邮件合并

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Writer 中的邮件合并可用于创建同一文档的多个副本并将其发送给多人，这些人可使用他们自己的相关信息对文档进行个性化设置。例如，您每天需要向您的用户发送信件、邮寄标签或信封，但必须看起来像您亲自将其发送给每个人。通过邮件合并，打印邮寄标签、向客户发送个性化信件、合同或其他形式的信件就像发送电子邮件一样简单。可分发同一文档的多个副本并发送给不同收件人。

开始之前，确保准备好数据源以便将其与您的主文档合并。数据源是一个文件/数据库，其中包含收件人的详细信息，例如，姓名、地址、联系号码、电子邮件地址等等。

关键功能：

1. 在 Writer 中，您可从不同来源（例如，来自桌面的 CSV 文件或 Zoho Sheet 文件）导入数据、从 Zoho 表单合并数据或从现有 Zoho 联系人导入数据。而且，还可创建新的数据源以与您的文档合并。
2. 更好地进行定制：
   • 每个邮件的内容几乎相同，但邮件的某些部分需要根据您的要求进行定制。例如，在发送邮件时，您可以使用客户的姓名致欢迎辞，并为每个收件人添加个性化主题。
   • 安排发送电子邮件的必需时间。
   • 可以内联方式发送文档或作为附件发送给收件人。而且，还可在发送电子邮件中添加其他附件。
   • 一次可发送最多 500 封电子邮件。一天可发送最多 1000 封电子邮件。下一个周期可循环下一轮发送。可随时检查日志以跟踪已交付邮件。

可用性和限制

邮件合并入门

要开始邮件合并进程，您需要以下各项：

目标文档

此文档包含所需文本和图形，它们对应最终合并文档的每个版本是完全相同的。例如，带有信封地址/欢迎消息的文档或个性化信件。

数据源：邮寄列表

请立即准备好数据源（邮寄列表）。此文档包含用于在目标文档中填充信息的必要数据。确定需要与目标文档合并的数据字段。了解如何设置数据源文件。

已合并文档

这是最终合并文档，它是您的目标文档与数据源文件的组合。系统从数据源提取信息并合并到您的目标文档中。

如何进行邮件合并？

第 1 步：选择数据源文件。

要选择数据源文件，请执行以下操作：

1. 创建或打开所需文档。
2. 在您的文档上切换至分发方式，然后选择邮件合并。或者，点击更多 > 工具 > 邮件合并。
3. 从邮件合并面板中选择所需数据源。

要了解有关如何设置数据源文件的更多信息，请点击此处。

第 2 步：插入合并字段。

选择数据源文件时，“邮件合并”面板中将出现数据字段名列表。它们是数据源文件的列标题的名称。例如，<<名称>> 和 <<公司>>

插入合并字段也具有搜索选项，此选项允许您按名称搜索字段并立即定位至相应字段。

有关更多详细信息，请参阅邮件合并 - 字段类型。

第 3 步：预览、发送电子邮件和完成合并

预览：

合并文档与数据源文件之前，您可以预览记录以确保合并数据时字段数据将正确显示。预览记录时，文档将显示来自数据源文件的实际数据，而不是字段占位符。例如，您将在预览中见到 Zylker Corporation，而不是<<公司>>。而且，可使用过滤器或搜索选项以在查看面板中仅列示所需记录。可浏览合并副本而不离开文档。

要查看目标文档的预览，请执行以下操作：

1. 在“邮件合并”面板的完成合并标题下点击预览。
2. 直接从预览页签发送包含特定记录的电子邮件或下载已合并文档。
3. 将文档标记为最终后，可直接从预览页签发送该文档以获取电子签名。

如果您发现预览中的记录有任何问题（例如，多余空格），请相应地编辑数据源文件，然后重试。

通过电子邮件发送合并文档

要通过电子邮件发送文档，请执行以下操作：

1. 在邮件合并面板的完成合并标题下，点击电子邮件。
2. 在通过电子邮件发送合并文档弹出窗口中，执行以下操作：
   • 选择从其发送电子邮件的发件人地址。
   • 从下拉菜单中选择回复电子邮件地址。
   • 从电子邮件字段中输入/选择所需电子邮件 ID。
   • 同时，添加抄送/密送电子邮件 ID 以将电子邮件的副本发送给特定收件人。
   • 现在，对电子邮件输入主题行。可使用主题行中的合并字段为电子邮件创建个性化主题。点击 图标，以使所需字段与主题行合并。了解更多有关如何为电子邮件创建个性化主题的信息。
3. 现在，选择如何通过电子邮件发送文档。
   在电子邮件中，可以内联方式或附件方式发送文档。了解更多。
4. 必要时，添加其他附件。
5. 必要时，安排电子邮件的发送时间。可选择立即发送电子邮件，或根据需要设置发送时间。一旦开始邮件合并进程，您还将收到一封邮件，其中包含用于跟踪计划合并的交付状态的链接。了解更多。
6. 点击发送。合并文档将发送给所有收件人。

您还可以为所有记录创建最终合并文档，或分别为每条记录创建文档。以下是有关如何预览、合并和安排电子邮件的详细指南。

查看邮件合并日志

您可以跟踪已发送/已交付邮件，并使用“邮件合并”日志选项来汇总“邮件合并”会话。在进行计划邮件合并活动时，您将收到一封邮件，其中包含用于跟踪计划合并的交付状态链接。可点击此链接以查看活动状态。将邮件发送给收件人后，还可在详细信息页面上查看退信通知的详细信息。了解更多有关邮件合并状态跟踪的信息。

要查看日志，请执行以下操作：

点击“邮件合并”面板的完成合并标题下的查看邮件合并日志。