项目任务自动化：任务管理时如何自动创建清单

大家好，今天为大家带来的是【项目任务自动化：任务管理时如何自动创建清单】。有效的任务管理是避免遗漏的关键，当月度会议时不可避免地需要数据整理，通过自动创建清单可大幅提高时效，为工作赋能。下面我们以项目管理软件为例分享操作过程。

一、自定义函数

企业数字化转型中，自定义函数作为用户编写的特定功能代码模块，成为实现复杂业务逻辑的核心工具。通过将其与工作流规则（如任务、项目流程）关联，系统能够根据预设的触发条件自动执行代码逻辑，从而满足个性化需求。

1.工作原理

灵活编码：开发者基于业务场景编写功能代码，例如数据处理、权限校验或外部接口调用。
条件触发：在工作流规则中设置触发条件（如数据变更、任务状态更新），当条件满足时系统自动调用关联的函数。
无缝整合：自定义函数与系统原生功能深度结合，实现端到端的自动化流程。

2.应用示例

例如，在项目管理中，可设置规则：“当任务逾期时触发自定义函数”，函数自动发送邮件提醒负责人并更新进度。

二、客户案例

在项目管理中，标准化流程与灵活性的平衡是提升效率的关键。近期，我们协助一位客户通过Zoho Projects的任务自定义功能，成功实现了从预设检查表模板中快速关联特定检查项至新建任务的需求。以下是核心实现逻辑：

1.需求背景

客户需在创建任务时，直接引用已有检查表模板中的内容，避免重复配置，同时确保任务执行标准的统一性。传统手动输入方式效率低且易出错，亟需自动化解决方案。

2.实现方案

启用任务自定义字段

在Zoho Projects后台配置任务模块，添加“检查表模板”下拉字段，关联预设的模板库。

模板与任务绑定

通过工作流规则，设置任务创建时自动加载所选模板的检查项，支持按需增删或调整顺序。

权限与协作优化

限定模板编辑权限至管理员，确保内容规范性；执行成员仅可查看或勾选，保障流程清晰。

3.自定义函数代码：

// extension > settings > url id = app_id
// scopes: ZohoProjects.entity_properties.ALL and ZohoProjects.extension_properties.ALL
endPoint = "https://projects.zoho.com/restapi/portal/";
checklistName = "checklist name";
// replace with your checklist name
appId = "YYYYY";
// replace with your app id
getAllChecklist = invokeurl
[
url :endPoint + portalId + "/extensions/properties/retrieve?app_id=" + appId + "&property_key=templatesTitle"
type :GET
connection:"XXXXX"
];
values = getAllChecklist.get("properties").get(0).get("value").toCollection();
for each value in values
{
if(value.get("value").containsIgnoreCase(checklistName))
{
templateId = value.get("template_id");
}
}
getParticularChecklist = invokeurl
[
url :endPoint + portalId + "/extensions/properties/retrieve?app_id=" + appId + "&property_key=" + templateId
type :GET
connection:"XXXXX"
];
values = getParticularChecklist.get("properties").get(0).get("value").toCollection();
childObject = Map();
childObject.put("ListID",templateId);
childObject.put("value",checklistName);
childObject.put("view","fullView");
childObject.put("templateId",templateId);
childArray = List();
childArray.add(childObject);
object = Map();
object.put("Checklist_Titles_Store",childArray);
object.put("count",1);
parentArray = List();
parentArray.add(object);
param = Map();
param.put("app_id",appId);
param.put("entity_id",taskId);
param.put("entity_type","1");
param.put("project_id",projectId);
param.put("property",parentArray);
storeInEntity = invokeurl
[
url :endPoint + portalId + "/entity/properties/store"
type :POST
parameters:param
connection:"XXXXX"
];
param.clear();
childArray.clear();
for each value in values
{
childObject = Map();
childObject.put("completed","false");
childObject.put("who","");
childObject.put("time","");
childObject.put("id",value.get("id"));
childObject.put("title",templateId);
childObject.put("value",value.get("value"));
childArray.add(childObject);
}
object.clear();
object.put("Checklist_Items_Store",childArray);
parentArray.clear();
parentArray.add(object);
param.put("app_id",appId);
param.put("entity_id",taskId);
param.put("entity_type","1");
param.put("project_id",projectId);
param.put("property",parentArray);
storeInEntity = invokeurl
[
url :endPoint + portalId + "/entity/properties/store"
type :POST
parameters:param
connection:"XXXXX"
];
return "success";