导入数据至 Zoho Recruit

如何...up

导入检查表
导入限制
导入记录
导入备注
查看导入历史记录
- 确认导入信息
- 确认或撤销导入的数据
[相关主题]

对于市场营销和销售而言，将外部源的记录导入到 Zoho Recruit 是最重要的应聘者创建活动之一。在 Zoho Recruit 中，导入记录可以帮助您收集各种来源的数据以创建新的应聘者，如购买一条记录数据库，不同业务单位的记录等。您可使用两个功能来导入记录：

导入我的[模块] - 使用此功能导入您拥有（分配给您）的记录。默认情况下，记录的所有权自动分配给导入记录的用户。

导入我的机构[模块] - 使用此功能导入您机构的用户拥有（分配给您机构的用户）的记录，包括您所有的记录。在导入时，导入文件应该有一列包含您想要向其分配各条记录的用户的准确邮箱地址。

注意

Zoho Recruit 与 Internet Explorer 9 及以上版本和 Firefox 17 及以上版本兼容。建议您使用这些浏览器以获得最佳体验。

可用性

所需角色权限：具有导入权限角色的用户可访问此功能。

导入检查表

在导入数据之前，请浏览以下检查表：

权限
请确保您拥有导入数据的权限。如果您没有权限，您的用户界面中将会隐藏导入链接。
文件格式
要导入的文件必须为 CSV（英文逗号分隔值）文件格式。它必须是 ASCII 文件（在 Windows 环境中通常使用 .txt 或 .csv 扩展名），其中每条记录单独成文本行。支持的格式为 Excel (XLS, XLSX)、英文逗号分隔值 (CSV) 和名片或 vCard 格式 (VCF)。所有文件附件都应与数据分开。
如果 XLS/XLSX 文件包含任何特殊控件，如嵌在其中的 combo 过滤器或图像等，则可能会出现意外错误。
违禁字符
要导入文件中的任何数据都不应包含以下字符：
- 双引号(") - 只能用作字段分隔符
- 竖线 (|)
- 尖角括号 (<>)
必填字段
必填字段必须包含一个值。在导入文件中，请确保不要将必填字段留空。例如，当您导入帐户信息时，每条客户记录都必须包含客户名称。导入向导中的字段映射页面以 * 格式标记了必填字段。没有映射必填字段时，请不要继续下一步。
复选框数据
确保在导入过程中，从布尔值或复选框字段导入的数据所包含的值将会正确转换。
从布尔值或复选框字段导入的数据转换过程如下：
- 如果已选中复选框 - True 或 1
- 如果未选中复选框 - False 或 0
下拉列表
下拉列表中显示的所有数据值都必须存在于相应的 Zoho Recruit 字段中。
例如，如果您计划导入包含行业类型下拉列表值的客户信息，在导入客户信息之前，请确保下拉列表中存在源文件中的所有行业值。如果值不存在，则必须更改源文件中的值以匹配 Zoho Recruit 现有的值，或者让管理员添加新值。
字段名称
确保源文件中的第一行数据（记录）包含列标题或字段名，而不是实际的数据值。将新数据映射到 Zoho Recruit 的现有字段时，这些标题字段名值有助于识别数据。
空白行
删除要导入文件中的所有空白行。空白行会被解释为文件结束。
用户名
将导入的记录分配给其他用户时，您需要将所有者字段映射到导入文件的相应字段。在导入时，导入文件应该有一列包含您想要向其分配各条记录的用户的准确邮箱地址。只有这样，导入时记录才会自动分配给相应用户。
文件大小
确保文件大小（导入数据）不超过 5MB。

您可其导入数据的模块及其字段如下表所示：

模块	必填字段	模块	必填字段
应聘者	公司姓氏	空缺职位	空缺职位名称客户名称截止日期
客户	客户名称	联系人	联系人姓名姓氏

注意

使用导入功能，您无法将任务、发货单、报表、付款通知单、报价、采购订单、预测、销售订单和模板导入到 Zoho Recruit。

导入限制

如果导入文件为 XLS、XLSX 或 VCF 格式，则最多可导入 5000 条记录/批。超过 5000 条的记录可使用 CSV 格式导入。

注意

支持的格式为 Excel (XLS, XLSX)、英文逗号分隔值 (CSV) 和名片或 vCard 格式 (VCF)。
如果您的记录超过上述指定限制，那么您可将记录拆分为两个或多个文件并进行导入。

导入数据

使用导入我的 [记录] - 此功能导入您拥有（分配给您）的记录。默认情况下，记录的所有权自动分配给导入记录的用户。

使用导入我的机构[模块] - 此功能导入您机构的用户拥有（分配给您机构的用户）的记录，包括您所有的记录。在导入时，导入文件应该有一列包含您想要向其分配各条记录的用户的准确邮箱地址。只有这样，导入时记录才会自动分配给相应用户。

