Zoho Recruit 中的工作流规则是一组操作（提醒、任务和字段更新），在满足某些指定条件时执行。这些规则使得在触发规则时发送邮件提醒和短信提醒、分配任务以及更新记录的某些字段的过程实现自动化。

工作流规则包含以下元素：

• • 基本信息 - 指定以下方面的详细信息：要应用规则的记录类型、规则名称、说明。
  • 规则触发器 - 指定应在何时为记录触发规则以及基于什么条件来触发。共有两个选项：
    • 基于记录操作执行 - 在创建、编辑、创建/编辑、删除记录或更新特定字段时触发规则。
    • 基于日期字段的值执行 - 对于所有匹配规则条件的记录，规则将基于选定日期字段的值在每月或每年触发。
  • 规则条件 - 列出条件，以便筛选符合条件的记录。工作流规则对这些记录触发。
  • 操作 - 指定要为符合设定条件的记录自动执行的操作。
    • 即时操作 - 当执行规则时，添加提醒、短信、任务、字段更新、webhook 和自定义函数将立即触发。在编辑或字段更新操作中，您也可以转换应聘者、联系人或客户。
    • 定时操作 - 添加提醒、短信、任务、字段更新、webhook 和自定义函数将会安排为基于指定时间来触发。

 在 Zoho Recruit 中创建工作流规则

创建工作流规则的步骤分为 4 个部分。

 第 1 部分 - 输入规则的基本信息

1. 点击（设置 图标）> 设置 > 自动化 > 工作流规则。
2. 在工作流规则 页面中，点击“创建规则”。
3. 在创建新规则 弹出窗口中执行以下操作：
   
   • 从下拉列表中选择要应用规则的模块。
   • 输入规则名称和描述。

     

4. 点击下一步。

 第 2 部分 - 指定规则触发器

基于两个选项为匹配规则条件的记录触发规则。在创建工作流规则时需要选择这些选项之一，以后不能通过编辑规则来更改选项。它们是

• 一条记录操作 - 在创建、编辑、创建/编辑、删除记录或更新特定字段时可触发规则。
• 一个日期字段值 - 对于所有匹配规则条件的记录，规则将基于选定日期字段的值在每月或每年触发。此选项仅在企业版中可用。

 基于记录操作执行

当在 Zoho Recruit 中创建新应聘者时，您可能想要在设置的间隔自动发送邮件、短信提醒或一连串邮件。您可能还想为这些新应聘者创建任务。此外，有时候在更新特定字段时，您可能想要触发工作流。此执行选项让您可以指定一个操作（创建、编辑、删除等），工作流规则将基于该操作来触发。

1. 选择以下选项之一：

• 创建：创建记录时执行规则。
• 编辑：修改现有记录时执行规则。
• 创建或编辑：创建记录或者修改现有记录时执行规则。
• 字段更新：在修改记录中的指定字段的值时执行规则。
• 删除：在删除某些记录时执行规则。只有工作流提醒和 Webhook 可关联此类规则。操作包括：
  • 从详情页面删除记录。
  • 从列表视图中删除（一个接一个或批量）。
  • 使用批量删除功能。
  • 从记录的相关列表中删除。例如，删除“客户”模块下的联系人。

  

• 当您选择“字段更新”选项时，执行以下操作：

  

  • 从下拉列表中选择字段名称。
  • 选择以下选项之一：
    • 更新所有选定字段时执行规则。
    • 更新任意选定字段时执行规则。
• 点击下一步。

 基于日期字段的值执行

您可能想要在交易的预计达成日期之前的一周收到邮件或短信提醒，或可能想要向客户发送邮件以提醒他们有关每月租赁和订阅续订的情况。在这些情况下，不一定要创建或编辑记录才能触发规则。这完全取决于日期字段中的值。此执行选项让您可以从记录中选择一个日期字段，并让您可为待触发的规则定义日期。请注意，利用此选项，每小时最多将触发 3000 条记录。如果超过 3000 条记录，则其余记录将在下一个小时执行。请注意，此选项仅在企业版中可用。

1. 从下拉列表中选择日期字段。
   这里会列出要在其中创建规则的模块中的所有日期字段。
2. 从下拉列表中选择“于”、“之前”或“之后”以设置执行日期。
   规则可设置为在指定的日期之前 或之后 最多 90 天触发。
3. 在执行时间中指定小时和分钟。
   如果是日期时间字段，还可以选择基于字段值中的时间来触发规则。

   

