适合个人使用的项目管理软件？

大部分项目管理软件更偏重于团结协作，而普通用户一般被忽略。那样，作为一名初级产品/项目经理，有没有适宜个人使用的项目管理软件，以及如何找到一个真正适合自己的工具。

一、个人用户对项目管理软件的核心需求

在谈论具体工具以前，我们要搞清楚一个问题：普通用户需要什么样的功能？如果把项目管理比成驾驶，则此软件是你的导航工具。它的主要作用是规划路线，追踪进展，调整方向，最后抵达目的地。因而，适宜个人使用的项目管理软件应满足以下核心需求：

1. 规整：把目标拆解成小任务

不论是工作还是生活，有时我们都要被一个“大目标”压得喘不过气来，例如“写行业报告”或“进行健身计划”。但实际上，一切目标都能够分为多个具体小任务。比如，“写报告”能够分解成“搜集信息”、“整理大纲”、“撰写原稿”、“修改润色”等步骤。
一个好的项目管理软件，首先要支持你把这些任务细化、规整，并且能够通过分类、标签等方式让任务井井有条。简单的To-Do List虽然可以记录任务，但在面对复杂项目时就显得力不从心了。我们需要的是一种既能“看到全局”，又能“关注细节”的工具。

2. 计划：设定优先级和里程碑

项目管理的本质是资源的分配，时间精力是自己最重要的资源。一个好的工具应当可以帮助你合理地安排，并在最重要的事中使用有限的资源。比如，软件务必支持你优先选择任务，标识那些是“今日必须做的”，那些是“能够延迟的”。同时，它还应当帮助你可能达到目标所需的时间与精力，而非过多方案造成奔溃。

此外，设定项目里程碑（Milestone）和检查点（Check Point）也是非常重要的功能。它们就像是项目中的“存档点”，能够帮助你阶段性地检查进展，及时调整策略。

3. 跟踪：实时了解进展

很多人都有这种疑惑：每天都很忙，但回头看，她们不知道干了什么。一个好的项目管理工具应当和你的“个人助理”一样纪录你每天解决问题，并提示你没有达到目标。如果有些任务不再重要，工具也应当支持你“果断地舍弃”，以避免在没有意义的事情上消耗时间。

实时追踪进展不仅可以让你清楚的知道当前的环节，还能帮助你维持动力。终究，见到任务清单上“已完成”的提高是一件非常有成就感的事情。

4. 总结：分析效率和改进方法

达到目标只是第一步，总结和反思是前行的必要性。一个好的项目管理软件应当帮助你剖析完成状况，比如什么任务延迟，什么任务快速准确地完毕。根据这些信息，你可以找到自已的有效期限和低效习惯，随后逐步改善你的工作环境。

简而言之，适宜个人使用的项目管理软件不但应当帮助你“仰望星空”，还应当支持你“踏踏实实”。它不但要有一个全球的视角，而且要注意细节；不但简单方便，并且功能全面。

二、市面上产品选型的常见问题

清楚需求后，一起来看看当前市场上的项目管理软件。在挑选工具的过程中，很多用户将面临以下问题：

1. 功能过于复杂，偏向团队协作

很多项目管理软件，比如Jira等，虽然功能强大，但它们的目标用户主要是企业团队。这些工具通常内置了大量的协作功能，比如任务分配、团队沟通、权限管理等，对于个人用户来说，这些功能不仅用不到，反而增加了学习成本和使用难度。

试想一下，你一个人用Jira去管理自己的任务，结果却被“冲刺计划”、“看板权限”这些概念搞得晕头转向，最后只能放弃。

2. 功能过于简单，仅仅是To-Do List

另一类工具则走向了另一个极端，功能非常简单，基本上就是一个任务清单。虽然用起来很轻量，但当你需要规划复杂项目时，这类工具就显得力不从心了。比如，它们可能无法支持你设定里程碑，或者无法提供进度跟踪和数据分析功能。

3. 缺乏本地化支持

对于国内用户来说，很多国外的项目管理工具还存在语言和本地化的问题。一些工具虽然功能强大，但全英文界面让人望而却步，或者不支持国内的第三方服务集成（比如微信、钉钉），使用起来非常不方便。

三、Zoho Projects：适合个人使用的项目管理软件

在众多项目管理工具中，Zoho Projects是一个兼具功能性和易用性的选择。虽然它的名字中带有“Projects”，看起来像是为团队设计的工具，但实际上，它非常适合个人用户使用。以下是它的一些亮点功能：

1. 简单易用的任务管理

Zoho Projects支持你将大目标拆分为小任务，并通过分类、标签等方式进行管理。它的界面设计非常直观，既能让你一目了然地看到所有任务的全局视图，又能深入到每个任务的细节。

2. 强大的计划功能

在Zoho Projects中，你可以为每个任务设定优先级、截止日期以及所需的时间和资源。同时，它还支持你设定里程碑和检查点，帮助你在项目的不同阶段进行复盘和调整。

最重要的是，Zoho Projects支持甘特图视图，可以清晰地展示任务之间的依赖关系。这对于管理复杂项目尤其有用。

3. 实时进度跟踪

Zoho Projects内置了强悍的进度跟踪作用，能够实时监控您解决问题，并生成详尽的日志和汇报。您可以随时查看项目的整体进展，及其已解决的问题和仍在进行中任务。

如果某些任务不再重要，你也可以轻松地将它们归档或删除，避免浪费时间。

4. 数据分析和总结

Zoho Projects提供了大量的数据分析作用，如任务完成率、用时分布等。根据这些信息，你能清楚地了解自身工作效率，寻找需要改进的地方。

5. 价格合理，适合个人用户

相比很多面向企业的项目管理工具，Zoho Projects的定价非常亲民。它提供了免费版本，足以满足个人用户的基本需求。如果需要更高级的功能，付费版本的价格也非常合理。