不是“视频”，您可以减少混淆并让受让人轻松了解他们需要完成的内容。一个好的经验法则是每个任务的名称都以动词开头。然后，您可以在任务描述中提供更多详细信息。
4.     创建最喜欢的文件夹您可能有两个或三个文件夹，您发现自己经常导航到这些文件夹。在项目管理软件中使用星标文件夹，您可以将最常用的文件夹添加到文件夹树的顶部以便快速访问。现在，无论您可以访问多少个文件夹，您都可以轻松找到最常用的文件夹。
5.     颜色编码文件夹为了帮助您和您的团队确定文件夹和任务的优先级并管理它们，您可以使用颜色编码的文件夹结构。例如，如果您希望您的团队成员更多地关注某个特定文件夹，您可以选择将其涂成红色，以便每个人都知道其中包含重要信息。