Zoho CRM 中的设置

Zoho CRM 中的设置

Zoho CRM 中的设置页面帮助您配置让 CRM 正常运行所需的所有设置。不管是个性化、自动化还是第三方集成，您都可以从 Zoho CRM 的简约设置屏幕开始配置所有功能。

设置页面将各种设置分为八个主要类别。此页面还有一个预测性搜索功能，可以帮助您找到属于此处所示的主类别的一个子类别的各种选项。

注

  • 预测性搜索让您可以更容易设置账户，减少进入特定设置页面所需的点击数。
    例如，如果您想要添加或管理职位，直接路径是转至设置页面，点击用户及控制 > 安全控制 > 职位。 但是使用预测性搜索，您可以通过在搜索框中输入职位，直接导航至职位页面。

常规

输入个人详情和公司详情，开始设置您的 Zoho CRM 账户。

个人设置

用户特定设置可在个人设置下面配置。假设团队的不同成员位于不同的地点。所以每个用户的时区将根据地点而不同。类似地，签名特定于用户。此类设置可在个人设置下面配置。这些设置特定于配置它们的用户。

  • 区域设置信息：提供语言、国家/区域设置、时间格式和时区。
  • 区域：提供您所属的区域。对于不同用户，这可能会不同。
  • 签名：配置您自己的个人签名。这将在您发送给客户的电子邮件中使用。
  • 允许的 IP 地址：为了让您的 CRM 账户更安全，您可以指定您的账户可以访问的准确 IP 地址。通过未在“允许的 IP”下面配置的 IP 地址尝试访问您的账户将会失败。请注意，只有超级管理员或具有管理员角色的用户才能够配置“允许的 IP”。对于非管理员，为他们配置的 IP 地址将显示在这个部分。
  • 名称格式：定义显示您的 CRM 账户中的人员名称时所用的名称格式。这适用于线索、联系人、用户、供应商或任何其他自定义模块。
  • 主题：根据需要为您的 CRM 账户更改颜色主题。

公司详情

“公司详情”下面的设置是组织范围内的设置，只可由具有管理权限的用户来配置。非管理员不能修改它们。

  • 公司详情：输入基本公司详情，例如徽标、公司电子邮件地址、电话、网站和区域设置信息。
  • 财年：输入公司财年的开始月份。这在为您的公司配置预测时很有帮助。
  • 营业时间：为不同时区输入一周的每一天的工作时间。
  • 货币：如果您从不同国家/地区向客户销售产品，则可以在您的公司账户中添加多种货币。请注意，多货币是仅在企业版 CRM 中提供的一项功能。

Gamescope

利用游戏化让销售更有趣！为您的销售团队配置销售竞赛，如果工作做得好，使用奖杯和奖章来奖励他们。游戏化旨在激励您的销售团队，让他们表现更好。

用户及控制

基于用户层级结构定义其权限，打造更安全的 CRM。您可以基于用户的职位、角色或区域为用户分组，然后基于他们在层级结构中的位置为这些组提供权限。管理员可以控制这些权限。具有管理员角色的用户将可以无限制地访问您的账户。

用户

您可以在用户部分添加用户、创建用户组、激活或停用用户。这些操作只可由管理员执行。

  • 用户：通过发出加入 CRM 组织账户的邀请来添加用户。仅当您已经购买所需数量的用户许可证时，才可以添加特定数量的用户。您只可以邀请还未加入另一个 Zoho CRM 组织账户的那些用户。
  • 组：根据您组织中成员的职位来组建用户组。当您组建由一小部分个人组成的小组时，与用户组分享的 CRM 信息将会与其中的所有用户分享。
  • 激活用户：您可以在此部分激活或停用用户。请注意，停用用户不会取消用户许可证。

