如何为公司选择最佳的项目管理软件

当您已经到了业务的关键时刻：用于任务管理的待办事项应用程序和电子表格已经满足不了您的业务，并正在寻求投资于软件解决方案。但是，有这么多项目管理平台可供选择，为您的特定需求选择合适的平台可能会令人生畏。不要害怕——您来对地方了，了解所有适合小型企业的最佳项目管理软件。无论您是在为非营利组织或成长中的初创公司寻找最佳项目管理软件，在为您的运营选择完美平台时，都需要寻找一些关键功能。

一、谁需要项目管理软件？  

首先，让我们打消只有价值数百万美元的公司和企业巨头才需要项目管理系统的观念。事实是，各种组织和企业都可以从任务管理软件中受益，包括初创公司、非营利组织，甚至是自由职业者。 无论您是个体企业家还是新兴公司的首席执行官，如果您处理多个客户、处理具有许多移动部件的复杂项目或管理一组协作团队，您都将从可靠的项目管理软件中受益。

二、为什么项目管理软件很重要  

在我们深入研究您应该寻找的特定项目管理软件功能之前，重要的是要了解为什么专用的PM系统对项目和整体业务的成功至关重要。

事情是这样的：完全可以在没有项目管理软件解决方案的情况下管理项目。但是，手动更新和跟上多个电子表格的效率非常低。更糟糕的是，它显着增加了错误和疏忽的风险。

以下是电子表格不是项目管理的理想解决方案的几个原因：

跟上同一电子表格的最新、最准确版本可能既困难又耗时

在多个地方多次上传和下载同一个电子表格会危及安全

在每项任务或操作之后很容易忘记手动更新电子表格，这可能会导致项目混乱和延误

事实是，不使用PM软件会导致效率低下和浪费时间。这最终会使您的小型企业面临项目交付低于标准的风险。

三、您需要哪些项目管理功能？  

您在PM软件解决方案中需要的特定功能将取决于您的具体操作。例如，自由职业者最好的项目管理软件可能不一定是初创公司最好的项目管理软件。 但是，当您开始为您的企业搜索任务管理系统时，请记住一些关键功能。其中一些包括：

文档存储和共享功能

允许多人同时访问系统并进行更改的实时协作

具有可定制报告和仪表板的实时报告

轻松创建和自定义模板

调度和进度监控

能够跟踪时间、监控项目进度以及管理劳动力和资源成本

与其他业务软件（如会计、CRM等）的集成能力。

资源分配和角色分配

针对组织内不同的项目类型和流程进行定制

协作日历

实时即时消息和/或视频聊天

用于记录和访问内部流程和最佳实践的知识数据库工具

四、如何为小型企业选择最好的项目管理软件  

现在您已经了解了一些核心功能，是时候讨论如何为您的小型企业选择最好的项目管理软件了。 自然地，您首先要进行研究并缩小您的选择范围。您将能够彻底消除某些平台，因为它们超出了您的价格范围，或者根本不提供您需要的功能。 一旦您缩小了首选软件的选择范围，请问自己以下问题，以帮助确定哪一个适合您：

是否易于学习和使用？

我的团队真的会使用它吗？

它是否支持清晰的沟通和项目透明度？

它灵活吗？

多个部门能否有效使用？

它会生成自定义报告吗？

它是否允许安全的外部通信？

它是否与我和我的团队使用的其他软件集成？

软件是否随着系统改进而定期更新？

当然，您在企业中实施的任何新软件系统都会有一个学习曲线。您需要留出时间让您的团队熟悉您选择的项目管理平台。许多提供商（包括Zoho Projects）提供免费试用期，让您有机会使用该软件并查看它是否适合您的需求。 所以，回顾一下：

准确确定您在项目管理平台中的需求

研究您的选择并缩小选择范围

为您的小型企业选择最佳项目管理软件

五、使用Zoho Projects简化您的小型企业的项目管理  

准备好了解为什么Zoho Projects是满足您的小型企业项目管理需求的推荐选择了吗？参加为期10天的免费试用并找出答案！