在全球贸易中，专业、高效的单据管理是外贸企业赢得客户信任的关键。Zoho Books作为一款专为外贸场景设计的智能业务管理系统，凭借其自动化流程、多语言支持与合规化功能，已成为众多企业的首选工具。本文将详细解析Zoho Books的核心使用方法，并重点演示如何设置多语言报价单，助力企业轻松拓展国际市场。
一、Zoho Books基础功能与使用步骤
1. 核心功能概览
Zoho Books集成了报价单、订单、发票、装箱单等全流程管理功能，覆盖从客户询价到交付的完整链路。其核心优势包括：
自动化生成单据：支持报价单→订单→发票的自动转换，减少重复操作。
多语言/多币种支持：覆盖22种语言与180+货币，汇率自动更新，满足全球交易需求。
合规性保障：适配不同国家的税务规则（如欧盟VAT、美国Sales Tax），生成符合当地法规的电子发票。
库存联动：实时同步库存数据，避免超卖或订单延误。
2. 基础操作步骤
（1）创建客户档案
进入“客户”模块，填写客户名称、联系方式、结算货币、门户语言等基础信息，支持按客户设置专属交易条款（如付款方式、税率等）。
（2）录入产品信息
在“产品与服务”中添加商品详情，包括SKU、描述、单价、税率等。系统支持批量导入商品数据，并关联库存状态。
（3）生成报价单
点击“销售”→“报价单”，选择客户并添加商品，系统自动计算总价。系统支持设置报价单编号、报价单有效期，而且企业可添加付款条款（如预付款比例、信用证条款）及运输方式等附加说明。
企业如何在系统中选择报价单模板？
Zoho Books系统内置16种报价单模板，涵盖欧美、日本、印度等主流市场格式，支持插入公司Logo、自定义配色。
- 注册一个Zoho Books账号，系统支持14天免费试用，而且提供免费版，可以提供基础的报价功能。
- 进入系统后，选择右上角“齿轮设置图标”—进入“定制模块”—选择“PDF定制”
二、如何设置多语言报价单？分步详解
外贸企业常需为不同国家的客户提供本地化报价单，Zoho Books客户已通过提供客户门户的功能来展示多语言、多币种的报价单管理，具体介绍如下：
步骤1、企业需要先进行客户管理
Zoho Books系统客户门户管理功能，客户可通过门户查看、下载发票、报价单、信用票据等交易文档，并管理个人信息（如联系方式）。这意味着，企业要想让客户看到英语的报价单，需要先去管理客户信息，门户语言板块选择英语。
步骤2：创建报价单
企业在创建报价单页面，可以选择客户的名称，系统会自动关联之前设置的客户信息。这就意味着企业无需切换系统的界面语言，直接通过客户门户设置语言，就可以轻松让国外客户接收到多语言报价单。
三、关于客户门户功能的其他介绍
1、在线支付与财务处理
Zoho Books的客户门户支持多种支付方式（如Stripe、PayPal、Authorize.Net 等），客户可直接在线完成支付。对于外贸场景，还允许大额支付和跨境交易，并集成Zoho Sign实现电子签名，确保交易安全。系统界面可以一目了然地查看客户的交易状态。
企业也可设置自动付款提醒，提高回款效率。
2、协作与审批流程
客户可通过客户门户功能接受或拒绝报价，参与报价讨论，并查看销售订单的审批进度。企业通过共享付款通知单和项目更新信息，减少邮件沟通，提升协作效率。
门户内置客户评价功能，客户可留下意见或评分，企业可直接在Zoho Books中查看并分析反馈。
3、权限管理与安全保障
企业可为每位客户单独配置访问权限，设置独立密码，并指定联系人访问特定交易。数据通过加密传输和存储，确保客户信息安全性。
4、个性化与多语言支持
企业可定制门户外观，如添加品牌Logo、调整配色方案或创建专属页面。
四、Zoho Books多语言报价单的3大核心优势
1、提升国际客户信任
本地化语言与格式适配客户习惯，减少沟通障碍。例如，可以为中东客户提供阿拉伯语版本并标注HS编码，加速清关流程。
2、提升报价单效率
模板复用功能可保存常用条款与格式，新员工10分钟即可生成专业报价单。
系统自动归档历史记录，避免重复报价或条款冲突。
“从我自身的使用经历来说，使用Zoho Books后，我的工作效率大幅提升，每天的工作时长节省了至少3小时。以前一份报价，从制作到检查发出，大概需要30分钟到1个半小时之间，现在15分钟足够，尤其是订单越多，时间累积越明显。”——颜趣中国CEO龚雪
3、合规与成本控制
可以自定义设置目标国家的税务规则，规避法律风险。
系统化管理方便优化定价策略，减少汇损与人工错误。
五、立即体验Zoho Books
通过Zoho Books，企业不仅能实现高效的多语言报价管理，更能以专业形象赢得国际客户信赖。立即注册，即可免费体验14天产品，让智能工具为您的全球业务赋能！
Zoho Books 进销存订单软件，简单高效，尤其适合成长型中小企业，14年以来深受国内外企业的一致喜爱。无论是开展国内业务，还是拓展国际市场，Zoho Books都能成为企业高效订单管理的得力助手。
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Zoho Books是一款简单高效的进销存订单管理系统，尤其适合成长型企业。提供从采购、销售到出库的全流程管理，从订单创建到交付的自动化跟踪；在国际交易处理、税务法规遵循、物流和库存管理等方面更符合国际规定，支持180种货币、22种语言，除全球通用版外，还有15个特色版本（包括：美国、加拿大、墨西哥、英国、南非、沙特阿拉伯等），让企业在国际贸易中能够轻松应对复杂的订单管理和税务挑战。
