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新加入者入职流程

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• 工作流流程

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了解新加入者入职流程的完全自动化过程。当一位新员工加入机构时，HR 必须做的一些基本工作是为员工创建登录访问权限、提供身份卡、分配座位、提供工作电脑、电话、配置系统、将员工登记到福利计划等。下面给出的是通过工作流完成这些工作的逐步程序。 

工作流流程

• 从主页上转至设置（齿轮图标）> 模板 > 记录模板 > 添加模板
• 从“表单名”下拉列表中选择“员工”
• 在“模板名”中输入“欢迎信”
• 在“模板类型”中选择“记录模板”
• 从“可用的合并字段”中选择所需的字段
• 如果您想插入公司Logo、公司名称、公司首选地址等字段，请根据需要从下拉列表中选择“系统字段”
• 单击“保存”

如有需要，您可编辑、复制或删除模板。单击此处了解如何操作

要给员工寄送欢迎信：

• 从主页上转至机构 > 员工
• 点击所需的员工名称，此时会出现员工表单
• 点击省略号图标，然后单击“下载为 PDF” 
• 从“选择模板”下拉列表中选择“欢迎信”
• 选择“纵向视图”或“横向视图”
• 单击“下载”
• 附上文件并将它发送给新加入者

要为新加入者入职流程配置工作清单：

• 单击设置（齿轮图标）> 自动化 > 工作清单 > 添加工作清单
• 在“工作清单名称”字段中输入“新加入者”
• 从“选择表单”下拉列表中选择“员工”
• 单击保存
• 在“指定任务名称”中输入“为员工分配工作场所”
• 如有需要，输入描述，然后输入完成任务的持续时间
• 单击个人下拉列表为此任务分配所有者。您可选择团队、角色、表单字段等选项（表单字段中列出的值是查找字段，它们会在您创建表单时添加）。还可以在此处直接添加员工邮箱地址
• 在“消息”下，从下拉列表中选择“该操作执行人”。
• 从“收件人”下拉列表中选择任务所有者
• 在“主题”中输入“为新加入者分配工作场所”
• 输入所需的消息并单击“保存”
• 单击“添加新任务”，按照上述相同的步骤添加所有任务，如下所示
  1. 为员工登记福利计划：将此任务分配给财务部
  2. 为新加入者执行入职指导计划：将此任务分配给人力资源部
  3. 为新员工提供笔记本电脑：将此任务分配给系统管理部
  4. 设置系统配置：将此任务分配给系统管理部
  5. 为员工提供电话：将此任务分配给行政部
  6. 创建登录访问权限和提供身份卡：将此任务分配给人力资源部。

 提示：要为任务和子任务重新排序，可以将任务/子任务拖放到所需的父项下面。

禁用长假员工登录 

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• 工作流流程

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自动禁用长假员工登录并在他们返回工作岗位时启用登录。例如，当员工由于健康问题或怀孕等原因而需要休假一年时，我们可配置工作流以在他们休假期间禁用他们的登录，并在他们返回工作岗位时自动启用登录。

工作流流程

第一步是配置名为“长假”的休假类型。

提示：单击此处了解如何创建新休假类型。

当员工申请“长假”类别下的休假时，可配置一个工作流，将该员工的状态更改为“已禁用”。该工作流还应包括另一个条件，从休假结束之日起将状态更改为“激活”。

下面给出了配置此工作流的步骤。

• 从主页上转至设置（齿轮图标）> 自动化 > 工作流 > 添加工作流
• 在“表单名”下面选择休假表单并输入名称
• 使状态保持“激活”，如有需要，输入描述
• 在“触发过程”下面，选择“基于操作执行”，然后选择“创建”
• 在“条件”下面的第一个字段中选择“休假类型”，在第二个字段中选择“包含”，在第三个字段中选择“长假”
• 单击 + 添加新行
• 添加新行之后，选择“和”选项
• 在下面的字段中，从“休假”字段选择“休假计数”，在第二个字段中选择“大于”，在最后一个字段中输入 365

通过这种方式，我们就创建了这样的条件：当这些条件满足时，会触发工作流。

• 在“操作”下面，选择“基于时间的操作”
• 取名
• 在“执行时间”下面的第一个字段中输入“0”，在第二个字段中选择“天”，在第三个字段中选择“之后”，在最后一个字段中选择“从”

这意味着该工作流将从长假开始的那天起触发。即员工登录状态将从长假开始的那天起更改为禁用。

• 选择“字段更新”并单击 + 图标以配置新字段更新
• 为新字段更新取名，例如，禁用登录
• 转至编辑字段，在“要更新的字段”下面选择“员工 ID”，然后从下拉列表中选择“员工状态”
• 在“选择”字段下面，选择“已禁用”状态
• 单击“保存”
• 返回到工作流，在“字段更新”下面，将您创建的新字段更新链接到工作流
• 单击“保存”

