WorkDrive 4.0：更高效，更易用

企业正在面临各式的难题和挑战。企业在努力尝试灵活的工作安排、分布式团队管理和新型的协作方式时，也面临着越来越多的安全风险。可以说科技在解决这些问题，也在滋长这些问题。考虑到每个团队平均使用了80个应用程序进行办公，如何简化应用程序中的数据似乎更具挑战性。

“应用程序繁多所造成的问题比它们能解决的问题还多。”

伴随着业务流程的不断发展，企业正在通过重新评估正在使用的工具和寻找简化技术堆栈的机会来降低业务流程的复杂性。

满足企业文件管理需求的统一化管理平台

平台可以作为不同产品的连接枢纽，它能够让不同的应用程序配合协作起来。用户可以根据平台的集成能力来衡量平台的价值和效率。通过将平台作为技术栈的基础，用户就不必受一套工具的限制。

在Zoho Workdrive中，我们尽可能地减少了用户所需的应用程序数量，最大程度减少网页切换，并提供了简便的企业业务数据管理方式。Zoho Workdrive为用户提供了一个安全简便的管理平台，来存储数据、共享文件、团队协作以及管理工作流程。

首先我们为Zoho Workdrive中引入了API。通过API，用户可以集成其它应用程序，做到数据集中管理，以及简化整个企业的数据管理流程。无论您是想在文件管理工具中构建其它应用程序还是与其它工具集成，Zoho Workdrive的API平台都可以作为您的首选解决方案。Zoho Workdrive中的sdk和api允许用户快速构建和部署与内容相关的应用程序。(P.S. 这不是现成的解决方案，需要开发人员配置工作流）

在Zoho Workdrive 4.0的第一阶段更新中，提高了混合工作环境中的团队效率和连通性。到了第二阶段的更新，提供了自主构建应用程序、自动化工作流程等功能，丰富用户体验，在保持合规性的同时，提高了整体生产效率。

一、生产力

1、无忧的文件上传体验

企业在文件管理中经常会遇到文件上传问题，如上传速度慢、网络故障和超时……为了避免这些问题，Zoho Workdrive加强了文件上传功能，确保用户更流畅的文件上传体验。

（1）大文件分块上传

分块上传是一种将大文件分成较小的部分进行上传的技术。这种方法可以为用户提供稳定有效的大文件上传体验。在网络连接不稳定时暂停和恢复上传过程中，如果上传被中断，系统将从中断的位置继续上传，而不是重新开始，从而节省时间和数据。

（2）大文件无缝上传

Zoho Workdrive 将文件上传容许度提高了10倍，文件上传最大可至250GB，用户可以无缝上传大型项目文件。（上传限制根据不同的购置计划而定）

2、AI激发创造力

你是不是有的时候会花好几个小时头脑风暴，绞尽脑汁来构思一个完美的广告宣传语？Zoho Workdrive 现在集成了强大的OpenAI功能，人工智能助手Zia可以助力用户完成创造性工作。

ZOHO力于优化企业的内容创作和分发方式。Zoho Workdrive 作为内容自动化平台中重要一环，Zoho Workdrive 4.0带来了以下创新功能。

（1）内容创作轻而易举

无论是撰写博客、记录公司条例政策，还是给客户发送电子邮件，只需简单描述您的需求，Zia AI便能迅速分析并生成定制化的内容和图像。对于缺乏专业写作和营销团队的公司来说，这无疑是颠覆性的变革。

（2）注释完善更显智慧

在全球化的工作环境中，员工分布在不同时区，对文档的注释成为了日益重要的沟通方式。高效的反馈和讨论使得团队能够共同创造出深思熟虑的作品。 Zia AI实时为您提供建议，帮助您优化评论，无论是重新措辞、缩短还是调整标点，都能达到清晰专业的水准。

（3）一键生成音视频封面

厌倦了系统默认的媒体文件封面？只需用几个词描述您心中的理想形象，Zia便能为您的音频和视频文件创造出视觉上引人注目的封面。

3、代码片段省时省力

Zoho WorkDrive新增了代码片段功能，让您在编码时省时省力。您可以从外部来源复制粘贴代码片段，或直接上传至平台存储。 用户还可以与团队成员或合作伙伴共享这些代码片段。它们不仅有助于开发人员的学习与技能提升，还能提高编码效率，加强团队协作。

4、Zoho Mail+ WorkDrive集成，安全共享无忧

许多企业需要频繁地对外共享文档和文件。例如，律师事务所需处理各种文件，如协议、合同、索赔、遗嘱和发票。为了确保这些文件能安全地发送给客户或第三方，我们引入了“作为副本附加”选项，使收件人能够便捷地查看、下载和安全存储这些共享文件。

