如何编写专业电子邮件[电子邮件格式及示例]

电子邮件作为专业在线沟通的金字招牌，已成为商务往来的官方宠儿。尽管人们在工作中平均花费过半时光处理邮件，却仍有许多“滥竽充数”。这篇文章将助您化身为邮件写作高手，挥毫泼墨，撰写出简洁、优雅、易读的邮件佳作。

我们将涵盖:

如何有效而简洁地写邮件
专业讯息的格式及主要部分
写电子邮件时要避免的错误
选择专业电邮范例

你可以将得到如何写专业文章的技巧电子邮件给业务伙伴、客户、同事、投资者和其他利益相关者。

要想像专业人士一样写邮件，你需要设身处地地为收件人着想，并回答以下问题:

什么样的问候是最好的?
什么邮件主题/标题最合适?
收件人是谁?
邮件的目的是什么?
行动的号召是什么?
它的基调和风格应该是什么?
主要焦点是什么?
什么样的邮件结束语是最好的?
电子邮件的正确格式是什么?

让我们逐一解决它们。

一.用正确的称呼开始你的专业电子邮件

总是以问候开头。最常见、最普遍的问候语也恰好是最好的。

写一封专业邮件的最佳方法:

嗨,(名字),
你好(名字),
亲爱的[名字],
你好,
你好呀，

如果你对一群人讲话，你可以使用:

嗨(所有人/团队),
你好(所有人/团队),

真的没有必要把事情复杂化。如果你真的想把事情弄得更复杂一点，在这里找到更多关于电子邮件开场白的信息。

注意:尽管“嗨，伙计们”是群邮件中非常常见的开头，但这句话可能不是你的最佳选择。为什么?“伙计们”这个词通常与男性联系在一起。当对一群包括其他性别的人打招呼时，它可能会给一些人留下冒犯的印象。

如果你写的是营销邮件，规则就略有不同了。它们不那么正式，也不遵循常规的电子邮件结构。他们的设计和电子邮件模板通常需要比“真正的”电子邮件短得多的副本。当你向客户群发邮件时，你不需要使用称呼。

二.使用专业电子邮件的主题或标题

平均来说,人们会收到每天126封电子邮件，当你的电子邮件送达收件人时，通常不得不与他们的收件箱中的许多其他邮件竞争。你的邮件主题必须说服他们打开邮件。

主题行要简短，但要具有描述性和信息量。他们应该少于15个字。试着写一些能说明邮件内容的内容。这样客户更容易打开你的邮件。

好的主题:
双十一活动研讨会
人力资源部会议的意见征集
星期一将有一位新同事加入我们

糟糕的主题:
我有个问题
怎么样?
重要的!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!111111111111

在主题中滥用表情符号，往往招人反感。正式的电子邮件通常素面朝天，不设视觉元素或额外的图标。此外，避免在主题栏中堆砌问候语——它们实属画蛇添足。然而，巧妙地在邮件主题中嵌入收件人的名字，却能助你一臂之力，吸引他们的目光。

三.确定谁是你的受众

这并非关乎用户的某些独特特质或人口统计因素，而是在于你与收信人的关系。他们是你的顾客、上司还是同事？最好保持中立的立场，始终礼貌尊重。了解一个人的程度至关重要，最安全的方法就是不越雷池一步。观察对方的行为，然后让你的交流更加轻松自如。

要做的事情:
想象一下，如果你遇到一个人，你会对他说什么——你的写作应该保持同样的语气。
如果你的邮件是回复，你可以试着模仿原始邮件的语气和风格(如果合适的话)。
确保使用正确的敬语和代词。

要避免的事情:
笑话或讽刺可能会被误解，所以无论你写信给谁，最好都不要用。
任何你的收件人可能会觉得冒犯或傲慢的东西。

在一对一的沟通中，遵循电子邮件礼仪至关重要。若你与收信人有实际业务往来，务必谨慎行事。然而若你所撰写的是营销邮件，面向更广泛的受众，不妨大胆尝试。营销沟通往往更具冒险精神，人们不会将其视为针对个人的冒犯。

四. 弄清楚你写邮件的目的

如果你想写有效的电子邮件，你应该确定到底想要的效果是什么。你写专业的电子邮件是为了完成一些事情。如果你的邮件没有你想要达到的具体目标，那么你根本就不应该写。

一旦你想到了一个相关的目的，就写邮件。这是正确的。不要把目的和目标堆积起来。切勿将目的与目标堆积如山，邮件应有一个明确的目的，而非琐碎小事。如果你需要处理几件不相关的事情，可以多写几封邮件。

