项目管理系统中的看板工具怎么用？

　　看板是一种管理属于敏捷方法论范畴的项目的方法。敏捷专注于提供一个框架，用于将较大、复杂的项目分解为可管理的块。与Scrum（另一种敏捷方法）不同，看板不太受时间限制，更关注待办事项列表。看板方法旨在提供一种以工作负载为中心的项目管理方法。换句话说，它的重点是管理整个团队的多个可交付成果，这样就不会出现任何成员过度劳累或不堪重负的情况。

　　传统上，看板项目管理涉及在白板或黑板上进行规划，其中“已计划”、“进行中”、“审查中”和“已完成”等状态列在顶部。然后，将每个项目的可交付成果写在便利贴上并置于适当的状态下。

　　当团队成员完成可交付成果的一个阶段时，注释就会移至下一个状态列。

　　项目管理系统使您能够采用看板框架的原则并更有效地实施它们，同时还添加一些附加功能。

　　不用担心便利贴从墙上掉下来，使用项目管理系统，您可以轻松创建一个虚拟板，在其中可以监控和推进交付成果。此外，大多数项目管理系统解决方案还具有附加功能，例如：

• 　　将资源分配给看板中指定的可交付成果
• 　　在项目管理系统中，当可交付成果取得进展或迟到时创建并发送自动通知
• 　　允许团队成员对可交付成果发表评论

　　一、看板在项目管理系统中的优势

　　看板是一种管理工作的方法，强调管理人员的工作量并确保任务不会陷入瓶颈。

　　由于看板的列布局，可以很容易地看出瓶颈是否开始形成以及流程的哪个阶段是罪魁祸首。这也是确定每个团队成员当前正在处理多少任务的快速方法。

　　看板可以让您专注于每项任务的状态。因此如果您的项目可交付成果具有多个离散状态，由不同的人员负责，看板可以帮助您监控流程的每个阶段。

　　项目管理系统中看板的视觉特性提供了许多与甘特图相同的优点。例如，他们的透明度使每个人都能快速看到其他团队成员正在做什么。管理人员还可以轻松查看资源分配的位置并监控各个阶段的任务进度。

　　当每个人的工作都可视化时，它有助于防止人们过度投入，并且可以限制任一时间正在进行的可交付成果的数量。通过与利益相关者共享您的看板，您可以管理容量预期并防止高管要求您或您的团队成员承担额外的项目和任务。

　　看板的其他优点包括：

• 　　多功能性
• 　　灵活性
• 　　效率

　　1、多功能性

　　看板方法背后的中心思想是团队需要通过每个人都可以看到的可视化板来管理和传达进度。这个简单的概念可以应用于任何行业、企业和组织部门。

　　这使其成为一种简单而有效的工具，整个组织的每个职能部门都可以快速学习和采用。如果您的企业是正式项目管理的新手，看板可以成为引入项目实践、标准和工具的理想起点。

　　各部门可以根据需要创建自己的“阶段”或自定义工作流程，同时在整个公司保持相同的整体结构和流程。

　　2、灵活性

　　看板的指导原则之一是项目成员应始终关注持续改进。考虑到这一宗旨，看板被创建为灵活且响应迅速的。

　　使用可视化板，团队成员可以轻松地移动项目可交付成果、交换资源，甚至将工作流程更改为最适合最佳工作负载和效率的方式。

　　这种灵活性使您和您的团队能够有效地响应新的项目要求以及可能影响您的工作的其他组织变化和发展。

　　看板还管理可交付成果级别而不是任务级别。这为团队成员如何以及何时完成可交付阶段提供了更大的灵活性。这不仅增加了自主权，而且可以让团队成员自由地调整和修改他们的工作时间表，以满足自己的需求和偏好。

　　3、效率

　　看板方法鼓励项目团队限制他们在任何时候正在进行的工作量。这种做法可以帮助团队成员专注于手头的任务，而不会受到多任务干扰或压力。

　　通过创建小块工作并一次专注于一件事，人们可以采用时间阻塞和其他调度方法来提高效率。

　　二、项目管理系统中看板的缺点

　　许多免费的项目管理系统解决方案都是围绕看板方法构建的。最简单的形式是，它们是精美的“待办事项”列表，是为任务管理而不是项目管理而构建的。

　　看板的简单性也许既是其最大的优点，也是其最大的缺点。看板缺乏更复杂的项目管理进度工具的细节和大部分功能。

　　例如，看板的重点是工作量而不是时间。在传统的看板中，这意味着没有设定结束日期，并且交付成果可能会比需要的速度慢。

　　幸运的是，大多数项目管理系统现在都允许您为可交付成果分配截止日期，但某些解决方案只允许一个截止日期。换句话说，您可以指定整个可交付成果的到期日期，但不能指定每个完成阶段的到期日期。

　　由于日期是在可交付成果级别分配的，因此如果需要许多任务才能完成可交付成果，则可能很难对其进行监控。这意味着您可能直到错过截止日期才意识到延迟。

　　当新的或缺乏经验的团队成员得到的只是可交付成果时，他们也可能很难知道对他们的期望是什么。这可能会导致团队成员之间的不一致以及需求被遗漏。

　　尽管看板可以突出瓶颈，但它无法显示相互依赖性。如果没有项目管理功能，例如创建前辈和后辈的能力，您就无法查看和管理依赖关系或关键路径。换句话说，当一项任务失败时，要了解对整个项目的影响可能非常困难。

　　如果没有项目管理时间表，协调相互依赖的资源和任务并确保正确完成资源加载也可能会更加困难。虽然看板使您能够查看每个人有多少任务，但这仅在任务长度和工作量相似的情况下有助于资源加载。

　　例如，假设张三有四项任务，苏珊有七项任务。根据看板，您可能会认为苏珊的工作比张三更多。但是，如果张三的每项任务复杂程度和时间都是苏珊的两倍怎么办？

　　在这种情况下，依赖看板可能会导致您将苏珊的工作移交给张三，而张三本来就是工作量较重的人。