任务自动化：在任务截止日期前自动提醒

项目任务管理中，人工失误导致的延迟时有发生，如何确保所有者按时完成所有任务？项目管理软件的自动提醒功能是应对之道。下面小编将通过案例讲解如何在截止日期前向任务所有者触发自动提醒。

一、任务自动化之自定义函数

自定义函数是一组用户编写的代码，用于实现特定要求。

如何设置自定义函数

使用工作流规则（项目任务管理）设置触发时间所需的条件，并将计划函数与其关联。

二、客户案例

我们的一位客户正在使用Zoho Projects跟踪他们的零售管理，他们希望跟踪供应商订单的截止日期，其中任务的截止日期提前几个月更新。他们想要一个功能，在截止日期前五天自动通知任务所有者，以确保及时提交订单。

这可以通过Zoho Projects中的计划函数实现。

自动函数代码：

projectParam = Map();
projectParam.put("status","active");
getAllProjects = invokeurl
[url :projectsEndpoint + portalId + "/projects/"
type :GET
parameters:projectParam
connection:"XXXXXXX"];
if(getAllProjects.containKey("XXXXXXX"))
{projects = getAllProjects.get("XXXXXXX");
usersParam = Map();
usersParam.put("user_type","active");
getAllUsers = invokeurl
[
url :projectsEndpoint + portalId + "/users/"
type :GET
parameters:usersParam
connection:"XXXXXXX"
];
if(getAllUsers.containKey("users"))
{
users = getAllUsers.get("users");
for each user in users
{
userId = user.get("id");
taskParam = Map();
taskParam.put("status","open");
taskParam.put("owner",userId);
taskParam.put("time","all");
// taskParam.put("all_tasks", true);
getAllTasks = invokeurl
[
url :projectsEndpoint + portalId + "/mytasks/"
type :GET
parameters:taskParam
connection:"XXXXXXX"
];
if(getAllTasks != "")
{
tasks = getAllTasks.get("tasks");
taskRow = "";
// Get the current date
current_date = zoho.currentdate;
// Add 5 days to the current date
five_days_after = current_date.addDay(5);
for each task in tasks
{
if(task.get("end_date")==five_days_after.toString()){
info "task date : "+task;
res = invokeurl [
url : task.get("link").get("self").get("url")
type : GET
connection : "XXXXXXX"
];
info res;
taskRow = taskRow + "<tr> <td>" + task.get("project").get("name") + "</td> <td>" + task.get("name") + "</td> <td>" + res.get("link").get("web").get("url") + "</td> <td>" + task.get("start_date") + "</td> <td>" + task.get("end_date") + "</td> <td>" + task.get("status").get("name") + "</td> </tr>";
}
}
if(taskRow!=""){
sendmail
[
from :zoho.loginuserid
to :user.get("email")
subject :"Orders that are pending in 5 days"
message :"<html> <style> table, th, td { border:1px solid black; border-collapse: collapse; } </style> <body> <h2>Orders that are pending in 5 days</h2> <table style=\"width:100%\"> <tr> <th>Project Name</th> <th>Order Name</th> <th>Order URL</th> <th>Start date</th><th>Due date</th> <th>Status</th></tr> " + taskRow + " </table> </body> </html>

注意事项

你所要做的就是将 XXXXXXX 替换为 Zoho Projects 连接链接名称，该名称的范围为：ZohoProjects.users.ALL、ZohoProjects.portals.ALL、ZohoProjects.projects.ALL、ZohoProjects.tasks.ALL（在下面的代码中）。查看此链接以了解如何创建连接。请找到要映射的参数的屏幕截图和示例计划函数以供参考。