注意

模块指的是不同页签。例如，应聘者、联系人、客户等。

如要导入数据

点击[模块]页签
模块指的是“应聘者”、“联系人”、“客户”等页签。
在[模块]主页 页面，点击导入。
在导入[模块] 页面中执行以下操作：
- 选择导入我的[记录]或导入我机构的[记录]。
- 浏览以查找并选择要导入的所需文件。
- 选择复选框以启用手动应聘者审批。
  管理员将手动审批这些记录，然后分配给特定用户。此选项仅在导入应聘者时才可用。另请参阅审批记录
- 针对重复记录选择跳过、覆盖或复制。（请参阅以下说明）
  跳过和覆盖选项仅在付费版本中提供。
从发现重复项方法 选择列表字段中选择一个字段。（请参阅以下说明）
您在这里选择的字段将由 Zoho Recruit 用来将现有记录与导入文件中的记录进行比较。识别匹配记录时，Zoho Recruit 将根据您的选择拒绝、覆盖或复制记录。
另请参阅：如何将字段标记为唯一性字段
- 模块定制 - 旧版本
- 模块定制 - 新版本
在高级选项 下面，执行以下操作：
- 从列表中选择字符编码。
- 如有需要，选择工作流任务。
  请注意，只有在您已创建工作流任务时，工作流程任务才会在列表中可用。
- 选择导入文件中日期和时间值的日期和时间格式。
- 从下拉列表中选择一个规则，以根据分配规则分配 [记录] 所有者。此选项只在您导入机构的记录时可用。
  记录将基于规则分配给用户。利用分配规则，您可以实施循环方法以将记录分配给用户。另请参阅分配规则
- 从列表中选择一个选项以分配全部导入的应聘者至这应聘者源。
  此选项仅在导入应聘者时才可用。
- 点击下一步继续。
在映射字段 部分执行以下操作：
- 将 CSV/XLS 文件列标头中的字段与 Zoho Recruit 中相应的[模块]字段相关联。
  （必须正确地映射必填字段）
- 点击下一步继续。
在确认映射部分，验证全部字段是否已正确映射。
点击导入。
该流程结束时，将会列出已添加、已更新和已跳过的记录供您参考。

注意

当您将记录导入到一个模块时，该模块中被标记为“唯一”的字段会被列示在发现重复项方法 选择列表字段中。在导入过程中，Zoho Recruit 将使用所选择的字段来管理重复记录，将现有记录与导入文件中的记录进行比较。例如，如果您在导入应聘者时选择社会安全号 作为唯一性字段，则 Zoho Recruit 将使用这个字段来比较现有应聘者和导入文件中的应聘者。找到匹配的记录时，将根据您在重复记录部分中的选择执行以下操作之一。
- 如果您选择的是跳过，则导入文件中匹配的记录将不会添加到 Zoho Recruit 中。这样便避免了重复记录。
- 如果您选择的是覆盖，则会更新 Zoho Recruit 中匹配的记录，并添加来自该文件的任何新记录。这样将可保持您的记录为最新。
- 如果您选择的是复制，那么将再次添加导入文件中的新记录。这样数据库中将会有相同记录的复本。
仅当您重新导入从 Zoho Recruit 中导出的记录时，从发现重复项方法 字段中选择 [Module ID]。[Module ID] 字段由 Zoho Recruit 生成，因此是 Zoho Recruit 的独特功能。因此，理想的情况是：要导出一组 Zoho Recruit 记录到电子表格时，选择该字段作为唯一性字段，对其进行一些更改并再次导入记录。在这种情况下，当您选择 [Module ID] 作为唯一性字段并选择覆盖记录时，将会无缝更新匹配的记录。在任何其它情况下，选择 [Module ID] 作为唯一性字段可能会导致产生重复记录。
唯一性字段不区分大小写。即，如果导入文件中的唯一性字段值为 "ABC"，而现有记录中存在 "abc"，那么 Zoho Recruit 仍会将其识别为匹配项。
导入过程开始后将不能取消，手动审批选项只有在导入应聘者时才可用。
如果您在导入时选择了工作流任务，那么选定工作流任务中的通知被分配人选项将不适用。
在免费版本中，只有复制选项可用。
复制、跳过和覆盖记录选项在专业版和企业版中可用。只有当导入文件为 CSV 格式且每批不超过 5000 条记录时才可使用跳过和覆盖选项。
例如，在您的 Zoho Recruit 帐户中有两条记录，分别是 A 和 B。您想要导入记录 B 和 C。
如果您选择：

	记录 C	记录 B
跳过	已导入	未导入，它已在 Zoho Recruit 中存在。
覆盖	已导入	已导入。如果映射字段的值与现有记录中的值不同，则将被替换为导入文件中的值。如果导入前已映射了相关字段，则会将新数据添加到记录中。
复制	已导入	已导入的和另一条记录 B 与现有记录一同创建。

选择了覆盖选项时，将根据各记录类型的部分字段来识别重复记录。以下是各记录类型的字段：
- 应聘者 - 邮箱
- 联系人 - 邮箱
- 客户 - 客户名
未映射上述字段时，将不会识别重复记录，这样会导致在 Zoho Recruit 中创建重复记录。
出现重复记录时，将只会覆盖已映射的字段。
如果您不使用上述字段但仍希望在导入时检查重复记录，那么您可使用记录 ID。Zoho Recruit 中的每一条记录都具备唯一的 ID。导出这些记录时，您可获得其各条记录 ID。

