管理列表视图
如何...
列表视图是根据已定义条件组进行分组的记录。列表视图可针对您的业务需求显示特定于客户的数据。例如,您可能会想要跟进上周创建的应聘者或查阅已过期的任务,或者您可能想要筛选出大交易。处理这些情况最好的方法是使用列表视图筛选记录。您还可使用列表视图来更改记录所有者、批量删除记录并发送大量邮件。
Zoho Recruit 提供了一组标准列表视图,以供您机构内所有用户使用。此外,您还可创建列表视图并与您机构中的同事共享。
- 标准列表视图:您可修改标准视图,并对列表中的列进行排序。您无法删除这些列表视图。
- 自定义列表视图:您可创建、修改和删除自定义列表视图,并对列表中的列进行排序。
列表视图归为由我创建和共享给我类别下。您也可将常用的列表视图标记为收藏,这样,这些视图将出现在“列表视图”下拉列表中的前面。仅需点击列表视图旁边的星号,该视图将添加到“收藏”中。
标准列表视图
在 <模块> 主页 页面,您可从视图下拉列表选择所需的列表视图。您只能重新排列这些列的顺序,或向标准视图模式添加更多列。部分标准列表视图为:“全部记录”、“我的记录”、“最近创建的记录”、“最近修改的记录”、“最近查看的记录”等。
创建自定义列表视图
您可根据您的需求定义标准,以此创建 Zoho Recruit 的定制列表视图。用户创建的自定义视图将在由我创建下拉列表中列出。
可用性
所需权限:具有管理自定义视图权限的用户可访问此功能。
如要创建自定义视图
- 点击[模块] 页签(如“应聘者”、“联系人”、“客户”等)
- 在[模块]主页 页面中,将您的鼠标指针移至该列表视图的下拉菜单上。
- 点击创建视图链接。
- 在新视图 页面中执行以下操作:
- 输入自定义视图名称。
- 如有需要,标记为收藏。
被标记为收藏的自定义列表视图将列在列表视图下拉列表中的前面。 - 指定条件以过滤记录。
- 选择需要在视图模式中显示的列。
- 选择选项以确定谁可以查看此视图。
- 点击保存。
指定列表视图条件
在“指定条件”部分,根据要将哪些记录筛选出来列在此列表视图下,您可指定条件。下表中列出了某些字段类型条件选项:
字段类型 | 条件选项 | ||
字符串字段,如:
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数值字段,如:
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日期和日期时间字段,如:
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布尔值字段,如:
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注意
- 最多可以添加 25 个条件。
- 指定数值,不使用逗号。例如,将 15,000 指定为 15000。
- 如果您选择无 选项,则将不会创建自定义视图。
- 持续天数选项在日期和日期时间字段中很有用。它可用于筛选记录,如在过去 15 天内创建的应聘者,过去 10 天内填写的空缺职位,或者在过去 5 天内续订的用户。
- 几天后到期选项让您可根据特定的几天后到期来设置日期和日期时间字段的条件。例如,如果您想要筛选将在 6 天内关闭的,则可在空缺职位模块中创建一个自定义视图,将“截止日期”条件设为“几天后到期 = 6”。
选择列表视图列
在选择列 部分,从可用列列表框中选择要在列表视图中显示的列。在选择列之后,您可以更改列的顺序,或从已选列列表框中删除不需要的列。
注意
- 所选的列最好少于 10 个,以避免在列表视图中水平滚动。
设置列表视图的权限
在可访问性详情 部分,定义用户查看自定义列表的访问权限。提供以下选项:
- 所有用户均可查看此自定义列表。
