邮件工资条怎么分批发送？一文详细介绍

工资发放对企业来说是一项很重要且繁琐的任务。一次群发所有工资条可能会存在安全隐患。如何用电子邮箱来分批发送工资条呢？可以先整理出Excel文档，使用Zoho企业邮箱的邮箱合并来分批发送给员工。

一、收集员工邮箱地址

使用邮箱分批发送工资条需要提前收集到员工的邮箱地址，可以先创建一个Excel文档，将企业内员工的姓名填写完成，然后在邮箱管理后台将员工邮箱账号对应填写到Excel表格中。然后让企业成员自主核对自己的邮箱地址，也可以直接在工作群中收集员工的邮箱账号。

二、准备工资条文档

以Zoho邮箱为例，工资条文档通常是CSV或者XSL文档，因此我们可以直接创建出对应格式的文档。然后根据员工的实际工作薪资，列出必要的字段，如总薪资、补贴、社保金额、公积金数额等，将不同员工的这些字段数值填写完整。同时，要注意工资条有一个必须填写的内容，即收件人地址，不同邮箱服务商对收件人地址的字段名要求不同，以Zoho邮箱为例，字段名要求是“to”。

三、创建邮箱合并的模版

对于工资条等经常要使用的邮箱合并的事项，Zoho邮箱支持创建模版。我们可以在Zoho邮箱主页面的有侧边栏，找到“切换eWidget”图标点击，再进入到“Mail Merge”邮箱合并页面。先创建工资条的模版，{{工资}}括号内的内容即为Excel表格中字段里替换的值。以9月薪资为例，简单的模版为：“9月薪资{{姓名}}, {{工资}}”。我们也可以在简单的基础上进行优化，如模版创建个表格，然后将这些字段信息放置到表格内。

四、分批发送工资条

在创建模版后，我们可以直接选择模版，然后选中要批量发送的文档。在文档发送之前，建议我们进行内容的二次核对，确保没有遗漏或错误，避免造成不必要的麻烦。

五、发送后的跟进

确认接收并处理未收到邮件的情况。发送后，通过回执或自动回复功能确认邮件已被接收。如果使用的是专业的邮件群发工具，可以利用其跟踪功能监控邮件状态。对于未能成功接收邮件的员工，及时查明原因，并重新发送。保持与员工的良好沟通，确保他们能够顺利查看工资条。

六、Zoho企业邮箱

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