小型企业选择什么项目管理软件好？

    合适的项目管理软件可以成为小型企业取得成功的重要驱动力，因为在这些企业中，时间至关重要，而资源往往有限。项目经理可能会处理的项目不太复杂，但他们面临着资源较少的额外挑战。 项目管理软件可帮助小型公司分配资源、按计划进行并跟踪项目成功，无论是远程工作还是在办公室工作。

    一、如何将项目管理软件集成到小型企业中

    将项目管理软件集成到小型企业中有助于编纂工作流程、加快运营并使项目保持在预算范围内。汇集您的企业目前的运作方式——包括资源、项目范围、生产过程和其他有用的信息。这有助于在集成项目管理软件之前识别业务流程中的低效率。然后，请按照以下步骤操作：
    梳理内部流程和工作流程：在选择项目管理工具之前，请梳理您的流程和工作流程。列出完成工作所需的每项任务、依赖项和资源。梳理您的流程有助于从您的项目管理软件中发现您需要的功能并确定其优先级。
    识别问题和低效率：企业常犯的错误是在没有明确目标的情况下集成项目管理软件。如果您无法确定项目管理软件可以帮助您克服的挑战，您可能会发现很难找到适合您业务的解决方案。
    写下你的需求：一旦你知道你的弱点，就写出你对项目管理软件的需求。也许您的企业需要更好的资源管理来有效地分担员工的工作量。您可以从提供甘特图功能的项目管理软件中受益，该软件可以查看任务和时间表并确定您的资源空闲的位置。
    找到最适合您需求的项目管理软件：在本文后面，我们将分享您应该在小型企业项目管理软件中寻找的一些功能。
    不要使过程复杂化：为小型企业集成项目管理软件时经常犯的另一个错误是试图重新设计一个流程。这通常会导致工作流程中断、团队脱节和工作空间混乱。保持简单。您不必为了使用项目管理软件而彻底改变您的业务运营。相反，用它来补充已经在起作用的东西。
    让您的团队做好应对变化的准备：培训您的团队使用新的项目管理工具。解释更改的好处，并向他们展示如何使用软件提高性能。腾出时间回答问题并设定将现有工作、数据和项目迁移到新软件的截止日期。
    确保安全到位：检查您的应用程序设置并确保为您的团队和数据设置安全性。最好的项目管理软件提供双因素身份验证(2FA)来保护您的业务。或者，如果您的项目管理软件不提供此功能，您可以查看第三方身份验证器应用程序。

    二、小型企业如何从项目管理软件中受益？

   确定可重复的流程和扩展效率是小型企业的重中之重。项目管理软件有助于实现这些以及更多。以下是项目管理工具对小型企业的其他好处：
    一致的目标：项目管理软件有助于使项目与企业的总体目标保持一致。团队成员可以看到任务如何融入大局以及他们如何贡献价值。
    项目分解：项目管理软件将项目分解为较小的任务和子任务，并具有明确的可交付成果和截止日期。这有助于在团队中平均分配工作并确保项目按时完成。
    工作流管理：适用于小型企业的项目管理软件简化了团队中任务的分配和安排。它还提供报告，显示完成任务所需的时间、出现瓶颈的位置以及其他关键指标。
    过程控制：项目管理软件最大限度地减少未缓解的错误和差异。Zoho Projects等强大的项目管理软件可以重新安排任务并在截止日期临近时提示团队成员。这有助于避免团队内部的信任和信心的混乱和崩溃。
    团队问责制：明确定义角色和分配任务可以使项目顺利高效地完成。团队成员知道他们负责什么，因此未完成的任务更少。好的项目管理软件可以保持项目进度透明，并鼓励团队成员尽自己的一份力量。
    报告和见解：项目管理软件从已完成的项目中创建报告和见解，提供有关下次如何改进的宝贵信息。这些见解可帮助您评估公司范围内的绩效并为未来做出改变。
    模板：适用于小型企业的最佳项目管理软件提供模板以节省时间、加快工作速度并确保将最佳实践融入您的业务流程。模板可减少返工并作为新项目的起点。

