用于 Microsoft Word 的 Zoho CRM 插件让您可以在 Microsoft Word 以及 Zoho CRM 中创建邮件合并文件。 您必须在 Microsoft Word 和 Zoho CRM 中都执行特定操作：

• Microsoft Word 操作
• Zoho CRM 操作

Microsoft Word 操作

用于 Microsoft Word 的 Zoho CRM 插件帮助您在 Microsoft Word 中创建邮件合并模板和邮件合并文件。

MS Word 相关操作有：

• 登录或登出
• 创建邮件合并模板
• 创建邮件合并文件

登录或登出

如需创建模板，在 Microsoft Word 中指定您的 Zoho CRM 登录详细信息。 这会将 Microsoft Word 连接至 Zoho CRM。

如需登录/登出

1. 打开 Microsoft Word。
2. 从主菜单点击 添加 > Zoho CRM > 登录
3. 在 登录 对话框中，指定下列内容：
   • 用户名： 输入您的现有 Zoho CRM 用户名
   • 密码： 输入您的现有 Zoho CRM 密码
   • 记住我： 如果您希望系统记住您的登录详细信息，则勾选此选框。
4. 点击OK。

创建邮件合并模板

邮件合并模板是包含变量（例如： 客户姓名、地址等）和标准内容的邮件合并文件的模型/模式。 创建邮件合并模板时，您可以使用 Zoho CRM 的 Microsoft Word 插件将变量替换为所需 CRM 字段。 您可以为套用信函、地址标签、信封等创建邮件合并模板。

注意，您可以为 Zoho CRM 中的线索、联系人、交易和自定义模块创建邮件合并模板。

如需创建邮件合并模板

1. 打开 Microsoft Word。
2. 点击 添加 > Zoho CRM > 创建模板。
3. 在 创建邮件合并模板 向导中，实施下列操作：
   • 选择您想要使用模板的 CRM 模块（主要模块下拉列表中）并点击 下一步。
     选中模块及其字段显示。
   • 从 字段 下拉列表中选择所需字段，点击插入字段
   • 再次点击 模块 下拉列表，选择 次要模块或相关模块*。
   • 从 字段 下拉列表中选择相关字段，点击插入字段。
     选中字段插入模板。
     

邮件合并模板已创建，您可以使用 .doc/.docx 扩展将模板保存至您的本地机器（如有需要）。 如果您的 MS Word 版本较低即 MS Word 2000 到 2003，则请使用.doc扩展。

(*)次要模块/相关模块： 您为模块创建邮件合并模板时，您会在合并字段列表下方看到来自其它相关模块的字段。 例如，您为交易创建模板时，您会看到来自账户、联系人和宣传模块的字段——这些字段可插入您的模板中。 在这种情况下，交易是您为其创建模板的主要模块，而账户、联系人和宣传是次要模块或相关模块。

注意，相关模块也使用您在模块中创建的任何自定义查找字段填充。

例如，假设您在线索模块中创建了名为相关构建器 的查找字段，您在此连接了名为构建器的自定义模块。 您为线索创建邮件模板时，您也会在合并字段列表中看到来自构建器模块的字段。 这些也被称为次要模块或相关模块。

下表提供了主要模块及其相关次要模块的列表：

创建邮件合并文件

您可以在 Microsoft Word 中为线索、账户、联系人、潜在客户创建邮件合并文件，即将 CRM 数据与来自 Zoho CRM 的现有邮件合并模板或 MS Word 中创建的新模板合并。

如需使用新模板创建邮件合并文件

1. 执行上述步骤创建模板。
2. 选择“上传至 Zoho CRM 并继续合并”并点击下一步。
   • 模板名称： 指定模板名称并选择所需的文件格式。
   • 模块： 默认情况下，显示选中的主要模块。
   • 说明： 输入任何其它的评论。
   • 点击“ 上传 & 合并”
     模板上传至 Zoho CRM。 您可以在 Zoho CRM 中从 设置 > 设置 > 模板 > 邮件合并模板查看这些模板。
3. 点击“继续”开始合并流程。
4. 在 创建邮件合并文件 向导中，实施下列操作：
   • 从视图下拉列表中选择列表视图，显示相关记录。
     您可以在搜索框中输入记录信息以获得所需记录。
   • 从 可用记录 列表框中选择所需记录并点击 前进箭头。
     选中记录现在在选中记录列表框中显示。
   • 点击现在合并。
     选中记录的邮件合并文件得到创建并在 Microsoft Word 中显示。

