项目管理中如何解决跨部门沟通障碍

项目管理中如何解决跨部门沟通障碍？我们都知道沟通对于项目管理的重要性，但是跨部门、跨地域、跨公司之间的沟通，由于人员之间相互不认识不熟悉，无形中为沟通添加了一道屏障。

项目管理中的沟通其实也是效率的体现，提前做好计划和安排，沟通效率也会有明显地提升。那么，跨部门沟通中，项目经理应该如何避开这些“坑”呢？

1.识别和梳理项目干系人

对于刚刚组建的项目团队，项目经理首先要做的是识别项目干系人，根据项目计划来将干系人进行分类整理，制定出一份包括姓名、部门、上级领导、工作职责等内容的清单，并要根据项目计划变更和人员调整进行实时更新。

第二步对项目干系人进行梳理。我们可以按照权利和利益的高低，借鉴四象限法对干系人进行划分：重点管理、令其满意、随时告知、最小关注。对于不同的干系人，采用不同的沟通策略，例如重点管理的需要每天定时沟通，将项目目标、进展、风险和决策内容进行共享；再比如相对边缘的干系人，可以按照每周的频率，将项目进展和风险进行告知。

2.提前规划要沟通的问题

与干系人的沟通，如果仅仅是为了联络感情，放下包袱会让沟通效果更好。但是，提前想好要沟通的问题，不仅仅在沟通中联络了感情，还能推进项目进展。这些问题包括：你希望对方帮你做什么事？你认为他会要求你做什么？如果对方不同意，是否有备选方案？如果双方没有达成共识，会带来什么后果？

3.主动倾听，注重沟通方法

先学会倾听，然后再发表意见。人与人之间的沟通方法非常重要，错误的沟通方式甚至会对项目带来毁灭性地打击。

作为项目经理，首先要主动沟通，尤其是在项目前期，花80%的时间去跟干系人沟通，聆听他们对现状的评价和发现的问题，并进行提炼和汇总，在项目后期所投入的精力就会相对变少。

其次要诚信沟通，既然大家是为了同一个项目，能最快的信任对方，与对方合作才能更好的完成项目。工作过程中最忌欺骗、隐瞒事实，这样会破坏信任关系。部门间一旦缺乏信任，会加重彼此的防御心，沟通上就会有所保留，甚至隐藏一些重要的信息。

最后要确保沟通信息无误，在进行跨部门沟通时，项目经理务必向项目内成员传达清楚最新进度和信息。有时候，跨部门会议会决定很多事，而这些事必须由不同的成员去执行，所以保证信息传达准确无误，才不会让好不容易达成的共识打折扣。

4.借助工具让沟通效果更好

项目经理作为串联整个项目的“灵魂人物”，从上到下、从里到外，将大多数的时间都放在了沟通上。实际上，运用项目管理工具可以大大提升沟通效率，在确保项目进度的前提下，让各部门之间的沟通都更加顺畅。

例如Zoho Projects项目管理工具，它可以让所有项目干系人、所有参与项目的部门和团队成员，都在一个平台上处理各项任务。多人在线协作、文档共享、进度查看、资源利用都能一目了然，从根本上节约了大量沟通成本，提高效率。