- 仅向我显示此自定义列表。
- 允许以下用户查看此自定义列表。
在自定义列表视图中选择所有记录
Zoho Recruit 可让您一次选择属于某个特定自定义视图的所有记录。
考虑一下这个场景。您希望在名为解析器应聘者 的自定义视图中更改所有应聘者的记录所有者。假设在这个自定义视图中有超过 20000 个应聘者 — 浏览下一个页面并选择每个页面中的全部应聘者是很麻烦的操作。
但是,您只需点击在此视图中选择所有 [记录] 链接,将会一次性选中全部 20000 个应聘者,这样您便可轻松为全部记录更改所有者。
如要在自定义视图中选择所有记录
- 转至所需的模块。
- 选择所需的自定义列表视图。
- 点击第一页的全选复选框。
- 点击出现的在此视图中选择所有 [记录]。
将会选中该列表视图中的所有记录。
选择了自定义列表视图中的所有记录后,您便可对这些应聘者执行以下批量操作。
- 批量更新
- 更改所有者
- 删除
应用了批量更新/更改所有者/删除操作之后,可查看进度条了解更新状态。
注意
- 只在Zoho Recruit 企业版和旗舰版中提供在此视图中选择所有 [记录] 链接。
- 在两种情况下不会出现在此视图中选择所有 [记录] 链接:
- 自定义列表视图中的记录超过 50000 条。
- 批量列表视图更新已在进行中
- 假设所选的模块存在一个工作流规则,其中批量更新/更改所有者/删除操作关联为触发器或操作。假设您设定了规则,比如说“删除 冷电话应聘者时,向销售经理发送邮件”。在这种情况下,如果所选的总记录数小于 1000,那么将会执行工作流规则。如果在列表视图中选择的记录超过 1000 条,那么将不会执行工作流规。
编辑条件匹配
自定义列表视图中的条件匹配编辑器可帮助您使用简单的逻辑定义高级过滤器,如与 / 或。
可用性
所需角色权限:具有自定义列表视图访问权的用户可使用此选项。
注意
- 您最多可在列表视图中指定 25 个条件。
若要编辑条件匹配
- 点击模块页签。
- 从下拉列表中选择列表视图。
- 点击编辑。
- 在编辑视图 页面,查看您的现有条件,然后点击更改匹配链接。
- 在匹配编辑器 框中,修改过滤器,然后点击保存链接。
- 保存修改的自定义视图。
示例:
如果您希望筛选出来自加利福尼亚或得克萨斯且状态为“已联系”的应聘者。
应聘者源包含“从 Zoho CRM 或冷电话导入”,省/市名为“加利福尼亚或德克萨斯”,状态为“已联系”。
您可以使用下面给出的条件选项轻松创建此条件:
条件匹配将自动设置为:
由于条件匹配不符合要求,您可以将它编辑为:
- 圆括号:( )
- 与 / 或 运算符
- 条件行号
重要提示
- 当更改匹配 框打开时,您不能在指定条件 部分下面添加或删除条件行。
- 如果您未指定括号,则不考虑运算符的优先级。例如,如果您指定条件为 1 或 2 与 3,则这将会被视为 ((1 或 2) 与 3)
- 您可以更改条件行的 与 或 或,它将在下面的编辑器中更新。
- 您可以更改条件匹配中的 与 或 或 条件,它将在上面的行中更新。
- 如果您指定 1 与 2 并保存,则在编辑视图时,条件匹配将显示为 (1 与 2)。对于 (1 与 2) 或 3,条件匹配将显示为 ( (1 与 2) 或 3 )
- 如果您在编辑器中添加了多行并逐一删除,则在匹配中显示额外的括号。例如,如果添加了 5 行,而您删除了第 4 行,则将显示为 ( ( ( ( 1 与 2 ) 或 3) )或 4 ),如果再删除第 3 行,则显示为 ( ( ( ( 1 与 2 ) ) ) 或 3 )。如果删除了第一行,那么它将显示为 ( ( ( ( 1 ) ) ) 或 2 )。但是,在保存条件时,这将变为 ( 1 或 2 )。如果删除了最后一个标准,则将出现 ( ( ( 1 与 2 ) 与 3 ) )。
