7 个可帮助您节省时间的WorkDrive 企业网盘功能

在当今快节奏的工作环境中，客户希望他们的服务提供商能够及时回答问题。公司响应速度越快，就越有可能提高客户满意度并长期留住他们。

拥有合适的团队，并为他们提供合适的工具，可以让您的企业走上这条道路。借助 WorkDrive企业网盘，您可以确保您的员工可以随时安全访问所有相关业务文件，从而使他们能够做出更好更快的决策。

而且这甚至没有考虑到文件管理空间正在通过新功能和与您最喜爱的应用程序的集成而进步。这意味着您的工作统一在一个中央位置，最终减少了管理它所花费的时间。

在本文中，我们将重点介绍七种可帮助您节省时间的 WorkDrive 功能。

1. 使用标签和数据模板组织文件

一个理想的文档管理系统应该不仅仅是一个安全的存储空间——它需要能够有效帮助您组织团队文件的功能。使用 WorkDrive 的数据模板，您可以在团队级别为所有业务数据创建结构，并释放组织知识的真正潜力。

根据您想要对文档进行分类的方式，通过将自定义字段添加为元数据来创建数据模板。在创建或上传文件时，您可以将模板关联到它并根据您的业务需求构建您的存储。

例如，如果您是人力资源经理，您可以使用数据模板根据职称、工作经验、首选地点等对简历进行分组。这将帮助您简化招聘流程并轻松工作。

同样，WorkDrive 的标签功能允许您根据优先级对文件和文件夹进行分类。标签将仅对创建它们的个人可见，而不对整个团队可见，这允许每个用户以适合他们的方式组织文件。

使用标签和数据模板可以加快数据发现过程并提高团队的工作效率。

2. 使用 WorkDrive Genie 编辑云端文件

借助 WorkDrive，我们努力使复杂的任务变得简单。例如，WorkDrive Genie允许您使用默认桌面应用程序直接从 WorkDrive 控制台编辑任何文件——文本、图像、音频、视频、CAD 或开发人员。有了它，您可以减少下载文件、在应用程序之间切换以及在编辑后将它们上传回云端的过程。

3. 直接从您的邮件应用程序共享 WorkDrive 文件

企业主要依靠电子邮件通信来发送和接收来自客户和潜在客户的文件。WorkDrive 的 Gmail和 Zoho Mail 附加组件让您可以从 WorkDrive 中选择文件和文件夹，并直接在您的邮件窗口中将它们作为电子邮件附件发送。借助此插件，您可以在每次需要向客户发送重要文件时跳过下载文件的过程。它还可以让您将邮件附件直接保存到 WorkDrive！

此外，您可以使用我们的 Zapier 集成将您的 Zoho Mail 账户与 WorkDrive 连接并自动化信息流。使用此功能，您可以创建工作流以将传入的电子邮件附件保存到 WorkDrive 中的所需文件夹中。

4. 使用 Zoho Office Suite 立即处理您的想法

当您作为一个团队工作时，内容创建和协作应该齐头并进。这就是为什么 Zoho WorkDrive 有一个内置的办公套件来帮助您使用 Zoho Writer、Zoho Sheet 和 Zoho Show 创建文档、电子表格和演示文稿。

这消除了为您的专业需求购买办公生产力包的需要，并使您能够直接在 WorkDrive 中创建并与您的团队和客户协作。

但这还不是全部：我们的文字处理器应用程序有自己的人工智能写作助手 Zia。这个聪明的助手理解你写作的上下文，识别语法错误，并提出改进你的内容的建议。

但是，有时客户可能会使用不同的工具套件。通常，要进行编辑，您必须先将其转换为首选文件类型。这是一个耗时的过程，您最终会得到同一个文件的多个版本。

使用 WorkDrive，您可以将其配置为在文件上传时自动将文件转换为 Zoho 格式。以 WorkDrive 格式存储文件的另一个好处是什么？它们不占用任何分配的存储空间！

5. 使用模板库立即创建文档

每当您创建提案、推介稿或合同等文件时，您是否总是从头开始？那么这个省时的技巧就是为你准备的！WorkDrive 让您可以为您的品牌创建或保存文档和电子表格模板。

您可以利用这些模板创建具有一致文件设置（例如样式、设计和格式）的文件。拥有常见项目的模板可以帮助您节省时间并保持品牌形象。

6. 通过关注更新随时了解情况

在这个混合工作的时代，始终保持联系至关重要。这就是为什么 WorkDrive 的关注更新功能允许您接收有关特定主题的通知并与您的团队保持联系的原因。