项目管理软件是用来干嘛的？

　　项目管理软件是用来干嘛的，就得看对项目的理解。项目是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作。建造一座大楼可以是一个项目，进行一次旅游活动、日常办公活动、期末考试复习等也都可以看成一个项目。

　　项目管理不善会导致项目超时、超支、返工、项目范围扩大等。

　　而项目管理软件可以帮助项目经理对项目管理的5大过程组（启动、规划、执行、监控、收尾）进行可视化的管理。

　　在整个项目生命周期中，会需要收集、分析、转化大量的数据。项目管理软件可以实时展现团队成员的各项数据（如工时、工作完成百分比、进度计划活动的开始和结束日期、缺陷的数量、实际成本和实际持续时间等），并根据每个人的权限在项目团队内共享，最后经过分析、汇总，呈现为各种项目报表，PM按需组合成周报月报。

　　一、项目规划

　　项目管理软件对项目的可视化管理是落实到项目拆分后的一条条任务上的。项目模板可以快速复制出多个类似项目。项目多了可以分成项目组。计划变更了可以通过基线来记录下来并与项目实际进展进行对比。需要多人多环节完成的任务可以走任务自动化工作流。

　　1、项目WBS多级拆分

　　项目管理软件需要能支持项目的多级拆分，明确任务责任人，并从多种维度查看项目和任务进展。

　　2、项目模板

　　对于WBS结构类似的项目，项目管理软件提供项目模板功能，可基于模板快速生成多个新项目。

　　3、任务流程自动化

　　项目管理软件中的任务自动化功能，可以把线下需要多人多环节完成的任务流程线上化，由系统自动提醒下一环节负责人。

　　4、项目基线

　　自动记录项目实际进度与初始计划/历次变更后计划的偏差

　　项目管理软件中，一条基线可记录一次项目规划或项目变更，在进度计划展现工具--甘特图上可清晰看出项目原始计划（或某次项目变更后的规划）与实际进度之间的偏差。

　　二、项目执行

　　项目成员可在项目管理软件中做任务、报bug、上传交付物、批量记录项目工时表、记录经验教训登记册等组织过程资产。

　　1、做任务

　　项目管理软件会列出每个项目成员待做的任务。成员可先做优先级高的任务，按PM写的任务描述，在规定期限内完成即可。中途有问题可在“评论”部分与他人互动。

　　2、报bug

　　支持对项目问题、bug、风险的管理，完成闭环跟踪。

　　3、项目交付物管理

　　通过项目管理软件，可建立文档类、音频类、视频类、问题类等项目交付物文件夹，让每个项目团队成员都可以轻松获取实施路线图、实施指南等各种工具文档。

　　4、项目知识库

　　通过项目管理软件的wiki模块，项目成员可进行项目经验共享，通过协作提高效率。

　　5、批量记录工时

　　通过项目管理软件的时间表模块，项目成员可对当天执行的任务记录工时，也可批量补录一周的工时，经上级审批后生效。

　　三、项目进度跟踪

　　项目管理软件可按你的需要，只筛选出那些你重点关注的任务，比如本周到期的任务，已经逾期的任务，关键节点任务，等。还可通过各种报表可视化展示公司当前所有项目进度情况，检查进度偏差并确定瓶颈。

　　1、项目报表

　　项目管理软件的报表模块，可对项目数据进行多维度的加工计算，并图形化展示出来，有的还可以定制高级报表。

　　2、项目任务筛选

　　使用过滤器，可按自己指定的条件，过滤出想看的任务，比如本周逾期的重要节点任务，还可将视图导出作为周报月报汇报的材料。

　　3、项目资源使用图

　　项目管理软件提供强大的资源使用图，可全面了解项目成员的工作量分配情况，并确保工程任务合理分配，方便在期限内交付项目。

　　4、项目计划工时--实际工时对比

　　通过将计划在任务上花费的时间与完成任务所记录的实际时间进行比较，可以衡量项目的进度，并作为员工效率指标的参考，方便不断改进时间的安排。

　　项目管理软件可以帮助项目经理对项目进行管理，所以它就需要匹配项目经理的项目管理思路。有的公司是用传统的瀑布式项目管理思路，有的公司更喜欢用敏捷项目管理思路。有的公司出于行业敏感性考虑，希望项目管理软件能部署在本地，而有的公司项目成员分散在各地区，就需要支持多语言的云端项目管理系统。还有的公司希望有专门针对垂直行业的项目管理软件。软件千千万，合适自己的才是最好的。