工作流程管理有哪些常见误区？如何应对？

无论企业处在什么样的规模或行业，都需要依靠工作流程来简化其管理。企业的生产力与错综复杂的工作流程紧密相关，却很容易陷入流程管理的常见误区，这可能会导致时间和资源的浪费。

本文探讨了工作流程管理中一些常见的陷阱，以及如何如何修复现有的缺陷，避免这些误区。

一、什么是好的工作流程？

一个好的工作流程是一系列系统的步骤，通过这些步骤，可以从头到尾有效地执行特定的工作任务。一个好的工作流程会以合乎逻辑的方式处理工作上的变动，并最大限度地减少其他多余的工作需求。

高效工作流程常见特点：

· 大多数成功的工作流程都易于理解，并且有明确的步骤。

· 高效的工作流程可大幅自动执行重复的手动任务。

· 一个好的工作流程也是一个有据可查的工作流程，每个利益相关者都知道它的来龙去脉。

· 一个企业可以有多个工作流作为其流程的一部分，但无论数量多少，都应该有一个反馈系统，并允许定期改进流程。

二、工作流程管理中的7个常见误区

列出一个高效的工作流程的特征很简单。但是，当涉及到具体的实施时，有很多事情可能会出错。接下来，我们来看看7个最常见的工作流程错误：

1. 对现有流程的了解不清晰

在实施新的工作流时，必须首先映射现有流程中的每个步骤，将其与新工作流流程叠加时，需要做出区分来确定需要引入的修改。更改活动工作流时，必须小心不要干扰当前流程，尤其是当它是目前客户支持或产品开发流程等关键业务流程时，不考虑现有流程可能会导致实施效率低下。

2. 关于预期过程的模糊性

在设置工作流之前，必须消除所有歧义。这可以从正在开发的流程中不同步骤的可视化表示开始。准备就绪后，您需要确定所需的自动化程度。

从较低程度的工作流程自动化开始，有助于评估工作流程的整体有效性。这有助于逐步自动化各种步骤，并且记录流程实施也变得更加容易。

3. 实施多个工作流程，导致计划外的复杂性

最好一次选择一个工作流来进行优化，如果它是一个高度复杂的过程，则选择较大工作流的一个子集，并在多个阶段实施它，以确保它得到明确定义。

最常见的错误之一是同时优化多个工作流程，导致实施过程过于复杂。在没有明确执行计划的情况下构建的自定义工作流可能会导致效率和生产力下降。

4. 不重视利益相关者的意见

直接从事任务的员工最了解流程的复杂性。实施工作流的主要目的是提高利益相关者的生产力，从而提高业务流程的生产力。忽略或低估他们的建议可能会对您正在努力设置的工作流的效果产生不利影响。

5. 忽视员工培训的必要性

在新引入工作流程时，对相关员工或外部利益相关者进行培训，对于工作流程有效性的发挥至关重要，进而对生产力的提高至关重要。

6. 缺乏适当的沟通

在所有常见的工作流程问题中，最普遍的是沟通不畅。您可以为您的业务流程构建完美的系统，但如果不向利益相关者传达更改和预期收益的信息，您最终肯定会遇到比实施新的工作流程更多的问题。

7. 无法监控工作流

每当实施新的工作流程时，这不应该是计划的结束。打造一个能监控流程性能并对其进行分析的系统，对于每个新的工作流程实施都至关重要。如果没有任何形式的监控，那就不太可能会发现问题，并对工作流程进行数据驱动的改进。

三、低代码在工作流程管理中的作用

低代码工具具有各种功能和优势，非常适合构建、监控和维护自动化的工作流程系统。低代码平台的特点：

1、快速高效的原型制作

低代码平台使用户能够快速尝试设置工作流流程。您可以快速构建原型，并对特点用户群对其进行测试，并根据反馈对其进行优化。迭代的便利性有助于确保工作流是最佳的并满足用户的期望。

2、加速开发

拖放界面和预构建组件等功能是低代码平台的核心。与传统方法相比，这些功能使用户能够更快地设计和构建自动化工作流。这有助于提高工作流程的速度和灵活性，从而适应不同的业务需求。例如，Zoho Creator低代码平台可以提供一套适用于60多个行业的app应用模板，可以满足各种行业领域和业务功能的需求，供您进行集成和定制。

3、自动化优先的方法

自动化流程是低代码平台的核心用途。它们旨在自动执行流程中的重复和手动任务，从而减少错误并确保完美执行。

4、统一的工作流程管理

优秀的低代码平台带有各种预构建的连接器和其他集成选项，使您可以轻松地将现有软件系统与平台连接起来。这一点至关重要，因为如果无法访问现有数据和公司信息，新工作流程的有效性就会大大降低。例如，Zoho Creator低代码平台提供600多个预构建的集成，而且支持将来自多个数据源（数据库、API、旧有ERP和云服务）的大量数据聚集到具有洞察力的 Web 和可移动的仪表板中。

5、降低技术复杂性

在自动化任务或流程方面，任何公司中最未充分利用的资源是非技术人员。低代码平台为企业中的业务人员打开了自动化的世界，这导致来自不同业务职能的领域专家能够参与工作流的创建。由于这些业务领域专家的参与，可以创建更高效的工作流，让工作流更接近流程的应用。

6、更好的协作和流程透明度

低代码平台具有内置功能，使用户能够就其工作流任务进行实时通信和协作。这有助于避免创建任务冲突的工作流，同时也有助于避免设置自动化工作流时的常见错误。

7、密切分析和监控流程

低代码平台具备的另一个重要功能是分析和监控。监控和分析工具可以提供对工作流性能的见解。您的组织可以通过跟踪关键指标而受益。

四、准备好完善您的工作流程了吗？

正确构建和维护的工作流程系统对于任何企业的成功都至关重要。但这说起来容易做起来难——如果没有对常见错误的正确认识，您创建或改进多少工作流程也是无效的。

低代码工具可以成为优化组织工作流程的宝贵工具。它们提供的功能可让您直观地概述您的工作流程、简化流程并改善实时协作。此外，您还可以快速制作原型和调整工作流程，与现有系统无缝集成，并透明地自动执行任务。

如果您正在认真寻找一种工具来有效地自动化您的工作流程，不妨试试Zoho Creator低代码平台，连续多年入选Gartner低代码魔力象限，在低代码开发领域有15年丰富经验，构建700万个应用，可以作为一个可靠选择。

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