有没有好的在线的知识管理系统推荐?

当您已经熟悉了知识管理系统可以帮助您解决的问题，是时候将注意力转移到您应该注意的功能上了。并非每个知识管理系统都能满足您的特定业务需求，因此权衡不同的选择很重要。最好的方法之一就是比较核心功能。

1、分析和报告

知识一旦被收集和存储，就变成了数据，而数据是有效决策的基石。这就是为什么分析和报告是知识管理系统不可或缺的一部分——它们帮助您从数据中学习并从员工与知识的交互方式中收集见解。例如，具有管理员权限的人将能够看到各种文档随着时间的推移获得了多少浏览量。

有了这些信息，您就可以将精力用在知识管理系统的最常用区域，以最大限度地提高结果，或者使未充分利用的重要资源更加可见或更易于访问。在这种情况下，80/20分析可能有助于确定最受欢迎的资源，这样您就可以确保对它们进行优先排序并经常更新以确保准确性。

2、集成

除了核心功能之外，判断任何软件平台的常用方法是查看它集成了多少第三方解决方案。通过集成，您可以将软件的实用程序扩展到最常见的用例之外，并在此过程中节省时间。
为了防止标签切换疲劳带来的生产力困扰，拥有一个可以提供多种功能的解决方案会很有帮助。对于知识管理系统，以下是需要注意的最有用的集成：
CRM：客户关系管理工具可帮助您改善员工与客户的关系，并且可以将见解直接输入您的知识管理系统
项目管理：项目管理软件可让您管理任务、优化工作流程并存储项目和任务特定信息，这些信息可帮助您构建知识管理系统数据
文档存储：如果您已经依赖文档存储解决方案来安全管理文件，那么知识管理系统集成可以确保一切都是最新的。
订单和库存管理：如果您有实物库存，订单和库存管理软件集成可以帮助您在知识管理系统中跟踪存储和运输的产品数量以供分析。
沟通：沟通工具不仅对团队之间的实时聊天有用——它们还可以用作信息存储库，可以为未来的流程提供信息并填写您的知识管理系统数据库。

3、云储存

物理数据服务器的维护成本很高，而且很难防止遭到破坏。在许多情况下，云存储是更好的选择，因此，如果您希望您的敏感数据全天候可用且安全，知识管理系统是必经之路。
有了云存储，只要有互联网连接，员工就可以随时随地访问他们需要的信息。它还为您的数据提供了预先存在的基础设施，因此您不必构建耗时、昂贵的软件来容纳所有数据。
云存储还解决了内存问题。如果您要建立一个不断增长的知识库，您不希望受到内存不足的限制。使用云存储，您可以根据需要无限扩展和添加内容，支持缩放。

4、合作

当谈到将所有内容放在一起并更新知识管理系统中的内容以反映实时变化时，找到一个尽可能支持协作的解决方案是值得的。
知识管理系统的创建和维护不是一个人的工作；它应该是全公司范围内的协作努力。不过，不仅涉及内部贡献者，还需要考虑外部利益相关者和客户。
那么，您如何找到一个透明但协作的知识管理系统呢？确保无缝协作的最佳方法是注意以下功能：
消息传递：如果您想要一个允许直接协作的知识管理系统，请找一个具有消息传递功能的系统。无论是实时（同步）还是非实时（异步），团队成员之间的来回聊天确保知识不是一个人工作的结果。
批准请求：通过批准请求，团队成员只需单击几下即可快速获得团队负责人的批准。这加快了工作流程，并允许团队减少在采取后续步骤之前等待批准的空闲时间。
团队通知：通知并不总是受欢迎的，但在许多情况下它们是必要的。通过基于行动项完成的通知，团队成员知道何时轮到他们开始执行特定任务。

5、反馈

反馈是有效的内部知识共享不可或缺的一部分。
如果您没有适当的反馈系统，团队成员可以在其中添加他们对各种资源的帮助的意见，那么几乎不可能知道您的知识管理系统是否按预期工作。
常见的知识管理系统反馈功能包括向各种资源和文档添加评论的选项，以及提出一系列问题并为团队成员提供输入答案的字段的反馈表。
如果你想创建一个适用于整个员工队伍的系统，它应该考虑反馈并为你提供充足的机会来改进你管理和更新内部知识的方式。