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你是否也经历过项目进度混乱、团队沟通不畅、任务分配不明确的痛苦呢?如果你找不到好的解决方案,那么不要错过项目管理软件,免费项目管理软件可以做什么?关键功能、应用场景有哪些?
1.关键路径
项目管理,不只是关键路径那么简单!在纷繁复杂的项目中,每个节点、每个项目里程碑都至关重要。传统的理念里往往只强调最长的路径,但现实中,关键节点的时间要求同样会影响整个项目的走向。
项目管理软件在计算关键路径或者总浮动时间时,已经将这一点考虑在内了,从这一点上讲,项目管理软件已经发展做得比较完善了。
2.甘特图
甘特图也叫作横道图,已经是一个非常有历史的工具,最早是1917年由亨利·甘特先生提出来的,因此被称为甘特图,在各行各业的项目管理中都有非常广泛的使用。项目管理软件里面的甘特图基本上是根据任务的信息自动生成的,当然还可以进行个性化的设置让甘特图显示得更为漂亮、直观。
3.资源利用
任务都是由团队或者某个团队成员完成的,那么假如这个成员在某个时间段不可用或者安排的工作量太多,就会影响到任务的按时完成。这在 项目管理软件中主要通过两种方式体现:
第一,资源日历,可以设置这个团队成员在某个时间段完全不可用,从而提醒你不能在这个时间段安排任务;
第二,资源在不同时间段能够贡献的工时数量,这个可以在资源可用性中进行设置。
4.资源和工期管理
在项目管理的世界里,资源和工期就像是一对难舍难分的恋人。用项目管理软件时,你可以通过设置任务类型(单位、工期、工时)来展现任务工期和资源数量之间的微妙关系。
那么问题来了,人员增加一倍,工期真的就能缩短一半吗?答案是:不一定。更多的时候,增加人手确实能缩短工期,但并不是严格按照反比例来的。所以,使用“工期”作为默认的任务类型,这样在调整资源数量时,我们可以更灵活地控制工期的变化。
5.做计划要有风险思维
“取法乎上,仅得乎中”,这就告诫我们做事一定要留有余地,如果想让项目在年底的1月31日前完成,那么定目标时就应该把时间稍微提前一些,比如1月15日或者更早。这主要是为了应对风险,尤其是未知风险。
这一点不只体现在进度管理上,还体现在成本管理上,通常预算成本要大于成本基准,这也体现风险管控的思维。
免费项目管理软件也可以完成很多项目工作,在项目管理中可以帮助我们找到关键路径,使用甘特图规划管理项目进度,让项目计划更具有风险意识,让资源合理利用。
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