二、合规性

Zoho WorkDrive新增了两项安全认证，以提升服务的可靠性和安全性。

• ISO 9001是质量管理体系(QMS)的国际标准，它验证了我们持续提供符合客户和法规要求的优质产品和服务的能力。

• ISO 22301是业务连续性管理体系(BCMS)的国际标准，旨在帮助组织预防、准备、响应和从意外和破坏性事件中恢复。

1、数据保留

Zoho WorkDrive之前只有业务版包含数据保留功能，出于用户需求的考虑，现在所有付费版本计划都启用了数据保留功能。

三、用户体验改进

1、舒适的语言环境

Zoho WorkDrive 扩展了语言支持，并将继续增加对更多语言的支持，照顾到更多的用户。

另外还进一步优化了搜索功能，包括保存搜索结果、多个搜索选项、突出显示关键字、访问最近的搜索和使用过滤器缩小搜索范围等功能。

此外，还改进了音频和视频内容的浏览体验，引入了画中画(PIP)支持，并在缩略图视图中提供了更详细的信息。

2、优化搜索功能

Zoho WorkDrive对搜索功能进行了一些优化加强，以帮助用户快速找到所需文件。

（1）保存搜索结果

用户可以保存常用的搜索和过滤器，以便将来能够轻松地使用相同的条件重新生成搜索结果。

（2）发现多个搜索选项

Zoho WorkDrive在嵌入式文件夹视图和外部共享视图中增加了专用搜索栏，使用户能够快速查找和访问文件。

另外，还提供了快速搜索选项，方便用户在My Folders、Team Folders、Org Folders和其他特定子文件夹中查找文件。

（3）突出显示关键字

为了提高搜索词的可见性和易用性，Zoho WorkDrive在搜索建议UI和搜索结果页面上突出显示了搜索词。

（4）访问最近的搜索

用户现在通过搜索UI快速访问他们最近的搜索，以便迅速找到所需信息。

（5）使用过滤器缩小搜索范围

在移动APP中，Zoho WorkDrive新增了多个过滤器选项，以便用户更快地发现文件和文件夹。通过在父文件夹和子文件夹级别引入搜索选项，进一步优化数据搜索体验。

3、轻松浏览音频和视频内容

Zoho WorkDrive加强了视频和音频预览功能，增加了向前和向后播放的选项。同时引入了用于静音和取消静音(M)、进入和退出全屏模式(F)以及播放和暂停(空格键)的键盘快捷键。此外，还为视频文件提供了画中画(PIP)支持。

4、立即添加文件

Zoho WorkDrive在最近的文件和收藏夹选项卡中添加了[+ NEW]按钮，使用户能够轻松创建、上传或直接从这些途径快速导入文件。

5、享受更详细的缩略图视图

Zoho WorkDrive增强了缩略图视图，用户能够通过缩略图更容易地识别图像、视频和文档。

四、聆听用户声音

ZOHO一直很重视用户的真实反馈，并根据客户的需求开发了相关的功能增强。以下是我们根据用户意见，进行的优化改进。

1、增强WorkDrive Snap功能性

Zoho WorkDrive重新设计了用户界面，并改进了屏幕和视频录制功能，以丰富用户的录制体验。

（1）轻松控制麦克

用户可以在录制屏幕或拍摄视频时静音和取消静音麦克风，开启或关闭摄像头，更从容的掌控录制，随心录制出想要的内容。

（2）体验PIP（画中画）

画中画功能帮助用户在屏幕角落的小窗口中看到他们录制的内容，可以增强在应用程序之间导航或在主屏幕上浏览内容时的可见性。用户可以轻松地放大缩小记录窗口。

（3）设置分辨率

在录制视频时，用户可以根据自己的需要或喜好调整分辨率，从1080p、720p（默认）和480p中进行选择。

2、分页功能更便于导航

分页功能可以方便用户查看访问树形导航UI中的所有文件夹和子文件夹，确保用户具有完全的可见性，进行文件查找、访问和组织。

五、Zoho WorkDrive作为平台的强大之处

在应用程序之间搭建桥梁

为了将Zoho WorkDrive构建为一个更好的集成平台，我们引入了自定义应用程序的新方法，使用webhook将Zoho WorkDrive与其他任何应用程序联结起来。用户可以通过管理控制台创建一个自定义应用，并配置相应的webhook。

自定义应用程序简化了应用程序之间的通信。用户可以设置触发器操作，根据文件、文件夹或团队的特定事件自动将数据从一个应用程序发送到另一个应用程序。webhook通过自动发送通知来促进应用程序之间的实时信息交换，从而解决了请求或等待信息的问题。

例如，用户可以配置一个webhook，让文件从Zoho WorkDrive的特定位置上传、修改或删除时快速发送通知。这样，用户就不需要在不同应用程序之间切换，只需创建一个自定义应用程序，就可以在一个地方接收所有所需的信息。

对于编码人员或与开发人员一起工作的人员，可以使用我们的API来自动上传文件。将应用程序生态系统联结起来可以帮助简化这些应用程序中的业务数据。

我们的目标是统一应用程序和自动化业务工作流程，消除手动文件上传和数据输入的需要。例如，当在CRM中创建一个潜在客户时，与该特定潜在客户相关的文档可以自动上传到Zoho WorkDrive中的指定文件夹。我们致力于使Zoho WorkDrive成为一个更好联结业务应用程序和最大限度地提高员工生产力的平台。

六、拥抱科技未来

内容协作的未来是由自动化和人工智能打造的。PWC普华永道最近的一份报告中显示，在技术堆栈中引入自动化和人工智能可以为“全球2000强”公司每年节省2000万至4000万美元，对于许多企业来说，简单地应用标准自动化技术可以减少花费，在相关流程上节约的时间高达40%。

当然，公司需要选择合适的内容自动化技术来实现先进的人工智能，并在不受损害的安全性下实现无缝自动化，与其他应用程序集成。

为了紧跟现代团队的需求，ZOHO一直以来不断提高技术。Zoho WorkDrive旨在通过提供统一的平台，帮助企业简化业务内容的协作。通过Zoho WorkDrive，您可以建立虚拟工作空间，利用内置AI智能工作，并使用数千个集成自动化业务流程。

用户可以通过联系我们 -Zoho Workdrive向我们提供问题、评论或想法。也可以在微信公众号【ZOHO云服务】上关注我们，获取最新的ZOHO新闻和产品更新。