设置自动应答

自动应答是用于向客户发送自动应答和跟进电子邮件的解决方案。在收到应聘者或联系人的回复之后，您必须从邮件列表手动排除联系人。另请参阅自动应答场景 

重要事项：

• 此功能仅可用于应聘者和联系人模块。
• 您可以设置最多 3 个自动应答，每个自动应答最多有 5 个跟进。
• 您每天可为每个公司最多发送 250 封群发邮件。
• 为自动应答选择的自定义视图必须包含新数据。如果您选择的自定义视图包含的数据不是新的，则自动应答将在后继的迭代期间使用相同的旧数据发送第一封电子邮件。例如，您可以选择自定义视图“今天的应聘者”和“本周的新联系人”，而不能选择“所有打开的应聘者”和“最近创建的应聘者”。在“今日应聘者”视图中，数据总是会更新为今日数据，而“所有未关闭的应聘者”视图中的数据可能不会频繁更改。
• 在设置动态类型自动应答时，请始终根据“重复执行方式”部分的选项来选择自定义视图。如果您将重复执行方式设置为按天，确保所选自定义视图中的数据每天都是新的。类似地，如果您选择按周，则在发起自动应答之前，该周的数据必须是新的。如果所用数据是旧的，则自动应答将在后继的迭代期间使用相同的数据发送第一封电子邮件。
• 在执行自动应答时，系统无法识别重复的记录。因此，建议您在设置自动应答之前检查重复联系人并与主记录合并。
• 目前，当客户对您的电子邮件作出回复时，您无法跟踪该回复。因此，您必须手动从邮件列表中选择联系人，以便在下一次跟进时排除他们。
• 使用自动应答电子邮件模板中的取消订阅表单。通过使用取消订阅表单，您可以允许收件人退出下一次跟进活动以避免反垃圾邮件投诉。另请参阅设置取消订阅表单 

若要设置自动应答

1. 点击应聘者/联系人页签。
2. 在应聘者/联系人主页，点击应聘者/联系人工具 > 自动应答。
3. 在自动应答页面，点击创建自动应答。
4. 在新建自动应答页面的自动应答详情部分，执行以下操作：
   
   • 输入自动应答的名称。
     
   • 从分配到选择列表中选择记录的所有者。
     默认情况下，字段中显示创建自动应答的用户的名称。
   • 选择自定义视图以设置自动应答的收件人列表。
   • 为自动应答选择一个文件夹。
   • 选择固定日期或定制日期并指定相应的详情。（请参阅标准字段列表的表格）
     • 固定日期 - 跟进自动应答在固定日期发生。
     • 定制日期 - 跟进自动应答在您设置的预定义间隔时间发生。
   • 如有需要，您可以添加跟进。在跟进中选择电子邮件模板后，系统会提示您输入发件人和回复电子邮件地址。此处您可选择：
     • 客户电子邮件地址
     • 记录所有者的电子邮件地址
     • 机构电子邮件地址
5. 点击保存。

下表给出在选定了固定日期选项时的字段列表及其说明。

下表给出在选定了定制日期选项时的字段列表及其说明。

 创建文件夹

在 Zoho Recruit 中，您可以创建各种文件夹，以便更好地整理您的自动应答。这可帮助您将它们分类在不同类别下以便快速访问。

若要创建文件夹

1. 点击应聘者/联系人页签。
2. 在应聘者/联系人主页，点击应聘者/联系人工具 > 自动应答。
3. 在自动应答页面，点击创建文件夹。
   
4. 在创建文件夹页面中执行以下操作：
   
   • 输入文件夹名称。
   • 输入说明。
   • 在可访问性详情下，选择用于指定自动应答功能可访问性的选项。
5. 点击保存。

 从跟进中排除联系人

接收到来自收件人的回复后，您可以从跟进中排除这些应聘者或联系人，并安排下一次仅跟进那些未回复的应聘者/联系人。

若要从下一次跟进中排除记录

1. 点击应聘者/联系人页签。
2. 在应聘者/联系人主页，点击应聘者/联系人工具 > 自动应答。
3. 在自动应答页面，点击自动应答对应的更新回复链接。
4. 在已发送邮件列表覆盖中，选择要从下一次跟进中排除的应聘者/联系人。
5. 点击更新回复。
   请注意，更新回复选项仅在定制日期类型自动应答中提供。

在发起自动应答之前排除记录

邮件列表将仅在发起自动应答之后提供。如果您想从邮件列表中排除某些联系人，甚至是在发起自动应答之前排除，请按照下面给出的步骤操作：

1. 点击应聘者或联系人页签。
2. 在应聘者/联系人主页中，选择您想要排除的记录对应的复选框。
3. 点击更多操作 > 更新回复。
   
4. 在选择自动应答弹出窗口中，从下拉列表中选择自动应答。
5. 点击保存。

 包括跟进中的所有联系人

您可以使用此选项在跟进中包括您已从邮件列表中排除的所有联系人。

若要为下一次跟进包括所有记录

1. 点击应聘者/联系人页签。
2. 在应聘者/联系人主页，点击应聘者/联系人工具 > 自动应答。
3. 在自动应答页面，点击自动应答对应的重置链接。