• 共享视图给用户

  • 指定要共享的用户
  • 向用户授予权限
  • 应用筛选条件
  • 发送邀请邮件给用户

• 编辑现有共享详细信息

  • 按视图编辑共享详细信息

  • 按用户编辑共享详细信息

在 Zoho Analytics 中，您可以轻松地将您的数据、报表和仪表板私下共享给任何用户。共享用户可以随时随地访问所共享的所有视图，无需将其作为附件邮寄。所共享视图将始终具有反映最新更改的当前数据。

共享视图给用户

您可以使用以下任意选项来调用“共享”对话框：

要共享单个视图，请打开相应视图，然后调用工具栏中的共享 > 共享视图选项。

要共享工作区中的多个视图，请打开“资源管理器”页签，选择需要共享的视图，并从工具栏中调用共享 > 共享视图选项。

• 要共享文件夹中的视图，请单击悬停鼠标后出现的操作图标并选择共享此文件夹中的视图。

调用共享此文件夹中的视图选项后，将出现以下对话框。

第 1 步：指定要共享的用户

在将视图共享至新用户/组弹出窗口中，提供您想要与其共享所选视图的用户列表。您需要提供用户用于注册 Zoho Analytics 帐户的电子邮件 ID。除了电子邮件 ID 外，您还可以提供用户的用户 ID。输入多个用户电子邮件 ID 时，每一个另起一行。

已提供选择用户/组选项，可让您从以下联系人列表中选择用户。

• 现有共享用户

从现有共享用户中添加用户：

如果您已将此工作区中的视图共享给其他用户，并希望从此列表中快速选择用户进行共享，则可以通过单击选择用户/组选项轻松执行此操作。单击此选项后将弹出包含用户列表的对话框，如下所示。您可以通过单击相应的联系人（或右侧的 + 图标）从列表中添加所需的用户，并将其添加到文本区域中。

第 2 步：向用户授予权限

通过单击应用权限与筛选器 -> 权限选项，您可以针对所选视图向用户授予所需权限。用户将只能对已与其共享的视图执行所授予的操作。

权限分组为 4 个高级类别：

• 读取选项：此组包含与对所选视图提供读取访问相关的所有操作

• 写入选项：此组包含与对所选视图提供写入访问相关的所有操作

• 导入选项：此组包含与向 Zoho Analytics 导入数据相关的所有操作

• 共享与协作选项：此组包含允许用户向其他用户共享视图的所有操作

单击每个权限组旁边的复选框，将选择该组下提供的所有权限。下表描述了可以授予用户的各种权限。

读取选项：

写入选项：

导入选项：

共享与协作选项：

在为要共享的视图提供所需权限后，单击顶部的后退箭头返回初始页面。

第 3 步：应用筛选条件

Zoho Analytics 允许您在向用户共享视图/报表/仪表板时应用筛选条件。当报表共享至关联有筛选条件的用户时，指定的条件将应用于所共享的报表，以便在当用户访问报表时筛选所查看的数据。此选项让您可以灵活地将同一报表共享给不同的用户，同时关联适当标准（数据范围），以便每个人都只能看到该报表中向其允许的内容。因此，此功能可以减少创建多个报表以满足该需求的需要。

假设您想要共享一个包含所有区域销售情况的销售 (Sales) 报表给管理东部 (East) 区域的经理，您可以应用条件“Sales.Region = 'East' ”（假设区域 (Region) 是数据表销售中的一列），然后向其共享报表。当经理访问报表时，他将仅看到销售报表中东部区域而非全部区域的数据。

Zoho Analytics 提供了一种灵活的方式来定义筛选条件。您可以定义 SQL SELECT 语句中 WHERE 子句的相似方式来进行定义（请参阅 SQL SELECT WHERE 子句文档）。您还可将 SQL 内置函数用作条件的一部分。这些内置函数应该是 ANSI、Oracle、MS SQL 服务器、MySQL、DB2、Sybase、Informix 和 PostgreSQL SQLdialects 中支持的函数。例如：- year(date_column) = 2011.Year 是 ANSI SQL 和 MySQL 服务器中的内置日期函数，返回给定日期中的年。

简单筛选条件表达式的通用格式为：

(<Table name.column name/SQL expression/SQL function call><relational operator><value/Table name.column name/SQL expression/SQL function call>)

