数据主体请求
机构每天要处理大量机密数据。因此，机构可能会收到数据主体请求，以确认某些法律或合规性问题。Zoho Mail 允许您过滤并导出此数据，以明确对方提出的任何问题。用户还可以请求此操作以检查已存储了哪些数据。请求的数据可以是机构帐户或外部电子邮件地址的数据。此外，可以将数据主体交互限制为机构的特定成员，或允许搜索整个机构。
创建 DSR 案例
以下步骤将指导您创建数据主体请求。
- 登录 Zoho Mail 管理控制台
- 转到安全性和合规性部分。
- 选择数据主体请求选项。
- 单击创建新 DSR 按钮。
- 输入要创建的 DSR 的名称。
- 在数据主体电子邮件地址字段中，输入数据主体的电子邮件地址。您可以查看与该电子邮件地址之间发生的所有交互。这可以是您的机构用户，也可以是外部用户。
- 选择搜索范围是整个机构还是一组用户。如果您选择所有机构帐户，则将考虑数据主体与机构中的所有帐户之间的交互。如果您选择特定帐户，将考虑数据主体单独与特定帐户进行的交互。
- 此外，在选择要通知的用户字段中，如果您的机构具有多个管理员，请输入要向其发送此 DSR 通知的管理员的姓名。默认情况下，系统将添加创建 DSR 的管理员的姓名。
- 如果要识别任何重复的电子邮件，请选中添加重复标识符复选框。在数据主体电子邮件地址是群组电子邮件地址的情况下，此功能特别好用。
- 选择所有详细信息后，您可以选择导出为 HTML 或导出为 PDF 选项。
- 相关的管理员将收到一封包含 zip 链接的电子邮件，通过该链接可以获得 PDF 或 HTML 文件。PDF 或 HTML 文件中将包含电子邮件标题。如果您已启用“添加重复标识符”，则仅 CSV 导出选项可用。
- 您还可以选择在导出文件时对其进行密码保护。
从导出列表中识别重复项
下载 CSV 文件后，请按照以下步骤识别重复项：
- 使用您的凭据登录 Zoho Sheet。
- 按照以下步骤，将下载的文件导入 Zoho Sheet。
- 打开已导入的文件，然后选择唯一的消息 ID 列。
- 按升序对列进行排序。单击菜单部分中的数据，选择排序，然后选择升序排序。
- 现在再次选择唯一的消息 ID 列，然后单击菜单中的格式，选择条件格式设置，转到经典并选择重复值。
- 选择单元格范围，然后单击确定。
- “消息 ID”字段中的所有重复值都将突出显示。
这些重复值表示发送到某个群组电子邮件地址的相同电子邮件。
DSR 列表
“数据主体请求”部分中将列出过去 60 天内在机构帐户中创建的所有 DSR。可在此处查看有关 DSR 的所有详细信息，例如名称、范围、数据主体电子邮件和 DSR 的状态。您可以使用页面中的过滤器按钮，根据 DSR 的状态查看 DSR。
如果您想要重新运行特定 DSR 案例，请单击相应 DSR 上的重新创建案例图标。这将再次执行 DSR 操作，并将更新的结果通知相关管理员。