下面是一封目的明确的电子邮件:

你好，张三,
我很高兴你决定帮助我们。
我附上了一些图片和问题的文件。请留下你的评论，并让我知道您何时准备一起解决它们。
谢谢你的帮助。
李四

不要写你的假期计划，个人生活，也不要说太多的客套话。你的邮件有越多不同的角度和干扰，它们的可读性就越弱。如果你用大量的信息轰炸收件人，他们肯定只记得最不重要的部分。这是通信物理的第三定律。

五. 添加一个行动号召

至此，你应该知道每封邮件都应该有一个明确的目的。每封专业邮件中最重要的部分是号召行动。

浏览收件箱时，你会发现一个有趣的现象：大部分营销邮件都有一个名为CTA的按钮，上面写着“阅读更多”、“立即订购”等字样。

显然，这些按钮通常不会出现在个人或工作通信中。但下次你写一封专业邮件时，试着想想这个想象中的按钮会说什么。你应该试着写电子邮件，明确地告诉收件人该怎么做。

最好在邮件的开头和结尾两次陈述你的行动呼吁。

有时你的收件人可能仍然会错过你的号召。如果你的邮件没有得到回应，试着写一封后续的邮件。

六. 选择合适的语气和风格

通过“严肃”，你传达出你所谈论的事情是“严肃”的。一个略带正式、冷峻的杀手给人留下的印象比一个快乐的人更好，不是吗？就像如果你是一名律师，用“Best regards”来结束你的邮件似乎比“XOXO”更合适。

友爱是有时间和地点的，当你看到它的时候你就会意识到。在商业世界中，正式是标准，它有助于避免尴尬的情况。默认情况下，你应该尽量让你的电子邮件职业化:

积极乐观，但不要过于兴奋
尊重权威，不强加权威
友好但不咄咄逼人或需要帮助
语法正确

在这个繁华的世界中，人们常常误认为，身着华贵西装便是专业人士。同样地，在电子邮件中保持“商务”的语气也是一种方式。然而，这只是众多因素中的一个。

在电子邮件中，我们应避免专横的态度。当需要他人协助时，应以提问的方式表达。即使事情紧急，也无需使用过多的感叹号来强调。

让我们来看一个我们遇到一个新队友的场景。我们想写一封专业的电子邮件。

以下是一些好的例子:

很高兴认识你！我希望我们有很多合作的机会。
嗨！我很高兴我们团队有你。

还有一些应该避免的事情:

OMG ! !我们能一起工作真是太棒了******。我们会成为最好的朋友!(太霸道，太粗鲁)
我听说过很多关于你的好话——让我们看看是不是真的(太有挑战性/表现出缺乏信任)

记得校对

在你点击“发送”按钮之前，仔细检查是否有任何可能被误解或被认为粗鲁的片段。拼写错误也是一样。如果你连校对邮件的事都懒得做，那就是一种缺乏尊重的表现。你的邮件应该没有错误。

七. 让你的邮件正文集中而简洁

在称呼之后，你可以解释你写这封邮件的原因。它通常提供适当的上下文。背景故事不需要很详细。

下面是一封完美的专业电子邮件的例子，它短小精悍:

嗨,张三,
昨天，我在看我们的季度报告时发现了一些不正常的地方。
10月下半月的数据似乎不见了。但总收入似乎仍然是正确的。
我们应该再算一次。我们可以在下午2点约个电话吗?
祝好
李四
高级会计师|财务部

比较:

嗨,张三,
我们可以在下午2点约个电话吗?
李四

现在，张三想:李四到底是谁?我想我一直把他和王五搞混了。天啊，我希望这和那个混乱的季度报告无关。我最好给小美发邮件问问。

这封邮件的第二个版本非常神秘。现在张三会问一些关于电话的问题。这将变成另一场职场电子邮件交流。最好是具体一点，同时提供所有必要的信息。

正如你所看到的，第一个例子的结构非常清晰，没有不必要的部分。

问候语:传统的
引言:解释是什么原因或者是什么给了你写邮件的动机
正文:描述情况或问题
结论:接下来会发生什么或者对接受者的期望是什么
结束语:传统
签名:发件人的详细信息和联系方式

在某些情况下，你可以开门见山，把介绍和要点结合起来。一封专业邮件的第一句话既可以说明你为什么要写，也可以说明你的建议。

你好，张三先生。
我读了一篇关于人工智能聊天机器人的文章，我认为我们应该在我们的在线商店中添加一个。它可以节省我们一些宝贵的时间。我们每天都在回答同样的客户问题。
你能看看这个聊天机器人平台的列表，帮助我们选择最好的一个吗?
期待您的回信。
李四
客户支持专员|售后服务部