    三、什么是适合小型企业的最佳项目管理软件？

    我们对小型企业和团队的项目管理软件的推荐Zoho Projects。除了大多数项目管理软件提供的基本功能外，Zoho Projects还提供：
    1、实时活动流
    活动流将项目管理与实时聊天和更新相结合，为小型企业经理和团队提供快速的交互式功能，以实现远程和办公室协作。Zoho Projects活动流提供了正在进行的项目的全局视角。团队成员可以编辑任务和项目信息，所有更改都自动保存在Zoho Projects中，因此用户输入之间没有冲突。
    小型企业经理和团队可以在实时项目更新和特定任务的详细信息之间导航。当有人完成任务或更新项目时，它会自动显示在活动流中。Zoho Projects的活动流让每个人都能了解彼此的进度，实时增强协作。
    2、工作量和动态申请表
    动态请求表允许您根据业务需求创建和分配任务。例如，与小型数字营销机构相比，小型建筑公司的请求表具有不同的输入字段。Zoho Projects请求表单允许您从Zoho Projects中的模板捕获各种字段并将入站请求作为任务、项目或项目进行管理。
    表单问题会根据请求者在填写时提供的信息而变化。这可确保小型企业团队轻松获得他们快速开展工作所需的信息，而无需提出不必要或重复的问题。提交请求表后，Zoho Projects的动态表单会自动将任务分配给合适的团队成员。
    3、与多个工作应用程序集成
    Zoho Projects可轻松与Sprints、CRM、Meeting、Mail和许多其他重要的工作应用程序集成。该Zoho Projects集成附加到基于云的连接和本地应用程序和可定制自动化Zoho Projects。这大大减少了传输信息和在工作应用程序之间切换所花费的时间。它还激发了自动化的力量，并有助于创建不间断的工作流程。
    与其他工作应用程序集成有助于提取报告和见解，从而改善您的业务。Zoho Projects的集成和自动化功能超越了一次性、随意的集成，可以为您的业务需求和强大的工作流自动化提供深度定制，消除手动工作。
    4、打样和批准功能
    Zoho Projects提供打样和批准功能。协作者可以查看彼此的评论并实时处理相互矛盾的反馈。指定的审阅者和批准者可以对文档、数字资产、Web内容或网站页面进行更改。所做的编辑被划掉，相应的任务标记为“已审核”或“已批准”。
    Zoho Projects的校对功能提高了小型企业审查和批准过程的简便性和能力，加快了项目进度并消除了错误风险。反馈、评论和批准在一个集中位置进行跟踪和存储。内部和外部利益相关者可以权衡正在进行的工作，而无需来回发送电子邮件或失去沟通和时间。
    5、项目和团队的360°可见性
    随着更紧急的任务被优先考虑，某些项目可能会在纷繁复杂的日常业务活动中迷失。有时重要但不紧急的任务会被遗忘，直到为时已晚。Zoho Projects通过提供对每个正在进行的项目的360°可见性以及摘要概述来缓解这个问题。展示正在进行的项目的高级和详细信息的能力——有多少项目正在进行中，谁在做什么，多久满足或错过最后期限——帮助小型企业经理始终掌握最重要的信息。深入了解Zoho Projects中生成的项目、任务和报告，以衡量团队工作、项目进度和其他关键指标。这有助于您跟踪业务目标并根据实时数据做出决策。
    6、售后支持
    无论软件使用起来多么简单，您都可能会遇到问题和问题。大多数小型企业没有专门的IT团队，这就是Zoho Projects介入的地方。Zoho Projects为用户提供多种形式的支持：
    常见问题解答和资源：访问Zoho Projects强大的常见问题解答页面、定期更新的资源库和博客以查找问题的答案
    实时聊天：在您的仪表板和Zoho Projects网站上轻松查找Zoho Projects的实时聊天
    电子邮件：所有Zoho Projects用户都可以使用电子邮件支持
    电话：付费用户可以通过电话直接联系Zoho Projects。
    帮助中心：该Zoho Projects帮助中心详述，不断更新
    社区论坛：Zoho Projects的社区论坛为用户提供更多支持
    培训：Zoho Projects定期为用户提供培训网络研讨会
    凭借新的免费计划，允许无限用户和子任务管理（除了通常的任务管理功能），Zoho Projects的小型企业项目管理软件为团队节省了大量时间和精力。如果您是一位小企业主或经理，正在努力让您的员工高效和同步地工作，请立即开始为期10天的Zoho Projects软件免费试用。