需求 2.添加多个布局

我们现在已经为 B大学创建名为“学生”的模块，但是，学生信息是根据不同的专业进行管理的。例如，属于工程系专业的学生所需要的课程信息与电影研究系的学生不同。例如，工程系学生的学生申请表单与电影研究系的学生申请表单就大不相同。同样，两个系的录取过程、学生活动、新闻通讯都是不同的。同一模块中管理这些不同的信息会导致很多混乱。

此外，根据学生是属于工程系专业还是电影研究系专业，围绕学生的活动、自动发送给学生的电子邮件、所获得的报表分析都将会有所不同。所以，该大学如何在同一模块下管理不同专业的学生信息和学生活动？Zoho CRM提供的解决方案就是在“学生”模块下创建多个布局。 

解决方案： 

每个模块可包含多个布局。例如，“学生”模块可包含以下布局：

• 工程专业
• 电影研究专业 

请注意：虽然布局是分开的，并且可以向每个布局分配不同人员，但他们都属于同一个模块，即，“学生”模块。这样就可以让B学校在同一个 CRM 系统中轻松管理多个专业的学生信息。 

该模块下的每个布局都可以共享通用字段，或创建具有特定于某个布局的特殊字段。

例如，两个布局的课程信息字段将会不同。如果查看工程专业的布局，那么它具有土木工程、热力工程等等之类的选项。

而将布局切换至电影研究专业时，该字段具有摄影、导演和剧本写作之类的选项。使用的自定义字段只有一个，但它在不同布局中可能具有不同的选项。

按照以下步骤在一个模块中添加多个布局：

1. 点击设置 > 定制 > 模块与字段。 
2. 在模块列表中，选择学生。
3. 点击创建新布局。
   请注意，“标准布局”将被复制，可以在新布局中编辑所需要的修改。 
4. 创建适用于电影研究专业布局的新字段并保存。下面具体讨论一下这些字段。

现在我们有两个布局：工程专业和电影研究专业。可以在创建记录时选择布局并填写所需要的内容。 

如何使用不同布局？

将学生信息分类到不同的布局之后，B学校可以根据布局组织进一步的活动。

例如，尽管工程专业的学生与电影研究专业的学生属于同一模块，但自动发送给工程专业学生的电子邮件与自动发送给电影研究专业学生的电子邮件是不一样的。可以通过将布局定义为工作流规则条件来实现此功能。 

同样，下面列出的是可以根据布局实现的一些其他 CRM 功能：  

• 布局分配和权限设定。
• 基于布局的工作流。 
• 基于布局的报表。
• 基于布局的自定义视图。 
• 通过导入、web表单提交和API推送的方式在CRM中生成基于布局的记录。

基于布局的工作流规则：基于布局自动向学生发送电子邮件提醒：

每当触发工作流规则时，此工作流将自动向工程专业和电影研究专业的优秀学生发送不同的电子邮件。 

基于布局的报表：通过在过滤器中使用“布局”而创建的报表将创建特定于工程专业或电影研究专业的报表。 

基于布局的自定义视图：使用布局作为条件创建的自定义视图将显示特定于工程专业或电影研究专业的记录。

将布局分配给 CRM 用户：每个布局（在本案例中，即“工程专业”布局和“电影研究专业”布局）可能有不同的关联人员。“工程专业”布局所有者不需要查看“电影研究专业”的详细信息，反之亦然。为了进行有效的管理，可在 CRM 中将每个布局分配给特定用户角色。如果要限制角色访问布局，只需在“布局权限”分栏中删除该角色。

需求 4.使用子表单添加多个行项。

我们为 B大学创建了一个名为“学生”的自定义模块，添加了不同的布局来管理不同的专业，并通过条件字段和布局依赖关系来解决布局问题。 

此外，假设 B大学想要收集有关申请人的“教育背景”和“工作经历”的其它信息。 

• “教育背景信息”分栏包含上一年的成绩，科目选择等字段。 
• “工作经历”分栏可能包含“雇主名称”、“职位”、“工作描述”等字段。 

在这种情况下，每个申请人可能在这些分栏下输入 3 到 4 个条目。通过自定义字段来实现这样的需求会很麻烦，因为它会导致界面布局非常混乱。 

解决方案：

CRM提供的子表单功能为以上问题提供了很好的解决方案，子表单允许在辅助表单中添加多个行项，从而使主表单免于混乱。虽然这些是关于学生的重要信息，但你可以轻松地在名为“教育背景信息”或“工作经历”的子表单中补充这些内容。可以在子表单中引入其他行项以添加更多信息。虽然主表单仍是关于学生的内容，但子表单将包含有关教育背景和工作经历的其他详细信息。  

按照以下步骤向布局添加子表单：

1. 访问设置 > 定制 > 模块与字段。 
2. 在模块列表中，选择学生 > 工程专业布局。
3. 在布局编辑器中，从左侧的新字段分栏拖放子表单。
4. 对子表单命名 -“工作经历”。
5. 添加下表中提到的字段。

分栏：工作经历信息

需求 5.通过设置验证规则来确保数据准确性

我们现在已经为“工程专业”和“电影研究专业”布局添加了许多字段。输入的学生信息可能不符合 B大学的条款。 

例如，要申请航空工程专业，候选人的 GPA 成绩必须高于 5。如果成绩低于 5，那么系统应将其识别为无效信息并抛出错误。  

解决方案：

创建验证规则可以帮助你在 Zoho CRM 中输入无效数据时将其锁定。在本案例中，为“工程专业”布局创建验证规则将允许你为“航空工程专业”课程定义申请人所需的 GPA 成绩。如果申请人输入的 GPA 成绩低于 5，那么系统将发出以下提醒：“抱歉，GPA 成绩必须高于 5 才能申请此课程”。  

示例 - 申请“航空工程专业”课程的申请人，GPA 平均成绩必须高于 5。

解决方案 - 定义验证规则，即，如果 GPA 成绩为 5，那么系统会提醒申请人：“抱歉，申请本课程要求 GPA 成绩必须高于 5”。 

按照以下步骤为字段设置验证规则：

1. 访问设置 > 定制 > 模块与字段。 
2. 选择要为其创建验证规则的模块。
3. 在[模块]页面中，点击验证规则页签。
4. 点击 + 创建验证规则。
5. 在“创建验证规则”弹出窗口中，执行以下操作：
   • 选择“工程专业”布局，您希望验证的字段属于此布局。
   • 选择“GPA 成绩”字段，然后定义触发此规则的主要条件。例如，如果希望验证 GPA 字段并排除GPA成绩低于5的记录，那么主要条件就应该设置为“GPA 成绩为 5”。

通过本教程介绍的场景，我们总结了教育行业CRM系统的基本定制方法和定制步骤。接下来的教程，继续学习关于房地产行业和保险行业CRM系统的定制。