把你的邮件分成几个部分是非常重要的。人们的阅读行为是基于f形模式的。如果有几个较短的部分，而不是一个大的部分，他们更容易浏览和理解意思。

即使你的邮件只有几句话，最好还是把它分成几句。当你描述多个问题时，你还应该加上数字。

八. 使用签名并添加签名

结束一封专业邮件的方式要比开始一封邮件的方式多得多。

有些流行的落款在通信世界之外是看不到的。“Yours sincerely”(英国语)和“sincerely Yours”(美国语)是比较正式的结语。

你可以很有创意地写任何东西，只要你觉得它像是一个结束语。然而，你应该考虑坚持经典。其中一些邮箱签名在提高用户粘性方面有着良好的记录。

1、如何结束一封专业邮件

最流行的专业电子邮件结束语是:

谢谢
问候
干杯(英国/澳大利亚，稍不正式)
致以最亲切的问候
提前感谢
谢谢你！
最好的
亲切的问候

Bloomerang的一项研究表明，“谢谢”结尾是最好的。在请求帮忙的邮件中，使用“提前感谢”一词的回复率高出38%。

这个技巧颇具操纵之嫌，带有被动攻击的成分。许多收信人对此感到颇为恼火。“提前谢谢你”的表达方式，或许被误解为一种伪装的要求，而非真诚的感激之情。

不过，说“谢谢”是赢得别人好感的好方法。你不必把它限制在你的签名行。比较一下这两个来自一项著名研究的电子邮件例子:

示例1

亲爱的[名字],
我只是想让你知道我收到了你对我求职信的反馈。
我想知道你是否可以帮我准备第二封求职信，并给我一些反馈。附上求职信。你能在接下来的3天里给我发一些评论吗?

示例2

亲爱的[名字],
我只是想让你知道我收到了你对我求职信的反馈。非常感谢!我真的很感激。
我想知道你是否可以帮我准备第二封求职信，并给我一些反馈。附上求职信。你能在接下来的3天里给我发一些评论吗?

你能猜出哪个版本的邮件收到了更多的回复吗?

是的。

第一封邮件的回复率是32%，第二封邮件的回复率是66%。说“谢谢”可以使你的专业邮件更有效。

2、签名

让你邮件的收件人知道你是谁，你代表的是什么业务，这是很重要的。在准备签名时，请记住包括基本的联系方式，例如:

全名
职称
公司名称
网站网址
电子邮件地址

其他信息可能包括您的电话号码或公司地址。在某些类型的商务交流中，微信账户或社交媒体按钮也很有意义。

九、坚持适当的专业电子邮件格式

　　阅读和发送电子邮件，如今已成为工作的必需品，尤其在远程办公盛行的时代。然而撰写一封出色的电子邮件仍让人如履薄冰。如果你把它分解成几个可管理的元素和任务，一切都会变得更容易。写电子邮件也不例外。

　　让我们快速看一下电子邮件的结构。电子邮件的主要元素有:

主题
称呼(问候)
介绍
主体结论
结束行(结束)
签名

　　每个组件都需要一些关注。但一旦你开始把电子邮件当成作文，它们的质量就会提高。

　　十、专业电子邮件示例

　　感谢邮件、升职请求、道歉信、对同事的告别等等。有数百种不同的职业场合需要发送电子邮件。让我们看一些示例邮件。

　　示例1：

　　下面是一封写给同事的专业邮件的例子。

你好，张浩
我收到了你对我们即将开展的营销活动的反馈。谢谢你！
你的见解很有价值，我很感激你的努力。如果我们能和其他人一起讨论这个问题就太好了。
你是否愿意参加我们下次的会议，并与团队分享你的一些想法吗?
请让我知道你周四下午3点是否方便。
最好的问候,
宋晨
首席营销官
卓豪中国公司

　　示例2：

　　电子邮件可以有多个收件人。下面是一封给一群同事的电子邮件的例子。

大家好,
如果你还不知道，我很高兴地宣布，我们赢得了2023年夸夸奖！然而，这意味着我们必须推迟我们的营销研讨会。颁奖典礼将于下周三在聚义堂举行。2月15日到17日，张三和我都没空。我们可以把时间改到19号星期五或22号星期一。请让我们知道你是否想参加研讨会，并选择更适合你的日期。
最好的祝福
马六
高级设计师
卓豪中国公司

　　示例3

　　再看一个例子。这一次，它是一个电子邮件发送给客户谁愿意成为一个附属合作伙伴。