安全控制

  • 角色：在 Zoho CRM 中，角色功能控制对 CRM 模块、记录、记录中的字段以及各种实用程序（例如，导入、导出、发送电子邮件、批量更新等）的权限。与角色关联的用户可访问分配给他们的功能。
  • 职位：在 Zoho CRM 中，您可以使用职位设置机构范围的层级结构。在组织结构中位于较高位置的用户始终可访问较低位置处的用户的所有记录。例如，消息经理可访问所有销售代表的记录，而销售代表只能访问自己的记录。
  • 数据共享设置：默认情况下，对 CRM 记录的访问权设置为“私有”，以便记录所有者及其经理可监视 CRM 数据。然而，使用数据共享规则，您可以将访问权扩展到属于其他职位和组的用户。配置数据共享规则后，与其他职位和组相关联的用户可获得对属于其他用户的记录的额外访问权。
  • 字段和链接权限：控制 CRM 字段及各种角色链接的访问权限。
  • 允许的 IP：作为管理员，您可以添加 IP，您的 CRM 账户中的用户可以通过它登录以访问其账户。您可以只提供受信任的那些 Ip，只有通过这些 IP 才可以访问 Zoho 账户。通过任何其他 IP 登录时，系统会向用户显示“这个 IP 地址的访问被拒绝”警报消息。
  • Zoho Mail 插件用户：Zoho Mail 插件帮助您管理 Zoho CRM 帐户中的所有客户信函。它帮助您跟踪客户与 CRM 用户之间的所有电子邮件通信。除此以外，作为管理员，拥有以下一组功能来管理 Zoho Mail 插件用户。
    • 对已停用用户的邮件帐户进行备份
    • 锁定 Mail 插件配置
    • 解锁 Mail 插件配置

区域管理

区域管理是一个系统，客户帐户基于一组既定的条件在其中分组。这可让您公司内的不同销售团队之间轻松共享客户帐户。它确保适当和有效地使用销售队伍来最大化利用销售机会，提供优秀的客户服务以及发展现有的客户关系。

  • 区域：区域是销售队伍结构的划分，客户帐号按照该划分来分组并与组织的销售人员分享。区域可以基于各种因素，例如地理位置、行业、产品线、预期收益、垂直市场等。
  • 区域规则：配置将用于定义特定区域的规则。
  • 分配区域：使用“运行规则”选项将区域分配或重新分配到账户。根据需要搜索您的账户并为它们运行规则。

渠道

电子邮件

通过 POP3 或 IMAP 协议配置公司的电子邮件地址。如果您希望 CRM 维护通过未在 CRM 中配置的电子邮件地址发送给客户的电子邮件的记录，您可以使用密件抄送 Dropbox 功能。

  • POP3：通过 POP3 协议配置您的电子邮件地址。这样就会将电子邮件从服务器下载到已完成配置的计算机。因此，此配置是设备特定的。
  • IMAP 集成：IMAP 集成受到企业的欢迎，因为此协议与 POP3 不一样，它支持多个设备同步。
  • 密件抄送 Dropbox：如果您需要 Zoho CRM 跟踪通过未在 Zoho CRM 中配置的电子邮件账户发送的电子邮件，则您可以使用密件抄送 Dropbox。当您编写从期望的电子邮件账户发送给您的线索/联系人的电子邮件时，只需要复制系统生成的电子邮件地址并粘贴到密件抄送部分。利用此功能，Zoho CRM 将能够提取这些电子邮件并在相应记录的详情页面中的电子邮件相关列表下面显示它们。

电话

将您的电话提供商与 Zoho CRM 集成，以便了解您与客户进行的电话通话的销售背景。

销售主管一天的主要工作是用在跟进电话、提醒电话和陌生电话等事务上。在接听这些电话上能帮到他们的就是一个优秀的电话系统，在接听电话前轻松访问必要的销售详情，弹性提醒以免错失重要的电话，并方便地记下他们对电话的观察和备注。Zoho PhoneBridge 和 Zoho CRM 之间的集成完全具备这些好处。

