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外出邮件如何设置邮件自动回复
什么是外出邮件？
外出邮件（也称为 OOO 消息）是一种自动答复，可用于回复在您外出期间给您发送电子邮件的人员。这有助于让联系人（包括您的同事、客户、业务联系人）知悉，您目前不在办公室并且可能会较晚作出回复。通过添加适当的外出邮件，您还可以让您的联系人知道，在遇到紧急情况且您不在时应联系谁。如果您因年假、病假或其他原因长时间不上班，请务必提供适当的外出邮件。
何时设置专业的外出邮件？
有时，您需要外出几天，例如度假、不方便上网或无法上网，或者乘飞机前往其他国家/地区参加商务会议，并在不同时区工作。外出前，请确保您已将计划告知您的团队。 由于您的收件箱仍在接收来自其他同事、客户和其他重要人员的重要电子邮件，因此最好设置外出邮件，详细说明您的外出日期、持续时间，并说明在外出时由谁暂代您的工作，这是一种非常专业的做法。
每次您收到电子邮件时，系统都会根据您的外出设置，向发件人发送自动答复，告知他们您不在办公室。如果同一发件人重复向您发送电子邮件，您可以控制向该用户发送外出自动回复的时间间隔。
外出邮件中应包含哪些内容？
- 要有礼貌并感谢发件人。
- 说明外出的日期。
- 包括紧急情况联系人的详细信息。
- 以问候结束。
起草外出邮件的最佳实践
- 告诉收件人您的旅程将何时结束，并说明您回到办公室的日期。此外，绝对没有必要提及旅程的开始日期。
- 说明在您外出期间，他们需要紧急帮助时应联系谁。
- 确保您的内容适合各种受众，从上司到朋友。遵循电子邮件礼仪规则可帮助您起草适合各种受众的适当电子邮件。
- 除非您希望所有收件人都知道，否则请避免提供任何个人信息，如您度假的地点或您的个人联系信息。
- 在外出邮件中提供详细信息时应谨慎行事，因为向您发送电子邮件的任何人都可能会获得这些信息。
外出邮件示例
半正式外出模板
外出邮件 - 示例
您好！
感谢您的联系。我目前在休假，<>才回来上班。由于不方便上网，因此我无法查收电子邮件。我将在恢复工作后查收并回复您的电子邮件。
如果在此期间需要任何帮助，请通过<电子邮件/电话>联系<同事的姓名、职位>。
谢谢！
<您的姓名、职位、公司名称>
外出邮件 - 商务旅行
您好！
感谢您发送电子邮件。我目前在出差，<>才回来上班。我无法定期查收和回复电子邮件。我将在稍后阅读并回复您的电子邮件。
如有任何紧急情况，请通过<电子邮件/电话>联系<同事的姓名、职位>。
谢谢！
<您的姓名、职位、公司名称>
外出邮件 - 病假
当您休病假时，您可能没有具体的复工日期。因此，最好通知他人您在休病假，并说明备用联系人。
您好！
感谢您发送电子邮件。
我目前在休病假，不知道什么时候才回来上班。有时我将无法查收和回复电子邮件。
如有任何紧急情况，请通过<电子邮件/电话>联系<同事的姓名、职位>。我将在复工后马上回复您的电子邮件。
谢谢！
<您的姓名、职位、公司名称>
外出邮件 - 产假
当您休产假时，安排适当的外出邮件是绝对必要的，因为发件人会知道您将长时间不工作，并与相关人员联系。在这种情况下，最好留下两个备用联系人，因为您将离开很长时间。
您好！
感谢您发送电子邮件。
我目前在休产假，我计划在<月/日期>回来上班。
在此期间我将暂停工作，无法查收电子邮件。
在我休假期间，<联系人姓名>可以帮助您。请通过<电子邮件/电话号码>与他/她联系。
您也可以发送电子邮件到<群组电子邮件地址>以获得任何其他帮助。
谢谢！
<您的姓名、职位、公司名称>
正式的外出邮件
有时，最好让发件人写信给常见电子邮件地址或群组电子邮件（support@、sales@、info@ 等），而不是特定个人。
您好！
感谢您发送电子邮件。
从 <> 至 <> 我将不在办公室。由于不方便上网，我将尝试回复标记为“重要”的电子邮件。
如果您的电子邮件包含重要内容，请重新发送此电子邮件，将并主题标记为“重要”。
同时，请随时通过<群组电子邮件地址>联系我们。
此致，
[您的姓名]
如何在 Zoho Mail 中设置外出自动答复
- 在您的 Zoho Mail 帐户中，单击右上角的设置图标，然后导航到外出部分。
- 单击添加新外出。
- 选择您的受众。您可以选择将自动回复发送给每个人、您的联系人或非联系人。
- 选择要发送回复的时间段的开始日期和结束日期。
- 如果希望为在特定时间范围内收到的电子邮件发送外出答复，请选择时间间隔。
- 您可以选择在周几发送回复。
- 重复间隔：要隔开为同一人发送外出答复的时间，请在“每_天自动回复”中提供天数。
- 输入邮件的主题和内容。
- 单击保存。
外出邮件将被保存并发送给在指定时间段内向您发送电子邮件的人员。这将基于所选的重复模式和所提供的时间间隔。
请试用这些功能，并发送您的反馈至 support-clb@zohocorp.com.cn。