- 确保您不使用以下项,因为它们无效:()、(与)、(或)
- 如果括号不匹配,则它将被视为无效。
- 如果行数和匹配中给出的数值不匹配,并且如果在指定匹配中有任何丢失数值,那么您将收到错误消息。
- 编辑条件匹配时,自定义视图上的保存 和取消 按钮将被隐藏。
- 如果最后的括号丢失,则条件匹配编辑器及其视图模式之间会有差异。
编辑器中的条件匹配 视图模式中的条件匹配 ( 1 与 2 ) 或 ( 3 与 4 ) (( 1 与 2 ) 或 ( 3 与 4 )) 1 与 2 与 3 与 4 (1 与 2 与 3 与 4 ) ( 1 或 2 ) 与 ( 3 或 4 ) ( ( 1 或 2 ) 与 ( 3 或 4 ) )
在条件中使用最近操作时间
除了编辑记录,还有各种其它活动与记录关联。例如,添加备注、关闭任务、发送邮件等。此类活动的最后更新时间在每条记录中捕获为上次更新:时间(仅在应聘者、客户、联系人和空缺职位模块中)。此字段中的信息可用于列表视图条件,以筛选出在特定时间段内没有活动的记录或最近有活动的记录。
注意
- 此选项支持“应聘者”、“客户”、“联系人”、“空缺职位”和自定义模块。
- 列表视图条件下面的上次活动时间和记录详情页面中的上次更新时间相同。
- 此条件只能用于自定义列表视图。
可用性
所需角色权限:具有自定义列表视图访问权的用户可使用此选项。
活动和更新将记录为“上次活动时间”:
-
- 编辑记录中的字段
- 添加和更新活动(即任务、活动、通话)
- 发送邮件给应聘者和联系人
- 添加和编辑备注
- 在一个帐户下添加空缺职位和联系人。
- 更改记录的所有者
- 添加和删除记录
(这不包括删除与父记录关联的记录。) - 关闭任务
(这不适用于活动,因为在结束日期时间之后,它们会自动移动到“已关闭活动”下面。) - 删除和恢复记录(单个或批量)。
- 批量更新、批量转移等批量操作
(批量删除选项除外。)
活动和更新将不会记录为“上次活动时间”:
- 帐户下的编辑联系人或空缺职位将不列示在帐户下
- 删除记录下面的相关列表。
如要在条件中使用最近活动时间
- 点击应聘者、客户、联系人或空缺职位模块。
- 从下拉列表中选择列表视图 并点击编辑链接。
只能为自定义列表视图指定条件。 - 在编辑视图 页面中,在指定条件 下选择最后操作时间。
- 指定条件。
- 点击保存。
复制自定义列表视图
您创建的自定义视图可进行复制,也可创建类似的列表视图。请注意,无法复制或删除默认视图。
如要复制自定义列表视图
- 点击[模块] 页签(例如,应聘者、联系人、客户等)
- 在[模块]主页 页面,选择您想要复制的列表视图。
- 点击编辑链接。
- 然后点击复制按钮。
- 在复制视图 页面中执行以下操作:
- 输入自定义视图名称。
- 选择需要在视图模式中显示的列。
- 选择选项以确定谁可以查看此视图。
- 选择指定条件复选框并指定条件。
- 点击保存。
编辑标准列表视图
您可编辑Zoho Recruit 中默认提供的标准列表视图,添加或删除列表视图中的列。请注意,您无法编辑条件或重命名这些预定义的列表视图。
如要编辑标准列表视图
- 点击[模块] 页签。(例如,应聘者、联系人、客户等)
- 在[模块]主页 页面,选择您想要编辑的列表视图。
- 点击编辑链接。
- 在编辑视图 页面中,选择字段并将它移动至可用列列表框。
在选择列之后,您可以更改列的顺序,或从已选列列表框中删除不需要的列。 - 点击保存。
删除自定义列表视图
需要时,可删除您创建的自定义视图。请注意,无法删除预定义的列表视图。
如要删除自定义列表视图
- 点击[模块] 页签。(例如,应聘者、联系人、客户等)
- 在[模块]主页 页面,选择您想要删除的列表视图。
- 点击编辑链接。
- 点击删除。