您还可以使用 AND、OR 和 NOT 逻辑运算符组合基本表达式，以形成复杂表达式，如以下示例所示。

(("Sales.Region"='South' AND "Sales.Sales"> 10000) OR ("Sales.Region"='West' AND "Sales.Sales" < 8000))

在提供上面所示的筛选条件后，产品销售额高于 $10000 的南部 (South) 区域销售数据和产品销售额高于 $8000 的西部 (West) 区域销售数据（假设区域和销售是数据表销售中的列）将不会显示给共享用户。

要应用筛选条件：

• 在筛选条件页签中，在指定筛选条件文本框中键入您想要应用的条件。您可以通过在表达式中键入或通过单击“插入列”窗格下提供的列表中的所需列来将表列插入表达式中。

• 如果您想要将正在指定的条件与父表的条件包含在一起，请选择应用父表筛选条件选项。即，如果您已经将表（父表）共享给具有特定筛选条件的用户，现在您正在共享在该表上构建的报表给同一个用户，那么，选择此选项后，上面给出的条件将对父表条件进行 AND 运算。

• 创建所需的筛选表达式后，单击预览链接以验证您的筛选条件。这将打开筛选条件 - 预览窗口，其中显示应用指定的筛选条件后的共享报表，如下所示。如果条件无效，预览窗口将会显示错误消息。

• 如果您满意您的条件结果，请单击下一步以继续共享过程。

基于多个表应用条件：
如果共享通过跨多个表的数据创建的报表，则可以使用相应关联表中的列定义筛选条件。
例如，假设您已通过连接销售和销售人员 (Sales Person) 表创建了显示每个销售人员销售情况的图表（请参阅此处以了解如何连接销售和销售人员表以及如何创建每个销售人员销售情况图表）。您可以定义如下所示的条件，这样共享用户将只可以看到报表中 Fairfax 城市销售额少于 $1000 的销售人员详细信息（假设城市 (City) 是数据表销售人员中的一列，销售是销售表中的一列）。

(("Sales Person.City" = 'Fairfax') AND ("Sales.Sales" < 1000))

第 4 步：发送邀请邮件

通过选择发送邀请邮件选项，您可以将邀请邮件发送给共享用户，其中包含用于访问共享视图的链接。单击编辑消息后，您可以自定义您想要发送的主题和消息。

您还可以选择发送电子邮件的副本至您自己的帐户电子邮件 ID。为此，请选择向我发送副本选项。单击共享以完成共享过程。

查找显示在右上角的消息“‘视图/表’已共享给用户，通知电子邮件也已发送给用户。”，确认共享过程。

编辑现有共享详细信息

如果您想要编辑为共享的视图提供的权限或删除共享，可以使用以下任一选项：

• 按视图编辑共享详细信息
• 按用户编辑共享详细信息

按视图编辑共享详细信息

此选项将允许您编辑已授予视图的权限或删除对共享用户/工作区组的访问权限（请参阅：将视图共享给已与其共享视图的工作区组。您可通过以下任一方法访问此选项：

• 从工作区的“资源管理器”页签中，选择您想要修改其共享详细信息的视图，并调用工具栏中的共享 ->按视图编辑共享详细信息菜单。
• 打开已共享的相应视图，并调用工具栏中的共享 ->编辑共享详细信息。 

要编辑授予用户/数据库组的共享视图的权限，请单击每个共享成员旁边的相应编辑权限链接。您还可选择多个用户并单击顶部的编辑权限按钮以同时编辑所有用户的权限。通过选择/取消选择“编辑权限”对话框（如下所示）中的相应复选框，您可以为所选视图授予新权限或删除之前授予的权限。单击确定以完成此过程。

在屏幕右上角查找“已成功更改所选用户的权限”消息，确认编辑过程。

按用户编辑共享详细信息

此选项列出了您已向其共享此工作区中至少一个视图的所有用户（包括工作区组）。您可以使用提供的相应选项删除已授予特定用户的权限。

从工作区的“资源管理器”页签中，调用工具栏上的共享 -> 按用户编辑共享详细信息选项。将出现一个对话框（如下所示），并列出此工作区中的所有共享用户。它还显示您的共享用户已向其共享此工作区中视图的其他用户。 

如果您想要从共享用户列表中删除用户，请单击相应的删除链接。

单击删除旁边的下拉图标以查看与其共享的视图列表，以及为该特定视图授予的相应权限。

您可以通过单击相应的编辑链接，编辑授予特定视图的权限。您还可以使用每个视图旁边的删除图标来删除对用户的访问权限。

单击 X 以完成此过程。