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Zoho People 的文件模块让您可在一个安全的中央位置在线分享和保护您的个人和公司文件。文件柜有两个分类：公司文件和人力资源文件。只需点击一下即可整理和管理成千上万的公司文件。您可添加各种文件，例如：

  • 员工简历
  • 工作邀请信
  • 任命书
  • 工资记录
  • 绩效考核评估
  • 合同协议
  • 紧急联系人信息
  • 纪律处分记录
  • 员工离职详情
  • 保险表单等员工福利！

文件柜的好处

  • 可从任何地方访问
  • 受控制的文件存储和共享系统
  • 无丢失记录
  • 无文书工作
  • 节省大量时间

公司文件

“公司文件”便于您将所有公司文件和文档存储在一个位置。在需要时，您可轻松存储、管理和整理您的文件及快速检索它们。只需点击一下即可添加与公司运营有关的各种文件和文档（例如，“雇用条款和条件”、“员工福利”、“公司 IT 政策”等）并与您的全球员工分享。它让员工更容易随时访问文件，他们甚至可保存文件供以后使用。

添加公司文件：

  1. 以管理员身份登录。
  2. 单击文件 > 公司文件 > 添加文件。
  3. 为文件权限视图选择全公司或基于地点。
  4. 单击浏览并从计算机中选择要导入的文件。
  5. 输入文件名和描述。
  6. 从下拉列表中选择类别或通过单击 + 图标添加新类别。
  7. 如有需要，启用通过邮件通知。
  8. 单击保存。

人力资源文件

您可在“人力资源文件”中存储所有机密和个人文件。您可存储机密文件和文档（例如，员工工资记录、公司协议文件、法律文档等）并仅与在机构中拥有角色权限的特定员工或一组员工分享。例如，您可仅向员工的直属报告经理（有访问文件的业务需求）分享员工的绩效评估记录。通过这种方式，您可保护隐私以及员工和公司文件的机密信息。轻轻一点就可找到和访问您的文件。

人力资源文件有两个子类别：

  • 共享给我
  • 下属文件

共享给我

人力资源专员可添加与个别员工有关的文件和文档（例如，任命书、个人简历、联系信息等）并单独与个别人分享。这将保护员工文件的隐私。

添加“共享给我”文件：

  1. 以管理员身份登录。
  2. 单击文件 > 人力资源文件 > 共享给我 > 添加文件。
  3. 为查看的文件权限选择基于员工或基于角色。
  4. 从下拉列表中选择员工并启用保密和共享给报告经理，这样可帮助您限制员工查看文件。
  5. 单击浏览并从计算机中选择要导入的文件。
  6. 输入文件名和描述。
  7. 从下拉列表中选择类别或通过单击 + 图标添加新类别。
  8. 如有需要，启用通过邮件通知。
  9. 单击保存。

注：

  • 如果启用了保密选项，那么员工和经理将无法看到文件，但文件将存储在数据库以供人力资源使用。
  • 如果您启用保密和共享给上级经理这两个选项，则只有员工的报告经理可在下属文件下面看到文件。
  • 如果未选择任何选项，则员工可在共享给我的文件下面看到文件。

下属文件

人力资源专员可仅向员工的直属报告经理分享他们的机密文件（例如，工资记录、绩效考核记录、警告信等）。这将保护员工文件的机密性。

如何添加下属文件：

  1. 以管理员身份登录。
  2. 单击文件 > 人力资源文件 > 下属文件 > 添加文件。
  3. 为查看的文件权限选择基于员工或基于角色。
  4. 从下拉列表中选择员工并启用保密和共享给报告经理，这样可帮助您限制员工查看文件。
  5. 单击浏览并从计算机中选择要导入的文件。
  6. 输入文件名和描述。
  7. 从下拉列表中选择类别或通过单击 + 图标添加新类别。
  8. 如有需要，启用通过邮件通知。
  9. 单击保存。

类别

与文件和文档关联的类别将在此处列出。在需要时，您可添加新类别或编辑现有类别。

添加/编辑/删除类别：

  1. 以管理员身份登录。
  2. 单击文件 > 设置 > 类别 > 添加类别。
  3. 输入类别名称并单击提交。
  4. 要编辑类别，请单击操作下面的编辑图标。
  5. 编辑类别并单击保存。
  6. 要删除类别，应先删除与该类别关联的文件，然后单击操作下面的删除图标。

IP 限制

只有管理员才可添加文件。您可通过设置您机构的 IP 限制来阻止员工从特定 IP 范围以外查看机密文件（绩效考核表、工资记录、合同协议、法律文档等）。了解有关 IP 限制的更多信息。