多项目用哪个项目管理软件高效？

　　做好项目难，做好项目管理更难。因为，项目的平稳推进从来不是件容易的事，涉及的人员越多，项目就会越难管理，只要其中任何一个环节出现了问题，都会导致整体进度的拖延。

　　做好项目管理，并不是能花百万千万去采购复杂项目管理软件的大企业专属，中小企业也可以。Zoho Projects项目管理软件适用于企业在项目启动、计划、实施、控制、收尾、复盘等多阶段使用，项目Leader可一览全盘进度，项目成员可实时同步各阶段任务，项目团队可通过管理模版把控进度、定位问题、按时交付。

　　01、项目说明书——重要信息全员同步

　　项目来了，负责人先召集团队开一个启动会，这时，就可以在「项目说明书」填入项目名称、开始时间、计划完成时间等基本情况，作为重要节点的里程碑计划也可以在会议上一并敲定，从而确定重要任务的时间节点。

　　除此之外，「项目说明书」还可以填入以下内容：项目背景、难度评估信息交付标准项目主要联系人的联系方式「说明书」作为项目的总策划，可以帮助团队同步各种重要信息。

　　02、项目进度看板——细化团队任务分工

　　确定完项目中的重要节点（里程碑）后，就需要围绕它们将每个阶段的任务细化。团队可以将每一个任务目标、说明、开始日、完成日、负责人等信息记录在项目进度看板中。看板上方会显示当前日期、当前任务、进行中任务等实时计数、方便管理者实时知晓进度。

　　团队成员在设置任务「开始日」「完成日」后，根据实际情况点选不同「完成情况」，任务所在行会自动调整单元格颜色。团队可以通过颜色快速看出任务完成情况。完成一项任务后，团队成员可将执行情况文档填到「结果文档」一列，方便项目负责人随时查看。项目负责人还可直接在看板中安排任务、分配执行负责人、安排优先级等。对于整个团队来说，分工清晰。

　　3、项目看板——实时查看最新动态

　　项目的基本信息和任务安排已在「说明书」和「进度看板」录入完毕。至此，关于项目的所有信息已经可以在「项目看板」中自动展示和更新。

　　无论是左上角的实时日历，还是右上角的预算比例、时间进度条都可以直观地反应项目推进情况。右下方的任务完成情况，则可以分清今日启动、完结和超时任务，是一种强时间控制的手段。像常用的项目文档&云盘、项目状态报告、会议纪要、日历、重要通知等也可放置在该看板中，方便团队查看。「项目看板」作为项目管理模版中的总览性看板，方便负责人实时查看项目最新情况及具体事项。

　　04、项目总看板——多个项目，同时跟进

　　很多情况下，团队会同时推进多个项目，做好「多线作战」，需要一个更加总览性的「项目总看板」。

　　「总看板」专为决策层设计，可以同时跟进多个项目，总览项目情况，包括任务进度、时间进度、预算进度、进行中任务数、超时任务等。而你只需要复制、粘贴项目链接进去，所有项目情况就一目了然。团队只需掌握以上步骤，即可快速上手项目管理模版，接下来石墨会介绍一些进阶功能，帮助企业从预算、会议、复盘等角度更好地执行一个项目。

　　05、项目成本把控——预算不超，明细不缺

　　「钱」是项目实施过程中不可马虎的一个环节，无论是个人消费金额，还是总体的费用统计，都需要清晰明确地记录下来。

　　「项目成本」表可以将项目过程中产生的所有报销费用记录下来，方便后期追踪、核算。

　　06、会议看板——重要会议雁过留痕

　　一个项目从启动到结束会经历多次会议，保证会议的有效性就是在不断降低项目的时间成本。在「会议看板」中，项目启动和实施过程中的每一个会议均可记录在此，方便沉淀会议精华，同步团队间解决方案及回顾会议成果。

　　每次会议的纪要文档链接均可附在看板中，方便项目组成员随时查看详细信息。

　　07、项目总结——复盘，回顾得失

　　任何一个项目做完之后，复盘都必不可少。只有通过复盘才能知晓此次项目中哪些时间节点最为关键，哪些进度被额外拖延等。通过「项目总结」，可以帮助团队梳理整个执行过程中遇到的问题与经验，从而优化下次项目的执行。