在 Zoho CRM 中检查重复记录
随着您的企业不断扩大，当 CRM 中有成千上万条记录时，查找重复项会变成一项非常困难的任务。通过我们称为“唯一字段”的功能，Zoho CRM 帮助您在创建记录前就找出重复项。
当标注某一字段唯一时，CRM 将基于该字段的值，搜索现有记录以找出重复项。例如，假设您在“线索”模块中将电子邮件地址标注为唯一字段。当尝试创建其电子邮件地址与现有线索相同的某一线索时，CRM 将抛出重复警报。显然，两个人不能具有同一电子邮件 ID。其他示例包括社保编号、护照编号、产品代码等等。在 Zoho CRM 中，可将任何模块中的字段标记为“唯一”。标记为“唯一”后，各种情况（包括在手动创建记录时及通过导入、API、线索/销售订单/报价转化创建记录时）下，在 Zoho CRM 中管理重复记录时，这些字段充当重要角色。
管理员或具有自定义 Zoho CRM 角色权限的用户能够将字段标记为唯一。一旦字段在模块中被标记为唯一，您就能够防止在该模块中通过手动创建、导入、集成、Web 表单等方式来创建重复记录。
尽管一直标注字段为唯一，但如果发现您的帐户中存在重复记录时，您可以使用 CRM 的重复数据工具来清除它们。
可用性
必需权限：此功能一旦启用，就可供所有用户使用。
将字段标记为唯一
角色中具有定制 Zoho CRM 权限的用户可启用此功能。启用或禁用此功能时，所有管理员都会收到电子邮件通知。请注意，您需要为“线索”和“联系人”模块单独启用此功能。启用此功能后，所有用户都可使用此功能，并且他们将在添加其电子邮件地址已存在于 CRM 中的线索或联系人时收到通知。
请点击以下链接了解如何将字段标记为唯一以及相关注意事项：将字段标记为唯一
注
- 在线索模块中将字段标记为唯一时，您还将见到允许对已转化线索启用重复检查的选项。
考虑以下场景。您已跟进并转化了名为 James 的线索。现在 James 是“联系人”模块中的记录。您的团队中的另一销售代表添加了同一线索 (James)，但他/她不知道该线索已被跟进。在此情况下，不需要再次将 James 添加为线索 - 它只是个重复条目。
在此情况下，您可通过对已转化线索启用重复检查来停止创建相同线索。启用此检查后，每当在“线索”中添加重复条目时，CRM 会检查现有线索及已转化线索以查找匹配项。
要启用针对已转化线索的重复检查，请点击更改首选项链接，此链接将在您将字段标记为唯一时显示。在重复检查首选项弹出窗口中，选中同时检查已转化线索中的重复项复选框，然后点击保存。您可始终稍后更改此设置。
还可从设置 > 设置 > 定制 > 模块 > 线索中启用重复检查。在线索 > 重复检查首选项上点击更多图标。
使用
可使用各种方法在 Zoho CRM 中添加记录。您可以填写线索/联系人表单、复制记录、使用 Web 表单、导入记录、使用 API 以及使用许多其他方法来添加记录。下面给出了执行电子邮件重复项检查时的各种情况。
- 创建并编辑记录 - 您将收到通知消息，并且在电子邮件地址已存在于其他记录中时，您无法保存记录。
- 相关列表 - 当您在相关列表中创建联系人时，也会进行电子邮件地址重复项检查。
- 查找弹出框 - 从查找字段的弹出框中创建线索/联系人时，将会执行电子邮件地址重复项检查。
- Web 表单 - 仅针对从“Web 提交线索/联系人”表单中拉取的记录执行电子邮件地址重复项检查。如果发现重复项，将会自动发送待审批，即使禁用了线索/联系人审批选项也是如此。只有在记录被审核和批准后，才会添加到模块。另请参阅审批记录
- 复制 - 在“复制线索/联系人”页面中复制记录时，“邮箱”值将被自动移除。您可以添加另一个电子邮件地址并保存记录。
- 导入 - 在电子邮件地址重复项检查处于启用状态时，“复制”选项将被禁用。您将能够选择“跳过”或“覆盖”作为重复条目的操作项。当您选择“覆盖”选项时，将无法映射线索/联系人 ID。
- 移动应用 - 使用 Zoho CRM 移动应用添加记录时，将会执行重复检查，您将无法创建重复求职者或联系人。
- 对于 API 方法 - 下面是启用电子邮件地址重复项检查时的各种情况：
- insertRecord API 方法 - 使用此 API 方法时，如果您添加的记录具有 CRM 帐户中已存在的电子邮件地址，您将会收到以下通知消息：<message>记录已存在</message>。将不会添加记录。
- updateRecord API 方法 - 使用此 API 方法时，如果您更新记录中的邮箱字段，那么会执行电子邮件地址重复项检查。如果 CRM 帐户中已存在类似的电子邮件地址，将不会更新记录。更新多条记录时，将会跳过检查。
- convertCadidate API 方法 - 使用此 API 方法时，如果您转化线索，将会执行电子邮件地址重复项检查。如果 CRM 帐户中已存在类似的电子邮件地址，将不会转化记录。
- insertRecord API 方法 - 使用此 API 方法时，如果您添加的记录具有 CRM 帐户中已存在的电子邮件地址，您将会收到以下通知消息：<message>记录已存在</message>。将不会添加记录。
注：
- 无法从模块布局中移除已标记为唯一的字段。另外，无法移除包含唯一字段的部分。
- 如果 Zoho 定义的邮箱字段处于隐藏状态，那么此功能将不可用。
限制
在下列情况下，将不会执行电子邮件地址重复项检查：
- 使用 Zoho Sheet 视图来更新或添加记录。
- 数据迁移期间。
- 从回收站恢复记录。
- 使用用于 Microsoft Outlook 的 Zoho CRM 插件或 Google Contacts 同步功能来同步联系人。