任务自动化: 自动归档不活跃的项目

说起项目管理软件功能，通常我们会想到项目模板、甘特图、任务列表、工时表，但有一项功能的重要性丝毫不弱于这些功能，那就是任务自动化，本期我们将带来任务自动化如何自动归档不活跃的项目。

一、任务自动化起源和发展

1.古希腊时期

自动化的历史非常悠久，早在古希腊时期人们就学会了用简单机械装置完成重复性工作，类似风车和水车都是典型代表。

2.工业革命时期

真正的自动化始于工业革命时期。18世纪末和19世纪初，英国的纺织业成为自动化的先驱，詹姆斯·哈格里夫斯发明了第一台能够自动完成纺纱工序的纺纱机，标志着纺织业从手工生产向机械化生产的转变‌。

3.任务自动化离不开自定义函数

自定义函数是一个软件代码帮助你自动一个过程并允许在触发工作流，立即自动发送通知，调用webhook，或者执行逻辑。此函数有助于自动复杂任务和计算。

二、用户实际案例

这是一位客户提出的一项非常具体的要求，即如果项目6个月不活跃，则应自动归档。

我们使用自定义函数实现了此目标，你可以根据指定的项目时间表（例如每小时、每天、每周或每月）执行自定义函数。此功能可用于重复操作，例如生成月度报告或向门户用户发送有关即将到来的项目里程碑或截止日期的电子邮件，而无需依赖特定事件。

为Zoho Projects服务创建连接，范围为“ZohoProjects.Portals.ALL & ZohoProjects.Projects.ALL”，以将“项目”替换为连接名称。

要使用的代码:

// Get the current date
current_date = zoho.currentdate;
// Subtract 6 months from the current date
six_months_ago = current_date.addMonth(-6);
// Output the result
info six_months_ago;
getAllProjectsParam = Map();
getAllProjectsParam.put("custom_view_id",xxxxxxxxxx); // place the custom view id here
getAllProjectsParam.put("is_gantt",false);
getAllProjectsParam.put("page",0);
getAllProjectsParam.put("sort_by","DESC(undefined)");
getAllProjectsParam.put("per_page",100);
//last modified time field id here
getAllProjectsParam.put("filter",{"criteria":{{"cfid":"1945138000000042003","criteria_condition":"less_than_or_equal","value":{six_months_ago}}},"pattern":"1"});
getProjectResponse = invokeurl
[
url :"https://projects.zoho.com/api/v3/portal/" + portalId + "/projects_cv"
type :GET
parameters:getAllProjectsParam
connection:"projects"
];
if(getProjectResponse != null)
{
projects = getProjectResponse.get("data").get(0).get("entities");
for each project in projects
{
projectId = project.get("id");
param = Map();
param.put("status", "archived");
updateProjectResponse = invokeurl
[
url :"https://projects.zoho.com/restapi/portal/" + portalId + "/projects/" + projectId + "/"
type :POST
parameters : param
connection:"projects"
];
info updateProjectResponse;
}
}