4. 在“执行周期”中选择“一次”、“每月”或“每年”。
5. 点击下一步。

 第 3 部分 - 设置规则条件

1. 在规则条件 部分，指定规则条件详细信息。
2. 点击“添加条件”以添加多个条件。
3. 点击下一步。

 编辑条件匹配

自定义列表视图中的条件匹配编辑器帮助您使用简单的逻辑运算符（例如，与/ 或）开发高级筛选器。

若要编辑条件匹配

• 转至设置 > 自动化 > 工作流规则。
• 在工作流规则 页面中，点击一个工作流规则。
• 在编辑规则 页面中，检查您的现有条件并点击“更改条件匹配”链接。
• 在匹配编辑器 框中，修改筛选器并点击“保存”链接。
• 保存修改的自定义视图。

示例：
您想为由当前用户所创建、面试所有者为 Charles 或 Patricia 且职位是市场分析员的所有应聘者触发工作流规则。

创建者是当前用户；面试所有者是 Charles Zillum 或 Patricia Boyle；职位为市场分析员。

您可以使用下面给出的条件选项轻松创建此条件：

条件匹配将自动设置为：

由于条件匹配不符合要求，您可以将它编辑为：

您可以在条件匹配编辑器中使用以下字符：

• 圆括号：( )
• 与/或 运算符
• 条件行号

重要提示

• 当更改条件匹配 框用于编辑时，您不能在指定条件 部分下面添加或删除条件行。
• 如果您未指定括号，则不考虑运算符的优先级。例如，如果您将条件指定为 1 或 2 与 3，则它将被视为 ((1 或 2) 与 3)
• 您可以更改条件行的 与 / 或，它将在下面的编辑器中更新。
• 您可以更改条件匹配中的 与/或 条件，它将在上面的行中更新。
• 如果您指定 1 和 2 并保存，则在编辑视图时，条件匹配将显示为 (1 与 2)。对于 (1 与 2) 或 3，条件匹配将显示为 ( (1 与 2) 或 3 )
• 如果您在编辑器中添加了多行并逐一删除，则在匹配中显示额外的括号。例如，如果添加了 4 行，而您删除了第 3 行，则条件匹配将为 ( ( ( ( 1 与 2 ) ) ) 或 3 )。如果删除了第一行，那么它将显示为 ( ( ( ( 1 ) ) ) 或 2 )。然而，保存条件时，它将更改为 ( 1 或 2 )。
• 确保您不使用以下项，因为它们无效：()、(与)、(或)。
• 如果括号不匹配，则它将被视为无效。
• 如果行数和条件匹配中给定的数字不匹配，以及如果条件匹配中缺少任何数字，则会出现错误消息。
• 如果最后的括号丢失，则条件匹配编辑器及其视图模式之间会有差异。
  

  编辑器中的条件匹配	视图模式中的条件匹配
  ( 1 and 2 ) or ( 3 and 4 )	(( 1 and 2 ) or ( 3 and 4 ))
  1 and 2 and 3 and 4	(1 and 2 and 3 and 4 )
  ( 1 or 2 ) and ( 3 or 4 )	( ( 1 or 2 ) and ( 3 or 4 ) )

 第 4 部分 - 关联即时和/或定时操作

仅当提醒、任务、字段更新、webhook 或自定义函数关联到规则时，工作流规则才有意义。它们分组在操作下面，可以是即时操作或定时操作。一旦创建这些操作，它们就可与许多规则关联。

1. 在操作 部分执行以下操作：
   请注意，如果不创建即时或定时操作，则您不能保存规则。
   • 通过关联提醒、任务、字段更新、webhook 或自定义函数来创建即时操作。另请参阅创建即时操作 
   • 创建定时操作并关联提醒、任务、字段更新、webhook 或自定义函数。另请参阅创建定时操作
      可创建最多 5 个定时操作。
2. 点击保存。

 将操作关联到规则

 创建即时操作

即时操作包括邮件提醒、短信触发、任务、字段更新、webhook 和自定义函数，在执行规则时它们将立即触发。有两个选项可用于关联这些操作。

• 创建提醒、任务、字段更新、webhook 或自定义函数并将它们关联到规则。您也可以创建操作以转换应聘者。
• 选择现有提醒、任务、字段更新、webhook 或自定义函数以关联到规则。

若要创建即时操作

如果您要创建工作流规则，请直接转至第 4 步

1. 点击 （设置 图标）> 设置>自动化 >工作流规则。
2. 在工作流规则 页面中，点击想要为其创建操作的规则。
3. 点击“编辑”以修改规则设置。
4. 在即时操作 部分，执行以下操作以将提醒、任务、字段更新、webhook 或自定义函数关联到规则：
   
