什么是项目计划？
项目计划是有效项目管理的关键工具。它是项目经理、团队成员、合作伙伴、客户和利益相关者的指南，也是确保所有成员共同努力实现共同目标的关键。它可以细致入微地捕捉项目的每一个细节，以便项目顺利执行，并且在出现任何偏差时进行控制。
项目团队为什么需要项目计划软件？
项目计划软件可帮助项目团队定义工作方式，以实现项目目标。
例如，您的项目可能是以下任何一个：
- 开发新产品或服务
- 建造房屋或任何其他建筑
- 面向品牌营销、公关公司、建筑师、Web 设计的设计
- 帮助小企业实现其业务目标的咨询服务
要对此类项目进行规划，您需要设置适当的交付项、分配资源、跟踪整个活动并估算成本。为此，您需要具有一个易于使用且价格合理的有效项目计划软件。
要了解团队为何需要项目计划软件，我们首先要了解什么是项目计划。项目团队可以跟踪项目的范围或原因，以查看其目标是否已达到。项目计划软件还便于他们设定工作范围，确定在不超范围的情况下应该完成哪些事项，并确定相关人员以及项目各阶段的完成时间。
项目计划软件的主要功能
01 设置项目基线
整个项目的绩效衡量方法基于项目的三个起点，即范围、时间表和成本。这些指标提供了基准，并用于确定项目在执行过程中是否正常运行。它们充当了用于正确执行项目的基线。
02 制定项目范围
范围说明可以说是项目计划中重要的组成部分，它应包括：业务需求、目标、范围以及完成项目带来的好处。它可以看作是项目经理和利益相关者之间的合约，只有在利益相关者的批准下才能更改。
03 计划项目基线
一旦项目交付项在范围说明中得到确认，就需要将它们发展成由所有交付项组成的工作细分结构 (WBS)。范围包括需要在项目中产生的所有交付项，因此确定了所有要完成的工作。
04 管理项目资源
项目计划过程的下一步是将预算和其他资源分配给项目范围的细化分区。其中还包括针对所有员工的工作分配，以确保他们不会超负荷工作或工作量不足。此阶段与项目计划相辅相成，并且有可能相互影响。
05 沟通项目计划
沟通计划是项目计划步骤的一个重要组成部分。沟通计划必须指明：项目中的谁需要哪些报表以及采用何种报表频率、如何上报问题、谁将解决问题、在何时何地存储项目信息、采用何种格式以及谁可以访问信息。
如何在线创建项目计划？
可以使用任何工作计划软件在线创建项目计划。项目计划步骤包括：
01. 创建工作细分结构
当范围明确后，须将其细分为易于管理的分区。在项目计划工具中，您可以轻松地记录和跟踪这些阶段。使用项目计划工具，仅需几分钟即可设定里程碑或主要目标（最终目标的促成因素），确定达成每个里程碑所需的任务以及每项此类任务的子任务。
02 使用甘特图安排项目
项目计划过程的下一步是安排项目时间线。考虑不同工作项之间的相互依赖性也很重要。这就是甘特图的作用所在。使用甘特图安排任务、设置依赖关系、分析关键路径，并设置用来与实时进度进行比较的基线。
03 以合适的方式分配资源
现在到了让您的团队和其他利益相关者参与项目的时候。考虑到团队的技能和专业领域，将工作分配给合适的人员或团队非常重要。通过分析员工的工作量，工作计划软件可在分配工作前检查员工是否有空，确保实现合适的分配。
04 设定计划预算
设定计划预算，以便与实际成本或实时支出和费用进行比较。通过持续跟踪支出金额，并使用预算预测、EVM 和计划与实际对比报表等技术，避免过度超支。因此，为工作项设定初始预算在项目计划和管理中非常重要。
05. 规划有效沟通
虚拟工具的主要优势是它们提供了大量交互式协作功能。通过规划定期状态更新、通话、虚拟会议等，确保源源不断地为每个项目利益相关者输送知识。论坛或社交媒体（如动态）等功能也能确保激发自然的交流。
为什么 Zoho Projects 是出色的项目计划软件？
Zoho Projects 不仅是易于使用的项目计划软件，它还具有丰富的功能，可满足项目管理过程各个方面的需求。利用其全面的任务管理模块创建详细的工作细分结构，该模块提供自定义视图和状态、提醒、重复周期以及状态时间线等功能。直观的甘特图采用简单的拖放式界面，提供依赖关系管理、关键路径、基线和图表缩放等功能。
Zoho Projects 之所以是理想项目计划软件，其原因包括：可通过灵活的工时和资源利用图高效分配资源；通过计划报表对比实际报表、预算预测和 EVM 进行预算管理；通过内嵌的聊天、会议、动态和论坛功能实现轻松协作，等等。它十分便捷，不仅支持移动应用，而且在成本方面也相当亲民。您知道吗？我们的免费版中也提供甘特图查看器！请在此处查看我们的价格详情。
简单易用的项目计划模板
模板为构建项目计划节省了大量时间，当您的组织处理类似项目时尤其如此。在 Zoho Projects 中，我们不但提供了一个初始模板，让您可以编辑和制作自己的模板，还提供了一些行业特定的模板。您在注册后即可使用建筑、软件开发和汽车制造等行业专用模板！
我们也相信，您的业务需求有自身的独特性。因此，您可以在 Zoho Projects 中从头开始创建项目计划（只操作一次），然后将其另存为模板，便于以后随时使用。这可以是一个简单的任务细分模板或详细的成本分析，完全由您决定！阅读有关项目模板的更多信息。