社交

当社交媒体平台为您提供机会来联系几个人时，您需要 CRM 告诉您与谁联系。

进入社交型 CRM - 它让您将 Facebook、Google+ 和 Twitter 帐户与 Zoho CRM 集成。此集成不仅帮助您从一个地点监控和参与社交媒体活动，而且还充分澄清特定客户对贵公司的重要性。

聊天

了解访客在网站上执行的操作，确定他们花更长时间进行浏览的网页，以及分析其浏览风格和在网站上所花的时间，这些方面对于为客户提供更好服务很有帮助。

Zoho CRM 和 Zoho SalesIQ（访客跟踪）之间的集成为您提供有关访客与网站互动的信息，让您可以嵌入聊天小部件并将收集的数据推送到 Zoho CRM 数据库。

销售信号

Zoho CRM 中的销售信号提供线索、联系人或潜在客户的实时通知。您可以跟踪多种渠道（电子邮件、聊天、电话、支持服务台、社交媒体）的所有客户互动，并从您的中心位置（即 Zoho CRM 帐户）跟进他们。销售信号改进了及时沟通，并允许您跟进您的线索和联系人，快速达成交易。

自定义

虽然 Zoho CRM 设计为满足大部分基本 CRM 需求，但在默认情况下可能未满足一些行业特定的需求。您可以自定义您的 Zoho CRM 账户以适合这些行业特定需求。您可以自定义模块、布局、添加自定义按钮以及许多其他功能。

模块

模块是构成 CRM 的构建块。示例、线索、联系人、账户、交易、任务等。CRM 提供超过 10 个预定义的模块。除了这些模块之外，您可以添加自定义模块，还可以编辑标准模块以适合您的需求。

  • 模块：通过添加新字段、分栏和设计模块布局，在 CRM 中添加/编辑模块。
  • 页签组：组织中的不同部门可能会使用 Zoho CRM 的不同模块（页签）。页签组让您可在 Zoho CRM 中组织可用的页签。您可将与销售、营销、支持和库存相关的页签分组，并在 CRM 中与相应角色用户分享页签组。
  • Web 页签：Web 页签帮助您在 Zoho CRM 中打开网页，例如，公司声明、web 应用程序等等。机构中的所有 Zoho CRM 用户都可查看这些 web 页签。您也可以使用 Zoho Creator 创建您自己的应用程序并在 Zoho CRM 内访问它们。默认情况下，Web 页签功能仅对具有管理员权限的用户可用。然而，您也可以为其他用户激活此功能。

模板

  • 电子邮件模板： 为每个模块创建电子邮件模板。
  • 库存模板： 利用 Zoho CRM - 库存模板功能，您可以根据您的业务需求自定义报价、采购订单、销售订单和发票打印布局。
  • 邮件合并模板：邮件合并是一项功能，可帮助您简化用于创建个性化文档（表单、信件、地址标签、信封等）的重复性任务。您可以创建包含变量（合并字段）的邮件合并模板。通过使用该模板，您可以合并来自 Zoho CRM 的数据，并创建包含变量准确值的已合并文档。

复制定制内容

具有多个分支机构或服务部门的大公司可能需要多个 CRM 账户。但是，每个 CRM 的核心需求仍然相同。因此，公司不想要浪费时间单独自定义每个 CRM 账户。Zoho CRM 以“定制内容复制”的形式为此问题提供解决方案。此功能让用户可以将一个 CRM 账户的自定义设置复制到另一个账户。

自动化

使您的日常活动实现自动化，这可帮助您节省大量时间和手动工作。您可以创建工作流规则并将工作流提醒、任务和字段更新与它们关联。此外，您可为通过 Web 表单生成的线索、联系人和服务支持设置服务支持升级规则和分配规则。您还可以编写自定义函数以使您的销售流程实现自动化。