   • 在相应部分点击（添加图标）并指定详细信息，以便创建记录并关联到规则。
   • 在相应部分点击（关联图标）并选择现有记录，然后将它关联到规则。
5. 点击保存。

 创建定时操作

定时操作包括提醒、任务、字段更新、webhook 和自定义函数，在执行规则之后的指定时间触发。您可以基于规则触发日期、记录创建时间、记录修改时间以及模块中的其它时间或日期字段来安排待触发的操作。您可以在“即将到来的操作”下面查看为个别记录安排的操作列表。

有两个选项可用于关联这些操作。

• 创建提醒、任务、字段更新、webhook 或自定义函数并将它们关联到规则。
• 选择现有提醒、任务、字段更新、webhook 或自定义函数以关联到规则。

若要创建定时操作

如果您要创建工作流规则，请直接转至第 4 步

1. 点击（设置 图标）> 设置>自动化 >工作流规则。
2. 在工作流规则 页面中，点击想要为其创建操作的规则。
3. 点击“编辑”以修改规则设置。
4. 在操作 部分，点击“添加定时操作”。
5. 输入定时操作的名称。
6. 指定执行时间，即何时应触发关联操作。
7. 点击保存。
    
8. 在定时操作 部分，执行以下操作以将提醒、任务、字段更新、webhook 或自定义函数关联到规则：
   
   • 在相应部分点击（添加图标），指定详细信息，以便创建记录并关联到规则。
   • 在相应部分点击（关联图标），选择现有记录，然后将它关联到规则。
9. 点击保存。

   

定时操作将会重新安排的情况：

1. 规则的执行条件为“编辑”或“创建或编辑”。当一条记录满足规则条件时，会触发即时操作，并且会为记录安排定时操作。
   如果用户编辑记录且不满足规则条件，那么之前安排的定时操作将删除。如果再次编辑记录且满足条件，那么将重新安排定时操作。
2. 对于定时操作，执行时间 也可以基于自定义日期和时间字段。当一条记录满足规则条件时，会触发即时操作，并且会为记录安排定时操作。
   如果用户编辑记录以更改日期和时间字段的值，定时操作将根据新的日期和时间值重新安排。

定时操作将删除或不重新安排的情况：

1. 规则的执行条件为“编辑”或“创建或编辑”。当一条记录满足规则条件时，会触发即时操作，并且会为记录安排定时操作。
   如果用户编辑记录但不满足规则条件，那么定时操作将不会再次安排。
2. 当企业版降级为免费版时，为记录安排的所有定时操作都将删除。
3. 当删除记录时，安排到记录中的所有定时操作也将删除。如果恢复了删除的记录，定时操作将不会重新安排。

定时操作将不会执行的情况：

1. 取消活动时，为活动安排的所有定时操作都将不会执行。
2. 转换应聘者时，为记录安排的所有定时操作都将不会执行。

 锁定工作流规则

当您想要确保除非绝对必要，否则任何都不可编辑工作流规则时，您可以锁定规则。当锁定规则时，即不能编辑它。如需再次编辑规则，必须为它解锁。锁定规则时会向同级管理员发送消息，指明除非绝对必要，否则不应该编辑规则。工作流规则创建之后可以锁定。

若要锁定工作流规则

1. 点击 （设置 图标）> 设置>自动化>工作流规则。
2. 从工作流规则 列表视图的规则 页签下面，点击您想要锁定的规则。
3. 在所选工作流规则详情页面中，点击规则名称旁边的锁定图标。

   

4. 在锁定规则 弹出窗口中，输入锁定规则的原因。尝试解锁规则以便编辑的同级管理员会看到此消息。

   

5. 点击锁定。

 使用列表视图和摘要视图

创建的工作流规则共有两个视图 - 列表视图和摘要视图。默认情况下，您将看到列表视图，其中列出了所有模块/所选模块的所有工作流规则。

摘要视图列出与规则关联的条件和字段更新，将帮助您清楚地查看所有规则及其用途，避免发生任何混淆。

若要使用摘要视图

1. 点击 （设置 图标）>设置>自动化 >工作流规则。
2. 在工作流规则 页面中，从下拉列表中选择一个模块。
3. 点击摘要视图 图标。
   所选模块的所有规则都将列出，还会列出条件和关联的字段更新。您可以点击“显示更多”链接以查看与规则关联的其它项。

   

 删除工作流规则

当工作流规则不再使用时，您可以停用它。您也可以删除不想要的工作流规则。

若要删除工作流规则

1. 点击 （设置 图标）> 设置>自动化 >工作流规则。
2. 在工作流规则 页面中，点击相应规则的删除图标。