Zoho X 西赛建工 | 完美支撑生产、设计、服务三个板块之间的协同合作

　　行业痛点

　　一、信息孤岛

　　1.建工项目往往需要多方参与协作，如建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等，并非单一团队作业。在协作过程中各参与方协作困难，易导致项目进度拖沓。
　　2.建工项目资料体量大、版本多。在文件协作时存在大体量文件传输缓慢、内容更新不同步的问题，项目协作效率不高。
　　3.项目重要信息数据分散在各项目方手中，又因各项目参与方间沟通和信息传输平台不统一，项目数据不易集中管理，难以对项目进行数据化统计，掌握项目整体动态。

　　二、审批流程复杂

　　1.建工项目审批严格，审批流程贯穿项目全过程，除了项目进展审批外，建工项目的采购、验收等工作也有各自的审批流程，审批流程繁复。
　　2.建工项目的审批流程往往涉及企业内多个部门，经常在某一环审批时需要过长的时间进行流转，办事难、耗时长等问题一直较为突出，而审批结果的及时性直接关乎项目能否开展下一步工作。

　　Zoho Projects解决方案

　　一、打破信息孤岛

　　通过Zoho Projects项目管理软件的文档协作功能，西赛可以为每一个项目创建独立的文件管理空间，实现统一化文件管理，文件协作过程安全可控，打破信息孤岛。

　　1、文件协同

　　·文件共享：共享是办公中最常做的文件协同动作，简化文件共享过程，优化文件共享同步性，减少不必要的工作精力浪费，收集细碎工作时间。Zoho Projects一键文件批量共享，打造高效文件协作环境。

　　

　　·项目一体化：项目与文件有机结合，使用更方便。通过Zoho Projects一体化项目工作平台，用户可以直接在项目中各任务下方上传项目任务文件，亦或是直接把文件链接放置在任务下面。
　　相关项目团队人员能够快速获取项目任务相关信息、重要资料。项目团队形成配合紧密，提升效率。

·在线协作：Zoho Projects的项目文档模块免费集成了另外三个Zoho协同办公产品，这个集成实现了团队成员在线共同编辑文件的效果。无论项目成员身在何处，都可以打破空间桎梏，进行高效团队协作。

　　2、协作安全

　　如何确保在多方协作过程中文件的隐私安全性？Zoho Projects致力于打造安全的项目工作环境。除了物理层面的项目数据安全保障外，在功能上面Zoho Projects也有一系列的协作安全措施。
　　·内部协作：合作在Zoho Projects中，每个团队文件夹都可以设置五个不同层级的权限，既可以管理可访问文件的成员，又可以管理成员访问文件的权限，保障协作过程中文件的保密性和安全性。通过Zoho Projects的精细化权限管理功能，帮助用户塑造安全有序的文件协作环境。

　　·外部协作：建工项目工作是多方协作的过程，少不了外部协作。比如当客户需要查看建筑工程的设计图纸或者一些相关文件时，用户可以利用Zoho Projects的安全外部链接进行文件共享，通过设置链接的密码及有效期或者允许下载和打印等选项，加强文件安全保障，避免文件外发泄露事件，提高与外部团队的协作效率。

　　二、自动化审批流程

　　建工项目流程多且杂，涉及部门和环节众多，传统的手动流转审批容易出现审批流程长、审批信息同步慢等问题，影响项目推进。
　　通过Zoho Projects项目管理软件的蓝图功能，客户可以根据业务流程进行自定义，解决审批难，审批繁！

　　1、自动化审批流程

　　项目经理通过拆解出建工项目的一系列关键节点，建立自动化审批流程。根据项目实际需求，设置不同的审批层级以及审批条件，比如Zoho Projects项目管理软件可以设置在任务完成百分之几时触发审批，进入下一个阶段。可视透明化的审批流程，让项目经理快速获取项目的进展状况，从而及时调整项目规划和资源分配。

　　2、多部门采购审批

　　梳理繁杂审批流程，审批过程透明可视化，降低人效监督和控制难度。

　　3、项目验收审批

　　建工项目中会出现并行审批的需求，并行流程审批方式可以让多角色同时审批，提高审批效率。

　　4、简单部门内审批

　　企业内部形成规范化审批作业，明确各岗职责，推动智慧化企业建设。