每个活动策划者都应该掌握的项目管理工具

    产品发布会、行业会议、促销活动等大型活动只是变相的项目。由于项目管理方法与活动策划密切相关，因此您已经可以使用使活动成功所需的小工具。大多数项目经理都有一个强大的数字工具箱，称为项目管理软件。最好的应用程序提供了一个中心位置，您可以在其中计划和分配任务、跟踪和与供应商沟通，以及监督保持活动顺利进行所需的一切。
    让我们回顾一下Zoho Projects项目管理软件的一些最重要的功能，以及它们与活动策划的关系：

    甘特图

    人类是视觉动物。在计划和安排活动时，拥有将概念性工作负载转换为可操作项的视觉效果会很有帮助。这就是甘特图的用武之地。甘特图是用于说明关键任务的开始和完成日期的水平条形图。它们对于可视化项目的时间表和快速评估您的活动是否如期进行特别有用。
    事件管理需要跟踪许多独立的团队和供应商，他们的任务通常相互关联或相互依赖。甘特图允许您将依赖关系分配给需要以特定顺序执行的任务。使用此工具可以按时间顺序描述项目执行所需的所有主要任务和里程碑。您还可以一目了然地监控每个高级任务的进度，这在一项任务的时间变化会影响依赖它的所有其他任务的情况下非常有用。

    文件共享

    当活动有多个团队和供应商时，有一种简单的方法来共享文档和信息是至关重要的。带有文件共享工具的项目管理软件为所有重要信息和通用文档提供了一个可访问的中央存储区域。这消除了多余的修订和通过电子邮件交换文档的需要。这不仅对于团队协作非常有用，而且对于跟踪和管理供应商提案、合同、谈判和发票也非常有用。

    协作工具

    协作像瑞士军刀，由于强大的功能和集成，大多数平台都可以根据您的团队或活动的需求进行定制。需要与同事保持联系、快速询问项目问题或发送文件（例如，可能是修改后的客人名单）？即时通讯为您服务。
    需要让每个人都离开他们超载的收件箱并在同一页面上？项目管理软件允许个人评论任务、标记关键字或有问题的人，并自动获得更新和进度更改的通知。
    需要为每个活动与不同的供应商或团队合作？一个好的项目管理平台将免费提供额外的合作者许可证。这意味着承包商可以讨论进度、上传文件并标记任务完成——这使得跟踪供应商变得简单。

    看板视图

    有用的可视化项目管理工具是看板。一旦确定了活动的主要里程碑，看板有助于将它们分成小块。团队可以查看他们的小组目标，然后通过添加子任务和带有截止日期的单个操作项来委派职责。
    看板通过让每个人都看到其他人在做什么来提供透明度。活动经理可以快速查看资源分配位置、监控团队或供应商进度并识别瓶颈。该工具还加强了高效的项目行为。例如，当每个人的工作都被可视化时，它会阻止个人过度使用并限制正在进行的可交付成果的数量。

    活动策划是一个项目

    活动可以成为任何规模公司的强大战略营销工具。使您的活动成功需要从规划到执行的整体协作视图。Zoho Projects项目管理软件可帮助您规划时间表、管理截止日期、促进协作和跟踪供应商。管理人员将这些工具与他们选择的方法结合使用，以仔细阐明项目目标、期望、里程碑和关键可交付成果。优秀的活动策划者使用项目经理的方法，优秀的活动经理窃取他们的工具。