工作流规则

工作流管理帮助使您的销售、营销和支持实现自动化。您可以基于在规则中定义的条件将任务自动分配给用户和更新某些字段。工作流自动化包括以下组件：

  • 工作流规则 - 在满足指定条件时执行的一组规则。
  • 工作流提醒 - 在触发工作流规则时自动发送电子邮件通知。
  • 工作流任务 - 当触发工作流规则时分配给用户的任务。
  • 工作流字段更新 - 当触发工作流规则时自动更新指定字段值。
  • Webhook - 通过在 Zoho CRM 中发生事件时发送即时 Web 通知（单向），从而与第三方应用程序通信。
  • 自定义函数 - 开发一组 Deluge 脚本以接收来自其他应用程序的响应以及在满足工作流条件时更新 CRM 模块。

蓝图

蓝图是 Zoho CRM 用于解决您的流程自动化需求的解决方案。它只是业务流程的在线副本。它在软件内记录整个离线流程的每个细节。它方便了团队的自动化、验证和协作。

审批流程

当某些操作需要得到一位或更多高级决策人的批准时，您的企业可能有几个实例。例如，向客户提供产品折扣的销售代表在提供折扣之前需要得到其经理的批准。规划营销活动的营销人员可能需要得到营销主管以及财务主管的批准，然后才可以继续进行营销活动。

在您的 CRM 数据库中，当有大量决定需要审批时， 整理记录并发送给某个人进行审批是一个非常耗时的任务。Zoho CRM 的工作流审批流程使整个审批流程实现自动化，从而让流程变得更容易。

安排

安排是可定制的操作，可以使用自定义函数自动触发。安排可用于将您的 Zoho CRM 数据与 Zoho 应用、您公司的网站及其他第三方应用程序集成。

操作

Zoho CRM 允许您创建一组操作来帮助自动完成销售和市场营销活动。总共有 5 个您可创建的操作，这些操作可与工作流规则、蓝图和审批流程相关联。操作包括：发送电子邮件通知、分配任务、进行字段更新、触发 webhook 和自定义函数。

分配规则

分配规则帮助您自动将记录分配给 Zoho CRM 中的用户。分配规则仅适用于线索、联系人、服务支持以及导入的自定义模块中记录或通过 web 表单采集的记录。根据组织范围内的记录分配流程或循环分配流程，您可以自动为记录分配所有者。

服务支持升级规则

有时候，已被分配服务支持的人员不会参与服务支持。服务支持升级功能让您可以配置一个规则，服务支持可通过该规则上报给运营层级结构中的其他成员。您可以使用服务支持升级规则来设定条件，具体取决于组织的分配规则。

应用市场

将您的 Zoho CRM 与其他服务集成将增大 Zoho CRM 的价值。此类别帮助您将 Zoho CRM 账户与您的网站和其他 Zoho 服务或任何其他第三方服务（例如，Google Contacts、Microsoft Office 等）集成。这也包括从 Zoho 市场安装扩展。

全部

您的机构可能会使用一些工具开展特定活动，但并非所有工具都默认可与您的 CRM 集成。在这种情况下，在多个应用程序之间进行切换来完成工作会很麻烦。

您可在 Zoho 应用市场搜索和安装扩展，这为您的现有 CRM 设置带来了附加价值。在这里，您可以浏览并在 Zoho CRM 账户中安装各种扩展。

 

Zoho

通过将 Zoho CRM 与其他 Zoho 应用集成来扩充 CRM 功能。例如，利用 Zoho Support 集成，管理 CRM 联系人的客户支持要求变得更容易。利用 Zoho Projects 集成，轻松管理您客户的项目。请注意，某些 Zoho 应用是否可用取决于您的 Zoho CRM 版本。

Google

利用适用于 Google Apps 的 Zoho CRM，您的企业可以在一个集中位置协作、通信和分享信息。如果您的企业正在使用 Google Apps，则您现在可以同步 Google Mail 并从 Zoho CRM 内访问其他信息。

