如何为您的员工创建一个专业的电子邮件地址？

什么是专业的电子邮件地址？

我们一般都会有好几个电子邮件地址，用来给不同的人发信。比如给客户发，就需要用比较专业的企业邮箱，san.zhang@hanhai.com 这种的，客户一看就知道是瀚海公司发的。给亲友们发信的个人邮箱，一般用个免费的比如 gmail。注册其它服务啦，网站会员啦，收验证码用的邮箱，一般也用免费的，比如qq，网易的，都行。这样即使这个邮箱地址被贩卖了，每天收到一堆垃圾邮箱，也没事，因为它不是你的常用工作邮箱和生活邮箱。

所以我们的工作邮箱，一定要区分出来，专门给同事、客户、合作伙伴等发邮件。这种专业的工作邮箱的邮箱后缀是公司自己的域名，并且前面的名称要符合一定的规范。

专业的电子邮件地址有什么好处？ 

专业的电子邮件地址，比如san.zhang@hanhai.com，当客户收到它发来的邮件的时候，首先他会马上知道这是瀚海公司发的（有品牌辨识度、可靠），然后他会知道是张三这个员工发的（比较真实，容易建立信任），他会觉得这不是一个垃圾邮件，不容易忽略过去。而且对于收件人用的邮箱服务器来说，这种专业的电子邮件投递率更高，不容易进入对方的垃圾箱。

专业的电子邮件地址格式一般是什么样的？ 

目前比较流行和常用的电子邮件地址格式如下:

名.姓@域名

示例： san.zhang@hanhai.com

这是全球最常用的电子邮件格式之一。 这种格式看起来很专业，收件人一看就知道发件人叫张三，瀚海公司的。那如果有重名的呢？前面可以用上英文名，比如 peter.zhang@hanhai.com, jim.zhang@hanhai.com。

名.姓的头一个字母@域名

示例： san.z@hanhai.com 

这也是一种比较流行的格式，很短，易于记忆。但是如果公司里有人叫张三，还有个人叫赵三，这种就不合适，对于公司规模比较大的，还是用第一种。

名@域名

示例： san@hanhai.com

这种格式非常适合初创公司，10个员工以下的小型企业。因为邮件地址很容易记住。

还有一种使用情况是，张三给客户的正式的邮件地址是 san.zhang@hanhai.com，但是参加展会时，不想留真实的邮箱，那么就可以对他的邮箱添加一个别名（或者叫邮箱分身）san@hanhai.com，不占用邮箱许可，发给san@hanhai.com的邮件，张三在san.zhang@hanhai.com里都能收到。等展会热度过了，他可以删除掉这个别名，以防收到垃圾邮件。

如何使用 Zoho Mail 为您的所有员工创建专业的电子邮件地址？

这主要分4步。

购买公司自己的域名-->注册 Zoho Mail 账号-->把域名绑定到Zoho Mail -->为员工创建电子邮件地址。

域名需要你自己到阿里云等域名提供商那里去买，Zoho Mail 国内版只提供邮箱不提供域名。从注册Zoho Mail 账号到配置域名这些流程，请参考这个演示视频来操作：如何注册企业邮箱及配置域名 其实不难，就是可能配置生效需要等一会儿。

域名配置完，就可以直接开始添加用户。既可以逐个添加用户，也可以批量导入用户。

逐个添加用户

输入员工的相关信息，点击“添加”即可。10用户以下，这种方法比较好。

如果要创建的用户比较多，建议使用"从CSV导入"的方式。这是示例文件，下载这个表格，把用户名称等等改改，导入就可以。

需要注意的是，因为导入目前还只支持CSV格式，所以这个示例文件如果用记事本打开编辑，保存，再导入，是没有问题的。而如果用 excel打开编辑，再导入时会出现错误，这是因为在格式转换过程中可能会出现问题。可以参考这个视频：如何在企业邮箱里批量导入用户

此外还可以从CRM或其他Zoho服务导入用户，此帮助页面上提供了详细说明。

群组邮箱（公共邮箱）

群组邮箱有时也叫公共邮箱，比如sales@hanhai.com，contact@hanhai.com，support@hanhai.com，info@hanhai.com 等。

这种群组邮箱是不占用邮箱许可数量的，它其实是个虚拟的邮箱。你需要把真实的员工邮箱作为成员添加到这些组里，这样，当有人给群组邮箱发邮件的时候，其成员邮箱都能收到。

一方面，有群组邮箱显得公司比较正规。即使公司初创时只有老板一个人，也要设置群组邮箱。这样就可以在宣传资料上写：产品购买请联系sales@hanhai.com，产品咨询请联系：contact@hanhai.com，售后服务请联系：support@hanhai.com，业务合作请联系：partners@hanhai.com。其实发哪个公共邮箱都是你一个人处理，但是给客户的感觉很正规有没有？

另一方面，由于群组邮箱里可以添加多个成员邮箱，所以即使有一个成员离职了，发到这个群组邮箱的邮件也会有其他员工收到并处理。所以你可以根据自己的业务使用场景，来判断给别人留员工的个人邮箱，还是群组邮箱。

群组邮箱的一些常见做法:

一般来说，可以按照以下方面来创建不同用途的群组邮箱：

公共-外部群组邮箱:

面向公司的外部联系人收取邮件，可以按部门来设公共邮箱。

示例:

• support@你的域名
• sales@你的域名
• info@你的域名
• careers@你的域名
• enquiries@你的域名
• news@你的域名

公司-内部群组邮箱:

这类群组邮箱，是公司内部用的，便于公司内部处理部门事务。可以设置成只允许公司员工给这种群组邮箱发信，客户不能发。

示例:

payroll@你的域名----员工对于工资发放有问题的，可以发给这个群组邮箱，处理工资的同事们会收到。

• hrqueries@你的域名
• systemadmin@你的域名
• employee-care@你的域名

如何使用 Zoho Mail 创建群组邮箱？

创建步骤请参阅帮助文档：创建邮箱群组 。

以下是 Zoho Mail 群组邮箱的一些有用的功能：

• 群组邮箱里可以添加多个成员，并安排多个审核员。
• 审核员有权添加用户到群组邮箱，或更改该组的设置。 审核员还可以对发送给该组的电子邮件进行审核，并批准或拒收这些电子邮件。
• 超管可以允许群组邮箱中全部或部分成员，以该群组邮箱地址作为发件人邮箱地址，发送电子邮件。
• 当用户使用群组电子邮件地址发送电子邮件时，他们的个人电子邮件地址不会暴露给收件人。
• 管理员可以为组启用"消息流"功能，它是邮箱里的社交功能，组成员可以直接从邮箱里和其他成员进行讨论、点赞等协作。