导入备注

很多时候，您可能会需要同时记下大量记录。有时，相同备注可能需要与多条记录关联。在这种情况下，打开每条记录并将其与备注关联会很麻烦。

您可使用 Zoho Recruit 的导入备注 功能来解决这个麻烦。只需将现有记录导出到电子表格，在新列中添加备注并导入备注即可。

若要导入备注

准备好您电子表格（可从 Recruit 导出或新建表格）连同您各记录的备注。确保表格中有备注标题 和备注内容 列。除了这两列之外，电子表格必须为所选模块的唯一性字段之一 - 邮箱、记录 ID 或任何其它唯一性字段 - 设一个列。
在您的 Zoho Recruit 帐户中，点击所需模块。
点击导入 > 导入备注。
在导入备注 页面，选择您准备好的文件。
在发现现有 [记录] 方法字段中指定您希望 Recruit 如何确定该备注将与之关联的父记录 - 记录 ID 或邮箱。
例如，如果您在为联系人导入备注时选择联系人ID，那么 Recruit 将把该备注与表格中指定的联系人 ID 关联。
点击下一步。
在导入我的备注向导 中，在“备注信息”部分下使用该表格的导入字段映射 Recruit 字段、备注标题、备注内容和邮箱（或您选择的任何其它唯一性字段）。
点击下一步。
在确认映射 页面，点击导入。
备注已导入，可在各自的记录详细信息页面中进行查看。

注意

在用户角色中应启用以下权限以便他们能够导入备注：
- 模块级权限 下备注的创建权限
- 针对各父模块启用导入权限。
  
  例如，如果某个用户具有备注创建权限但不具有应聘者的导入权限，他/她将无法为应聘者导入备注。

查看导入历史记录

维护您的 Zoho Recruit 帐户中所执行活动的记录总是会有用。您会知道记录编辑的时间或是添加了记录的人员。同样，导入活动的记录也有助于了解导入了记录的人员、导入时间以及记录是否已正确导入。在 Zoho Recruit 的“导入历史”页面提供了使用导入和迁移功能的最近导入文件的清晰画卷。您可在导入历史中看到以下详细信息：

导入的文件名
要导入记录的模块名称
导入该记录的用户名
导入的日期和时间
添加、更新和跳过的记录数详细信息

在导入历史页面中，您可执行以下操作：

查看导入的详细信息
确认导入的数据
撤销数据导入

60 天范围内导入的文件将列示在导入历史记录中。导入历史记录中的每个条目都提供了选项以用于查看添加、更新和跳过的记录。自导入之日起 7 天内才提供这些详细信息，超过 7 天后您只能查看添加、更新或跳过的记录数。如未正确导入记录，而且想撤销导入，您可在 30 天内进行，30 天后之后将自动锁定和确认导入操作。

可用性

所需角色权限：具有导入权限角色的用户可访问此功能。

查看导入详细信息

导入文件时，导入详细信息将列示在导入历史中。这包括记录的导入日期和时间、导入文件的用户名，添加、更新或跳过的记录数详细信息、以及记录跳过原因的详细信息等。

如要查看导入详细信息

点击设置 > 设置 > 数据管理 > 导入 > 导入历史。
在导入历史 页面，将会记录各导入操作连同导入日期和时间详细信息。
点击添加链接以查看导入过程中添加的记录。
此时将列出导入文件中的字段以及每条记录的值。
点击更新链接以查看导入过程中更新的记录。
此时将列出导入文件中的字段以及每条记录的值。行号帮助您轻松找到导入文件中的记录。
点击跳过链接以查看未添加到 Zoho Recruit 的记录。
此时将列出导入文件中的字段以及不导入该记录的原因。行号帮助您轻松找到导入文件中的记录。
点击导出链接，获取已跳过记录的副本，以及不导入该记录的原因。

注意

在跳过记录列表中，将列示用 Zoho Recruit 字段映射的前 5 个字段（来自导入文件）的详细信息。导出列表时将提供其余的字段详细信息。
导出跳过的记录时，您将获得一个 .csv 文件，其中包含了导入过程中使用 Zoho Recruit 映射的所有字段。而且还会提供跳过记录的原因。您可对文件进行必要的更改并再次导入。
添加和更新视图将仅列示各模块全部 [记录] 列表视图中可用的字段。
可能会出现添加/更新记录计数和详情列表中所看到的记录数不相符的情况。其中的原因有两个。
- 记录被用户手动删除。
- 您无权查看此记录。（导入了机构数据时）。

确认或撤销导入的数据

导入后的 30 天内，用户可撤消导入过程，并移除从 Zoho Recruit 导入的记录。出于安全考虑，您可能希望锁定已导入的记录，以便用户无法删除所导入的记录。这就是确认选项的用途。导入 Zoho Recruit 的数据后，如果您觉得没有问题便可确认操作，以便将数据永久地添加到您的 Recruit 帐户中。

如要确认或取消导入活动