如需使用现有邮件合并模板创建邮件合并文件

1. 打开 Microsoft Word。
2. 点击 添加 > Zoho CRM > 合并模板。
3. 在创建邮件合并模板向导中，选择主要 CRM 模块，点击下一步。
4. 在 创建邮件合并文件 向导中，实施下列操作：
   • 从下拉列表中选择所需邮件合并模板，点击 下一步。
   • 从视图下拉列表中选择列表视图，显示相关记录。
     您可以在搜索框中输入记录信息以获得所需记录。
   • 从 可用记录 列表框中选择所需记录并点击 前进箭头。
     选中记录现在在选中记录列表框中显示。
   • 点击现在合并。
     选中记录的邮件合并文件得到创建并在 Microsoft Word 中显示。

Zoho CRM 操作

用于 Microsoft Word 的 Zoho CRM 插件帮助您在 Zoho CRM 中创建邮件合并文件，即将对应的邮件合并模板与线索、联系人、账户或交易或自定义模块数据合并。

Zoho CRM 相关操作有：

• 创建邮件合并模板文件夹
• 导入邮件合并模板
• 创建邮件合并文件

创建邮件合并文件夹

此选项让您可以在特定文件夹中存储所有 MS Word 邮件合并模板。 您也可以为 Zoho CRM 用户设置文件夹层级权限。

如需创建邮件合并文件夹

1. 点击 设置 > 设置 > 模板 > 邮件合并模板。
2. 在模板资源管理器页面，点击 创建文件夹。
3. 在 创建邮件合并模板文件夹 中，实施下列操作：
   • 文件夹详细信息： 在对应字段中指定文件夹名称。
   • 可访问性详细信息： 选择下列选项之一：
     • 允许所有用户查看此模板文件夹： 如果您希望为所有用户启用文件夹访问。
     • 仅对我显示此模板文件夹： 如果您希望仅对您启用文件夹访问。
     • 允许下列用户查看此模板文件夹： 选择可以访问文件夹的用户或用户角色。
4. 点击保存。

导入邮件合并模板

此选项让您可以在 Zoho CRM 中添加 MS Word 邮件合并模板。 这些模板之后可以与对应的 CRM 模块合并。

如需添加邮件合并模板

1. 使用您的用户名和密码登录 Zoho CRM。
2. 点击 设置 > 设置 > 模板 > 邮件合并模板。
3. 在模板资源管理器页面，点击导入模板。
4. 在 导入模板 对话框中，指定下列内容：
   • 选择文档： 从您的本地系统浏览 MS Word 模板。
   • 文件夹： 选择存储所选模板的文件夹。
   • 模块： 为 MS Word 模板选择模块（线索/账户/联系人/交易/自定义模块）。
     模板仅对特定模块可用。
   • 说明： 指定任何其它的评论。
5. 点击导入模板。

创建邮件合并文件

邮件合并链接帮助您将模板与线索、联系人、交易或账户或任何其它自定义模块列表合并，并创建对应的邮件合并文件。

创建邮件合并文件之前，您应该：

1. 配置您的浏览器从而启用 ActiveX 控件。 另请参阅配置网络浏览器以便安装 ActiveX 控件
2. 安装来自 Zoho CRM 服务器的 Adventnet.CAB 文档。

如需创建单个邮件合并文件

1. 使用您的用户名和密码登录 Zoho CRM。
2. 点击联系人选项卡。
3. 在 联系人主页 页面，勾选联系人对应的选框。  
4. 点击 更多操作 > 邮件合并。
5. 在 邮件合并 对话框中，选择要与所选联系人合并的对应 邮件合并模板。
6. 点击合并。
   选中联系人的邮件合并文件在 Microsoft Word 中显示。

如需创建多个邮件合并文件

1. 使用您的用户名和密码登录 Zoho CRM。
2. 点击联系人选项卡。
3. 在联系人主页页面，勾选选框从而选择多个联系人。  
4. 点击 更多操作 > 邮件合并。
5. 在 邮件合并 对话框中，选择要与所选联系人合并的对应 邮件合并模板。
6. 点击合并。
   选中联系人的邮件合并文件在 Microsoft Word 中显示。

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