  • 联系人：现在可使用联系人同步功能轻松地让 Zoho CRM 和 Google Contacts 中的联系人保持最新。
  • 日历：现在，使用 Google 日历同步功能可轻松同步 Google 日历的日历条目和 Zoho CRM 日历的条目。您可以在 Google 日历或 Zoho CRM 中更新日历条目，然后条目会在两个应用中更新。如果您删除同步配置并再次同步日历活动，那么会创建重复记录。如果是双向同步，则在 Zoho CRM 和 Google 日历中都会创建重复项。
  • Google AdWords：使用 Zoho CRM Google AdWords 集成跟踪您的 Google AdWords 投资的线索、交易和收益等方面。
  • Gmail 的 Chrome 扩展：Gmail 的 Chrome 扩展让您可以直接从 Gmail 账户内与 Zoho CRM 账户通信。您可以将新线索或联系人添加到您的 CRM 账户，也可以从 Gmail 内将注释添加到记录中。

Microsoft

将 Zoho CRM 与 Microsoft 应用程序集成，在两者之间实现无缝同步。这包括 Microsoft Outlook 和 Word。

数据管理

此类别包括可帮助您管理 CRM 账户数据库的所有设置。它通过维持关系和在整个数据库中实施访问控制，帮助您创建、验证和确保数据完整性。在数据管理下面，您可以从其他 CRM 迁移数据、导出 CRM 数据、管理 CRM 的存储限制和设置审计日志。

导入

当您将数据从另一个 CRM 系统迁移到 Zoho 时，您可以使用数据迁移向导导入数据。请注意，这不同于为特定模块执行的常规导入。例如，从线索模块导入一组线索和使用数据迁移向导导入线索并不一样。如果您在迁移数据时遇到困难，您始终可以联系我们的专家，从数据迁移页面提交迁移请求。

导出

您可以从导出页面导出模块范围的数据。一次最多可导出 3000 条记录。如需进一步分析，您也可以请求数据备份。每月可进行 2 次免费备份。每个额外备份费用为 10 美元。

存储

此页显示组织和个人用户已使用的总计存储空间。总计已使用空间也将包括回收站中的附件。

回收站

转至回收站以查看从 Zoho CRM 删除的记录列表。这里显示 60 天（从删除之日起）的记录，之后它们会被永久删除。

审计日志

审计日志按时间顺序排列显示用户在 Zoho CRM 中执行的操作。您可以选择按实体、用户、操作和时间筛选在审计日志中显示的数据。您也可以导出审计日志。

开发者空间

开发者或具备编程技能的用户可使用 API 和自定义函数集成任何其他第三方应用。为第三方集成生成 Zoho 服务通信密钥、PhoneBridge 令牌以及在开发者空间下面构建自定义应用。

API

使用 Zoho CRM API 将 CRM 模块与第三方应用程序（例如，会计、ERP、电子商务、自助服务门户及其他程序）。 

CRM 变量

CRM 变量是用于存储 Zoho CRM 帐户中的静态信息和可重用信息的伪模块字段。它们可拥有一组唯一值并且可以作为邮件模板中的合并字段或作为自定义函数和 API 中的可重用验证参数来使用。

Web 表单

在 Web 表单部分，您可以创建 web 表单、为通过 Web 表单生成的线索/联系人/服务支持创建自动应答规则以及创建退订表单。

  • Web 表单：Web 表单简化了从网站捕获访客或用户信息到 CRM 系统的过程。它们用来自动完成从网站导入数据到 Zoho CRM。非技术用户发现很容易设计和发布自己的 web 表单。Web 表单在线索、联系人、服务支持和账户中已有的任何其他自定义模块中受支持。在设置 web 表单前，完成以下核对表
  • 自动应答规则：使用自动应答规则，当通过 Web 表单生成线索、联系人或服务支持时自动发送电子邮件。
  • 退订表单：此功能帮助您对退订表单生成 HTML 源码。您可以使用表单对电子邮件收件人提供退订选项。

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