现在，工作流的第一部分已完成。即，当员工请假类型“长假”下的休假时，他/她的状态将从他们休假开始之日起更改为禁用登录。

该工作流配置的下一个部分是当员工再次回到工作岗位时为他/她启用登录。

• 单击“添加基于时间的操作”
• 在“名称”字段中输入“启用登录”
• 在“执行时间”下面的第一个字段中输入值“1”，在第二个字段中选择“天”，在最后一个字段中选择“至”

现在，工作流的这个部分将从休假结束之日起触发。即员工的登录状态将从该员工长假结束之后的下一天起再次更改为激活。

• 在“字段更新”下面，单击 + 图标以添加字段更新
• 在“字段更新名”字段中输入“启用登录”
• 转至“编辑字段”，在“要更新的字段”下面选择“员工 ID”，然后从下拉列表中选择“员工状态”
• 在“选择”字段下面，选择“激活”
• 单击“保存”
• 返回到工作流，通过单击图标将此字段更新链接到工作流
• 单击“保存”

工作流现已配置好。因此，当员工申请“长假”类别下的休假时，他/她的登录将从他们休假开始之日起禁用。在长假结束之后的那一天，登录状态将再次变为激活。

团队变更更新

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团队更新变更自动化过程对任何机构来说都是很有用的情景。您需要做的只是按照此帮助页面中说明的步骤完成单次工作流配置。利用此流程，每当您在团队变更表单中更新部门名称时，相应员工表单中的部门名称也会更新，且会触发邮件提醒。不需要在每次发生团队变更时手动更新员工表单和发送邮件提醒。

工作流流程

• 单击设置（齿轮图标）>自动化下面的工作流 > 添加工作流
• 在“表单名”中选择“团队变更”。 
• 在“工作流名”中输入“当员工更改团队时”
• 对于规则的状态复选框，勾选“激活”并输入描述
• 在“触发过程”下面选择“基于操作执行”，然后单击“创建”
• 单击 + 图标创建新邮件提醒
• 提供详细信息和模板消息。了解创建邮件提醒的更多信息。
• 单击保存
• 转至您的工作流页面，单击 Webhook 列表，然后单击 + 图标以创建新的 webhook
• 在“名称”中输入“更新团队变更”
• 在“待通知的 URL”中输入 https://people.zoho.com.cn/people/api/forms/xml/employee/updateRecord。 
• 在“方法”中点击“发布”
• 在“表单名”下拉列表中选择“团队变更”
• 在“标准格式的参数”下面的“参数名”中输入 recordId，然后在“参数值”中选择 ID (Zoho ID) 和员工详情（员工）
• 在“用户定义格式的参数”下面的“参数名”中输入 inputData，在“值描述”中输入 ${Department_To.ID}${Reporting_To.ID}，然后从下拉列表中选择“团队变更”
• 在“附加自定义参数”下面的“参数名”中输入 authtoken，在“参数值”中输入 0d843f01bd2486e33a0cdd2aa6f4b425
• 单击“刷新 URL”和“保存”
• 转至您的工作流页面并单击邮件提醒中的文件夹图标
• 选择“团队变更”邮件提醒 
• 选择“更新团队变更”webhook 
• 单击保存

自动考勤更新

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通过我们的自动化流程为忘记其身份卡的员工自动更新考勤条目。您可让员工在自定义表单中添加考勤条目，然后通过 webhook 即可调用考勤详情和添加到系统中。当您的员工在远程客户地点工作且其 IP 受到限制，则此流程也很有帮助。 

工作流流程

• 单击设置（齿轮图标）>自动化下面的工作流 > 添加工作流
• 在“表单名”中选择“考勤正规化”表单。了解有关创建新表单的更多信息。
• 在“工作流名”中输入“考勤正规化表单”。
• 对于规则的状态复选框，勾选“激活”并输入描述
• 在“触发过程”下面选择“基于操作执行”，然后单击“创建或编辑”
• 在“操作”下，在 Webhook 列表中单击 + 图标以创建新的 webhook
• 输入“推送考勤数据”作为名称
• 在“待通知的 URL”中输入 https://people.zoho.com.cn/people/api/attendance。了解有关考勤 API 的更多信息。
• 在“方法”中点击“发布”
• 从“表单名”下拉列表中选择“考勤正规化”。
• 在“标准格式的参数”下，输入“签到”、“签退”和“邮箱地址”作为参数名称，并选择“签入时间”、“签出时间”、“邮箱地址”和“考勤正规化”表单作为参数值
• 在“附加自定义参数”下，输入 authtoken 和 dateFormat 作为参数名和 authtoken 值 - 了解有关生成身份验证令牌和 dd/MM/yyyy HH:mm:ss 作为参数值的更多信息。
• 单击“刷新 URL”和保存
• 转至您的工作流页面并单击 Webhook 列表中的文件夹图标
• 选择“推送考勤数据 webhook” 
• 单击保存。